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Dans Workiva, votre capacité à accéder et à interagir avec une fonctionnalité est définie en fonction de votre rôle . Les rôles permettent aux entreprises de limiter l'accès d'un employé aux seuls outils nécessaires à son travail. Une fois qu'un rôle est attribué, l'accès peut être encore plus restreint par l'utilisation de permissions - comme la possibilité de voir ou de modifier un fichier particulier. Chains suit ce même modèle, mais inclut un sous-ensemble de permissions propres à Chains.

Ce guide vous explique comment créer des groupes d'utilisateurs dans les chaînes, attribuer les rôles appropriés et définir les autorisations nécessaires.

Étape 1 : Créer le groupe d'utilisateurs Propriétaires de chaîne

Pour commencer, une personne ayant le rôle d'administrateur de la sécurité de la chaîne devra créer de nouveaux groupes d'utilisateurs et classer les membres du personnel dans ces groupes. Ces groupes définiront les capacités de chaque personne dans votre logiciel.

Au minimum, vous devez créer un groupe Chain Owners qui permet aux utilisateurs de visualiser, d'exécuter, de modifier et de créer des chaînes.

Voici comment :

1. Depuis Workiva Home, cliquez sur Settings en haut à gauche.
2. Sous Workplace Settings, sélectionnez l'onglet Groups.
3. Cliquez sur Create Group sur le côté droit.
4. Nommez ce groupe Chain Owners.
5. Ajoutez maintenant des membres de l'espace de travail au groupe en recherchant ou en sélectionnant des individus. N'oubliez pas que les utilisateurs de ce groupe ont la possibilité de visualiser, d'exécuter, de modifier et de créer des chaînes.
6. Cliquez sur le bouton Create Group pour terminer.

Vous définirez les autorisations pour ce groupe à l'étape 4.

Note : Besoin d'aide ? Cliquez ici pour consulter notre article complet sur la création de groupes d'utilisateurs.

Création de groupes d'utilisateurs supplémentaires

Vous avez maintenant créé un groupe Chain Owner qui a un accès complet aux chaînes. Il s'agit du seul groupe requis, mais vous pouvez également autoriser d'autres membres du personnel à accéder aux chaînes.

Dans ce cas, nous vous recommandons de suivre les étapes ci-dessus pour créer deux groupes supplémentaires :

• Chains viewers: Ce groupe a un accès limité aux chaînes.
• Coureurs de chaînes: Ce groupe peut visualiser et exécuter des chaînes, mais ne peut ni les modifier ni les créer.

Étape 2 : Attribuer de nouveaux rôles aux utilisateurs

Maintenant que vous avez créé des groupes d'utilisateurs pour les membres de votre personnel, vous devez attribuer à chacun un rôle actualisé.

Voici ce que nous recommandons :

• Retirer le rôle de propriétaire de chaîne à tous les utilisateurs de chaînes : Ce rôle ancien donne un accès administratif à tous les paramètres et objets des chaînes. Il n'est plus nécessaire et peut permettre à des utilisateurs d'accéder à vos chaînes sans le vouloir.
• Attribuer le rôle de constructeur de chaînes à tous les utilisateurs de Chains: Le rôle de constructeur de chaînes permet d'accéder à la plate-forme Chains elle-même, mais n'offre aucune autre capacité.
• Attribuez le rôle d'administrateur de la sécurité de la chaîne à au moins une personne : Ce rôle permet à l'administrateur d'attribuer des autorisations à d'autres utilisateurs. Au moins une personne doit avoir cette capacité.

Pour mettre à jour les rôles de vos membres, suivez les étapes suivantes :

1. Depuis Workiva Home, cliquez sur l'icône People en haut à gauche pour accéder à l'écran Membres.
2. Dans l'écran Membres, cochez la case en regard de chaque personne que vous souhaitez mettre à jour.
3. Cliquez sur Modifier Roles en haut de la page.
4. Cochez la case pour attribuer un rôle ou décochez-la pour supprimer un rôle. Un tiret dans une case à cocher indique que certains des membres sélectionnés ont déjà ce rôle.
5. Cliquez sur Appliquer pour terminer.

Note : Besoin d'aide ? Cliquez ici pour consulter notre article complet sur le changement de rôle.

Étape 3 : Définir les autorisations pour vos nouveaux groupes

À ce stade, les membres de votre personnel devraient se voir attribuer leurs nouveaux rôles et groupes. La dernière étape consiste à attribuer des autorisations uniques à chaque groupe ; ces autorisations, à leur tour, détermineront le niveau d'accès accordé à chaque membre du personnel.

Voici comment attribuer des autorisations :

1. Dans Chain Builder, cliquez sur Settings en haut à gauche.
2. Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Users & Permissions.
3. Dans l'onglet Permissions, sélectionnez le groupe Chain Owners.
4. Sous Permissions, à droite, cochez la case Creator. Vos modifications seront enregistrées automatiquement.

À ce stade, vous avez fini d'appliquer les autorisations au groupe Propriétaires de la chaîne. Si vous avez créé les groupes facultatifs Chain Viewers ou Chain Runners, répétez cette étape et choisissez les autorisations appropriées pour ce groupe.

Étape 4 : Supprimer les autorisations du groupe d'utilisateurs par défaut

Tous les nouveaux utilisateurs de Chains sont automatiquement placés dans le groupe d'utilisateurs Default. Ce groupe d'utilisateurs n'est visible que dans les chaînes et n'apparaîtra pas dans le reste de Workiva. Il ne peut pas être supprimé ou retiré.

Comme ce groupe comprend tous les membres de votre espace de travail, nous vous recommandons de supprimer la plupart de ses autorisations.

Note : Avant de procéder à cette étape, assurez-vous que tous les utilisateurs sont affectés à d'autres groupes avec les autorisations appropriées. En supprimant les autorisations du groupe Default, on les retire à tous les utilisateurs qui ne sont affectés qu'à ce groupe.

1. Dans Chain Builder, cliquez sur Settings en haut à gauche.
2. Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Users & Permissions.
3. Dans l'onglet Permissions, sélectionnez le groupe d'utilisateurs Default.
4. Sur le côté droit, décochez les cases pour supprimer toutes les autorisations. Vos modifications seront enregistrées automatiquement.

Comprendre les niveaux d'autorisation

Les niveaux de permission dans les chaînes sont nivelés et corrélés, ce qui signifie que certaines permissions sont automatiquement activées lorsqu'une permission de niveau supérieur est activée. Par exemple, l'autorisation de créer accordera automatiquement l'autorisation d'exécuter et d'éditer.

Veuillez noter que toutes les cases à cocher ne peuvent pas être sélectionnées dans un espace de travail.

Remarque : les autorisations Viewer et Admin ne peuvent pas être attribuées au niveau de l'espace de travail. L'autorisation de visualisation est une autorisation par défaut accordée à tous les membres de l'espace de travail, et l'autorisation d'administration est accordée en fonction du rôle de l'utilisateur.

FAQ

Puis-je attribuer des autorisations à des chaînes individuelles ?

Oui, mais cela nécessite des droits d'administrateur de la sécurité de l'environnement dans l'environnement parent de la chaîne.

En savoir plus sur l'attribution de permissions à des chaînes individuelles