Le dépôt de fichiers PDF dans EDGAR peut présenter quelques difficultés en raison des exigences de la SEC concernant le format et le contenu des fichiers PDF et de la manière dont EDGAR traite les fichiers PDF lors de leur soumission. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les exigences et le processus, ainsi que des informations pour aplatir un PDF et éviter les problèmes.
Documents PDF officiels et non officiels
Pour la plupart des types de formulaires SEC, les PDF peuvent être déposés, mais sont considérés comme des documents non officiels, communément appelés « documents de courtoisie ». Comme indiqué dans le manuel EDGAR Filer Manual Volume 2, section 5.2.3.5, un PDF peut être déposé en même temps que le document HTML officiel, en utilisant la même étiquette d’annexe que le document HTML.
Pour certains types de formulaires et d’annexes, les PDF sont considérés comme des documents officiels. Ces documents sont énumérés dans l’EFM Volume 2, section 5.2.3.6. L’obligation de déclaration annuelle sur papier glacé dans le formulaire ARS ou l’annexe 99 du formulaire 6-K, et l’annexe 96 du formulaire 10-K ou du formulaire 20-F en sont des exemples courants.
Remarque : Les PDF officiels et non officiels doivent respecter les règles énoncées dans l’EDGAR Filer Manual Volume 2, Section 5.2.3.2, en ce sens qu’ils ne doivent pas contenir de formulaires, d’hyperliens ou de scripts, mais doivent contenir du texte consultable. Si des erreurs sont détectées dans un PDF lors du dépôt, le PDF sera supprimé du dépôt, comme c’est le cas pour les documents non officiels, ou le dépôt sera entièrement suspendu dans le cas des documents officiels.
Messages d’erreur PDF courants
- INVALID_PDF_TAG - cette erreur indique qu’EDGAR pense que le PDF contient des formulaires, des hyperliens ou des scripts.
- EMPTY_DOCUMENT - cette erreur se produit lorsqu’un PDF n’est soumis qu’avec des images, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de texte sélectionnable.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - cette erreur indique que le PDF n’est pas considéré comme un document officiel et qu’il n’existe pas de document officiel portant la même étiquette d’annexe.
La SEC fournit également à le document suivant pour expliquer les problèmes liés aux PDF et les solutions possibles.
Remarque : Les erreurs dans les PDF « non officiels » seront supprimées, mais le reste du dépôt sera accepté, tandis que les erreurs dans les PDF « officiels » entraîneront une suspension du dépôt.
Fonctionnalité d’aplatissement des PDF de Workiva
Afin de résoudre les problèmes liés aux PDF, nous avons ajouté la fonction Flatten PDF. Cette fonction est disponible sur le site Collect Step, dans le menu situé à côté du fichier PDF :
En plus du menu, après avoir soumis un dépôt, lorsqu’un message d’erreur EDGAR lié au PDF est détecté, une option permettant d’aplatir ce PDF est proposée.
La fonction d’aplatissement des PDF offre deux niveaux de traitement des PDF : basique et complet.
- Basique supprime les éléments PDF interdits décrits dans le manuel EDGAR Filer Manual de la manière la moins invasive possible.
- Complet effectue le même traitement que Basic, mais il reconstruit le PDF afin de mieux passer les contrôles de validation EDGAR. C’est pourquoi il est recommandé pour la plupart des documents
En outre, la fonction Aplatir le PDF propose Options avancées, notamment l’option Insérer une page blanche, qui ajoute une page de texte blanc sur fond blanc à l’endroit spécifié dans votre document.
- Si vous recevez une erreur EMPTY_DOCUMENT, votre meilleure option est de retourner voir le producteur de votre PDF et d’obtenir un document contenant du texte sélectionnable. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir un tel document, vous pouvez consulter votre service juridique pour déterminer s’il s’agit d’une option appropriée dans votre situation, vous pouvez envisager l’option Insérer une page vierge dans la section Options avancées.
Révision
Nous recommandons aux déclarants de toujours vérifier visuellement leur PDF après l’aplatissement pour s’assurer qu’il n’y a pas d’artefacts ou de changements inattendus.
Après l’aplatissement, vous pouvez télécharger et examiner le PDF dans le menu de l’étape Collecte, dans l’étape Examen et dans l’aperçu du dépôt de test.
Si vous avez besoin d’aide en cours de route, n’hésitez pas à contacter Workiva Support.