À partir de Sustainability Program, vous pouvez ajouter des mesures pour aider à gérer la collecte de données pour les rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ou de développement durable. Chaque mesure peut collecter une valeur annuelle unique ou plusieurs valeurs basées sur des dimensions - telles que la localisation ou la démographie - et la période de collecte.
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</zd-html-block>-->Pour faciliter la collecte des données, vous pouvez collecter ces valeurs :
- Directement dans la mesure, à partir de Programme de développement durable
- Par le biais d’une feuille de calcul ou d’un document de source connectée, comme la feuille de calcul Data Collection ou un manuel de politique.
- Par le biais de tâches assignées aux membres de l’espace de travail, qui collectent et approuvent les valeurs par le biais d’un fichier source connecté ou du portail Workiva Tasks simplifié.
Conseil : Avant de commencer la collecte des données d’une mesure, configurez les valeurs qu’elle collecte.
Conseil : Pour saisir la valeur directement par l’intermédiaire de l’outil de mesure, mais demander à un autre membre de l’espace de travail de vérifier la saisie des données, créez d’abord une tâche pour les approbateurs, qui inclut la valeur.
Pour saisir une valeur directement par le biais de son indicateur :
- Dans Sustainability Program, ouvrez la mesure, puis sélectionnez l’année de déclaration et la période de collecte de la valeur.
- Dans Values, saisissez la valeur dans sa ligne, par exemple sur la base de sa valeur dimensionnelle.
- Dans Notes, saisissez tout contexte supplémentaire concernant la valeur, par exemple pour une note de bas de page ou un document d’appui.
- Dans Attachments, cliquez sur Attach pour télécharger une pièce jointe, telle qu’une facture d’électricité, un fichier Workiva ou une ressource en ligne, ou pour créer un lien vers cette pièce jointe.
- Pour indiquer que la valeur est collectée, sélectionnez Compléter dans son menu.
Conseil : Si la valeur a une tâche avec des approbateurs assignés, sélectionnez Envoyer pour approbation dans son menu pour notifier les approbateurs de leur tâche. Pour redémarrer la collecte de données d’une valeur terminée, sélectionnez Reset.
Note : Tant qu’elle n’est pas terminée, une valeur sans tâche affiche le statut En attente . Si la mesure nécessite des notes ou des pièces jointes, vous ne pouvez compléter ses valeurs que si elles incluent le matériel d’appui.
Pour extraire la valeur d’un fichier source, tel que la feuille de calcul Data Collection :
- Dans Sustainability Program, ouvrez la mesure, puis sélectionnez l’année de déclaration et la période de collecte de la valeur.
- Dans Valeurs, sélectionnez Editer les détails dans le menu de la valeur.
- Dans Valeur, cliquez sur Connecter la source.
Conseil : Pour relier une valeur à une source différente, cliquez d’abord sur Supprimer la source, puis sélectionnez son nouveau fichier source et sa section.
- Naviguez jusqu’au fichier source et sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir le fichier.
- Dans le fichier source, sélectionnez la cellule ou le contenu qui doit fournir la valeur, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Connecter la source à la métrique.
- Sélectionnez la valeur métrique à connecter et cliquez sur Appliquer.
Conseil : Si une cellule de tableur connectée n’a pas de valeur, ses coordonnées apparaissent dans Valeur sur la métrique.
- Pour collecter la valeur, vous pouvez soit
- Préparez la valeur dans sa source connectée, puis sélectionnez Compléter dans le menu de la valeur dans la métrique.
- Pour déléguer la collecte ou l’approbation de la valeur à d’autres membres de l’espace de travail, créez une tâche qui inclut la valeur, puis envoyez la tâche à son destinataire.
Note : Les valeurs dont les fichiers sources sont connectés nécessitent chacune leur propre tâche et ne peuvent pas être incluses avec d’autres valeurs dans la même tâche.
Pour en savoir plus, consultez Connecter les fichiers Workiva source aux valeurs du Programme de développement durable.
Pour affecter des membres de l’espace de travail à la préparation et à l’approbation de la valeur :
- Dans Sustainability Program, ouvrez la mesure, puis sélectionnez l’année de déclaration et la période de collecte de la valeur.
- Dans Tâches, cliquez sur Créer une tâche.
- Saisissez un nom unique pour identifier la tâche.
- Dans Assignee, sélectionnez le membre qui doit préparer la valeur et son matériel de soutien, puis entrez leur date d’échéance.
- Pour affecter des membres à l’approbation de la valeur préparée, cliquez sur Ajouter une étape d’approbation, puis sélectionnez les approbateurs et leurs dates d’échéance.
- Saisissez toutes les instructions nécessaires pour aider les membres à mener à bien leur tâche.
- Dans Values, sélectionnez les valeurs de l’indicateur à inclure dans la tâche, puis cliquez sur Apply.
Note : Si elles sont collectées via le portail Workiva Tasks, vous pouvez inclure plusieurs valeurs dans la même tâche. Les valeurs collectées par le biais d’un fichier source connecté nécessitent chacune leur propre tâche.
- Cliquez sur Créer une tâche.
Une fois les tâches créées, envoyez-les à leurs destinataires lorsque vous êtes prêt à commencer la collecte des données :
- Dans l’indicateur, choisissez les tâches à envoyer dans Tasks, puis cliquez sur Manage tasks, sélectionnez Send, et choisissez de notifier ou non les assignés de leurs tâches.
- Dans la rubrique de la mesure, sélectionnez l’année et la période de reporting des valeurs à collecter, puis cliquez sur Envoyer les tâches ou sélectionnez Envoyer sans notification.
Conseil : Si vous choisissez d’envoyer des tâches avec des notifications, le destinataire reçoit un e-mail pour l’informer de ses tâches. Pour aider à réduire la fatigue des e-mails, vous pouvez choisir d’envoyer sans notification et de faire apparaître la tâche simplement dans leurs tâches sur Home ou sur le portail Workiva Tasks.
Lorsqu’un assigné termine sa tâche, l’approbateur recevra une tâche pour vérifier la valeur. Vous pouvez suivre l'état de la collecte des données à partir de l'indicateur, de son programme ou de son thème.
Pour en savoir plus, consultez le site Gérer les tâches métriques dans le programme de développement durable.