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Créer des lettres à partir de zéro ou de modèles pour les utiliser ensuite dans les actions de certification de dans les processus.
Créer une lettre de certification
Pour créer une lettre de certification :
- Allez à l'onglet Letters dans le processus.
- Cliquez sur New letter pour créer une lettre à partir de zéro. Vous pouvez également créer une lettre à partir d'un modèle en cliquant sur View templates, puis en cliquant sur le menu à trois points situé à côté du modèle souhaité et en sélectionnant New letter from template.
- Donnez à la lettre un Nom de la lettre, modifiez le Point de contact, consultez les informations relatives à la lettre et modifiez les Options de certification comme vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Appliquer.
- Cliquez sur Add content pour ajouter votre premier contenu à la lettre. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus dans le contour de la lettre. Vous pouvez ajouter trois types de contenu à votre lettre : Texte, Questions, et Pièces jointes.
- Lorsque vous ajoutez du texte, vous pouvez mettre en forme son style et ajouter des liens hypertextes.
- Lorsque vous ajoutez des questions, saisissez votre question et remplissez les options de réponse dans le panneau Question details. Vous pouvez marquer une option de réponse comme une exception si le choix de cette option lors de la signature de la lettre nécessite un examen et une approbation.
- Vous pouvez renommer, réorganiser ou supprimer n'importe quel contenu à l'aide du contour des lettres.
- Pour voir à quoi ressemblera la lettre pour les signataires, cliquez sur Preview dans la barre d'outils.
Note : Vous ne pourrez plus modifier votre lettre une fois qu'elle aura été envoyée au signataire pour qu'il la signe.
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Propriétés de la lettre de certification
Lorsque la lettre est ouverte, vous pouvez cliquer sur Propriétés dans la barre d'outils pour modifier le nom de la lettre, modifier le point de contact, afficher d'autres détails de la lettre et modifier les options de certification.
Par défaut, les signataires doivent taper leur nom complet lorsqu'ils signent des lettres. Vous pouvez modifier cela en sélectionnant l'option de certification pour demander aux signataires de cliquer pour signer à la place.
Gérer les lettres de certification et les modèles
Pour gérer vos lettres et modèles, allez à l'onglet Lettres dans le processus. Les lettres n'existeront que dans le processus au cours duquel elles ont été créées.
Si vous souhaitez créer un modèle à utiliser pour de futures certifications dans les processus, cliquez sur Voir les modèles puis sur Nouveau modèle. Vous pouvez également enregistrer une lettre existante en tant que modèle en cliquant sur le menu à trois points situé à côté d'une lettre et en sélectionnant l'option Enregistrer en tant que modèle. Tous les modèles existent au niveau de l'espace de travail.