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Pour en savoir plus sur la construction d'un processus en général, voir Construire un processus.
Toutes les actions de certification nécessitent d'abord des lettres qui seront signées par les cessionnaires. En savoir plus sur la création d'une lettre de certification.
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Ajouter une action de certification à un processus
Après avoir créé un processus et des lettres de certification à utiliser dans le processus, vous pouvez ajouter une action Certification à partir du bouton Ajouter une action dans la barre d'outils.
Ensuite, remplissez les champs dans le panneau de droite Détails de l’action. Chaque action de certification doit comporter les informations suivantes :
- Titre: Le nom de l'action
- Lettre: La lettre qui doit être signée. En savoir plus sur la création d'une lettre de certification.
- Envoyer à: Les personnes qui doivent signer la lettre
- Si vous souhaitez plusieurs étapes de signature, cliquez sur Ajouter une étape de signature. Vous pourrez modifier les étapes de signature qui n'ont pas encore démarré, même après avoir lancé le processus, si nécessaire.
- Si vous ajoutez plusieurs signataires à une même étape, indiquez si toutes les personnes de l'étape doivent signer ou seulement toutes les personnes de l'étape doivent signer pour que l'action de certification se poursuive.
Vous pouvez également ajouter :
- Date d'échéance (facultatif) : C'est la date à laquelle la lettre doit être signée. Si les jours ouvrables ont été configurés sur, vous pouvez également définir la date d'échéance en saisissant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez fixer la date d'échéance au 5e jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
- Rappels aux cessionnaires: Vous pouvez utiliser la valeur par défaut du système (vous pouvez modifier cette valeur par défaut avant le début du processus dans les paramètres de certification), choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
- Approbation par (facultatif) : Les personnes qui examineront et approuveront ou renverront la lettre signée si une approbation est nécessaire.
- Si vous voulez plusieurs approbateurs, cliquez sur Ajouter une étape d'approbation. Si nécessaire, vous pourrez modifier les étapes d'approbation qui n'ont pas encore commencé, même après avoir lancé le processus.
- Si vous ajoutez plusieurs approbateurs à une même étape, indiquez si toutes les personnes de l'étape doivent approuver ou seulement une personne de l'étape doit approuver pour que l'action de certification puisse se poursuivre.
Note : Si aucune étape d'approbation n'est ajoutée et que l'approbation de est nécessaire, le propriétaire du processus qui a lancé le processus (le gestionnaire du processus) sera ajouté en tant qu'approbateur.
- Date limite d'approbation (facultatif) : Il s'agit de la date à laquelle la lettre signée doit être approuvée par, si une approbation est nécessaire. Si les jours ouvrables ont été configurés sur, vous pouvez également définir la date d'échéance de l'approbation en entrant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez définir la date d'échéance de l'approbation au 5ème jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
- Rappels de l'approbateur: Si vous ajoutez un approbateur, vous pouvez personnaliser les rappels de l'approbateur. Vous pouvez utiliser la valeur par défaut du système (vous pouvez modifier cette valeur par défaut avant le début du processus dans les paramètres de certification), choisir de ne pas envoyer de rappels du tout ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
- Instructions (facultatif) : Toute information supplémentaire nécessaire à l'accomplissement de la tâche de certification
- Notification personnalisée par courrier électronique (facultatif) : Une notification personnalisée par courriel est envoyée aux signataires de cette action lorsque l'action démarre.
- Tags (optionnel) : Informations d'identification de l'action à l'aide d'une catégorie et d'une valeur (ex : Priorité : Faible). Vous pourrez modifier ces balises même après le début de l'action de certification, si nécessaire.
Ajout en bloc d'actions de certification à un processus
Vous pouvez utiliser l'option Bulk certification si vous souhaitez envoyer des copies d'une seule lettre dédiée à chaque personne d'un groupe.
Après avoir sélectionné Bulk certification, remplissez les champs requis :
- Titre: Le nom de l'action qui sera le même pour chaque signataire
- Lettre: La lettre qui doit être signée par chaque signataire
- Affecté à: Le groupe d'espace de travail dont les membres doivent signer la lettre
Vous pouvez également ajouter :
- Date d'échéance (facultatif) : C'est la date à laquelle toutes les lettres doivent être signées. Si les jours ouvrables ont été configurés sur, vous pouvez également définir la date d'échéance en saisissant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez fixer la date d'échéance au 5e jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
- Rappels aux cessionnaires: Vous pouvez utiliser la valeur par défaut du système (vous pouvez modifier cette valeur par défaut avant le début du processus dans les paramètres de certification), choisir de ne pas envoyer de rappels du tout, ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
- Approbation par (facultatif) : La personne qui examinera et approuvera ou renverra les lettres signées qui doivent être approuvées.
Note : Si aucune étape d'approbation n'est ajoutée et que l'approbation de est nécessaire, le propriétaire du processus qui a lancé le processus (l'administrateur du processus) sera ajouté en tant qu'approbateur.
- Date limite d'approbation (facultatif) : Il s'agit de la date à laquelle les lettres signées doivent être approuvées par, si une approbation est nécessaire. Si les jours ouvrables ont été configurés sur, vous pouvez également définir la date d'échéance de l'approbation en entrant le numéro du jour ouvrable (ex : vous pouvez définir la date d'échéance de l'approbation au 5ème jour ouvrable du calendrier de l'entreprise).
- Rappels de l'approbateur: Si vous ajoutez un approbateur, vous pouvez personnaliser les rappels de l'approbateur. Vous pouvez utiliser la valeur par défaut du système (vous pouvez modifier cette valeur par défaut avant le début du processus dans les paramètres de certification), choisir de ne pas envoyer de rappels du tout, ou personnaliser les rappels en fonction de vos besoins personnels. Pour plus de détails, voir Envoyer des rappels dans les processus.
- Instructions (facultatif) : Toute information supplémentaire nécessaire à l'accomplissement des tâches de certification
- Notification personnalisée par courrier électronique (facultatif) : Une notification personnalisée par courrier électronique est envoyée aux signataires pour chaque action de cette certification groupée lorsque l'action commence.
Une fois que vous avez cliqué sur Add, une action de certification distincte sera ajoutée au processus pour chaque personne du groupe assigné.
Modification en bloc des actions de certification
Vous pouvez modifier différents champs pour plusieurs actions de certification à la fois. Sélectionnez une ou plusieurs actions et/ou groupes d'actions à modifier, cliquez sur le menu déroulant Editer les actions et sélectionnez le champ à modifier.
En savoir plus sur la modification en bloc des actions de certification dans un processus.
Examinez votre processus avant de l'entamer
Pour garantir le bon déroulement de la procédure, nous vous recommandons d'effectuer les opérations suivantes avant d'entamer le processus :
- Révisez vos paramètres de processus, et révisez vos paramètres de certification. Une fois que vous aurez lancé votre processus, vous ne pourrez plus modifier les paramètres suivants : Start order, your Business days configuration (vous ne pouvez modifier que Last business day), et the certifications Automatic approval setting.
- Vérifiez l'état de votre processus en cliquant sur Check for issues dans le panneau de gauche. Cela permet de signaler des problèmes, tels que des tâches pour lesquelles il manque des informations requises ou des tâches dont la date d'échéance est déjà dépassée, afin de vous aider à les résoudre plus rapidement.
- Vérifiez que toutes les actions de certification et leurs détails sont corrects en exportant toutes les actions de processus sous forme de fichier CSV.
Démarrer un processus avec des actions de certification
Cliquez sur Start process dans la barre d'outils pour lancer le processus. Dès qu'une action de certification est lancée, les signataires reçoivent un courrier électronique contenant un lien direct vers la lettre à signer.
Note : Seul le propriétaire du processus peut lancer le processus. Le propriétaire du processus deviendra le gestionnaire du processus.