Portail de support Workiva

À partir de Sustainability Program, vous pouvez joindre des fichiers aux métriques en tant que pièces jointes de référence ou d'appui :

• Les pièces jointes de référence fournissent le contexte d'une mesure globale , par exemple pour aider les membres à préparer ou à approuver ses valeurs :

  • Orientations téléchargées sous la forme d'un fichier de document portable (PDF) à partir d'un cadre de référence
  • Exemples de formules utilisées pour calculer les valeurs
  • Objectifs organisationnels soutenus par la métrique

  Conseil : Les membres de l'espace de travail chargés de préparer ou d'approuver les valeurs d'une mesure peuvent se référer à ces fichiers lorsqu'ils effectuent leurs tâches dans les tâches Workiva ou à partir d'un fichier source connecté.

• Les pièces jointes fournissent le contexte d'une valeur spécifique dans le cadre d'une mesure, par exemple des factures de services publics, des calculs ou d'autres preuves fournies dans le cadre de la collecte de données.

  Note : Pour faciliter l'identification d'une pièce jointe lors de son téléchargement pour une demande d'audit, il convient d'inclure le contexte de sa valeur - tel que la période de collecte et la dimension - dans son nom de fichier.

Attacher des fichiers à une mesure ou à une valeur

Pour ajouter une pièce jointe à une métrique, vous pouvez :

• Téléchargez-le à partir de votre disque local ou du réseau, par exemple pour un PDF, une image ou un autre fichier.
• Faire référence à son fichier dans votre espace de travail Workiva, par exemple pour une feuille de calcul ou un document.
• Créer un lien hypertexte, par exemple pour un fichier dans Google Drive®, Microsoft SharePoint® ou un autre espace de stockage en ligne.

Conseil : A partir de Rechercher et remplacer, vous pouvez ajouter une pièce jointe de référence à plusieurs métriques en même temps.

Pour joindre un fichier :

1. À partir de Sustainability Program, ouvrez la métrique.
2. Choisissez d’ajouter une référence ou une pièce jointe justificative :
   • Pour joindre un fichier concernant le système métrique , tel que des conseils généraux ou des exemples de formules, cliquez sur Reference attachments dans Metric details.
     
   • Pour joindre un fichier concernant une valeur , comme des preuves ou des calculs dans le cadre de la collecte de données, cliquez sur Attachez dans Attaches pour la valeur dans Valeurs.

     Note : Chaque valeur peut avoir jusqu’à 50 pièces jointes.

3. Spécifiez les fichiers à joindre.
   • Charger le fichier
   • Dossier Workiva
   • Dossier en ligne

   Pour télécharger un fichier en tant que pièce jointe :

   1. Sélectionnez Upload file, et cliquez sur Choose file.
      
   2. Recherchez et sélectionnez le fichier à télécharger.

      Note : Vous pouvez télécharger la plupart des types de fichiers, jusqu’à 500 Mo.

   Pour joindre un fichier Workiva - tel qu'une feuille de calcul ou un document - dans votre espace de travail :

   1. Sélectionnez le fichier Workiva.
      
   2. Dans Source file, sélectionnez le fichier Workiva à joindre.
   3. Pour joindre une section spécifique du fichier, sélectionnez-la dans Section source.
   4. Cliquez sur Attachez.

   Pour joindre un fichier en ligne :

   1. Sélectionnez Adresse web.
      
   2. Saisissez l'URL complète du fichier.
   3. Dans Display name, indiquez comment la pièce jointe doit apparaître aux membres, par exemple dans les métriques ou les tâches Workiva.
   4. Cliquez sur Attachez.

   Remarque : Si vous utilisez le programme comme source de données de requête, la colonne Supporting attachments des résultats de la requête comprend uniquement les noms des fichiers téléchargés ; aucun fichier Workiva ni aucune adresse web n’apparaissent.

4. Après avoir ajouté toutes les pièces jointes, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter la même référence en pièce jointe à plusieurs métriques

Pour utiliser la même pièce jointe de référence avec plusieurs mesures connexes, ajoutez-la à partir de Find et remplacez:

1. À partir de Aperçu du programme dans Programme de développement durable, cliquez sur Find and replace find_replace, et sélectionnez Metric details.
   
2. Appliquez des filtres pour trouver les métriques auxquelles ajouter la pièce jointe, et cliquez sur Find.
3. Dans Results, sélectionnez les métriques auxquelles ajouter la pièce jointe.
4. Dans Remplacer:
   
   • Dans Change, sélectionnez Add.
   • Dans le champ , sélectionnez la pièce jointe de référence.
   • Dans Référencez la pièce jointe, ajoutez les pièces jointes pour les appliquer aux métriques sélectionnées.
5. Cliquez sur Update all.

Pour en savoir plus, consultez Trouvez et remplacez les détails des mesures ou des tâches dans le programme de développement durable.

Télécharger la pièce jointe

Note : Vous ne pouvez télécharger que les fichiers téléchargés en tant que pièces jointes, et non les fichiers Workiva ou les ressources en ligne ajoutées en tant que pièces jointes.

Pour enregistrer une copie d'un fichier téléchargé dans une métrique en tant que référence ou pièce jointe, cliquez sur son nom pour le télécharger dans le dossier Downloads de votre navigateur.

Télécharger les pièces jointes en masse

Pour faciliter les demandes d’audit, vous pouvez télécharger un fichier ZIP des pièces justificatives téléchargées pour les valeurs d’une année de rapport, sur la base de : un indicateur spécifique :

• Une mesure spécifique
• Les mesures d’un thème
• Le programme dans son ensemble

Note : Le fichier ZIP ne contiendra que les pièces jointes des valeurs supportant, et non les pièces jointes de référence des métriques. Pour enregistrer un fichier téléchargé en tant que pièce jointe de référence, le télécharge à partir de sa métrique.

Conseil : Pour un contexte supplémentaire dans le fichier ZIP, les propriétaires de programme peuvent activer un paramètre du programme pour ajouter automatiquement un horodatage aux noms des fichiers joints afin d’indiquer quand ils ont été téléchargés vers les valeurs.

Pour télécharger les pièces jointes :

1. À partir de Sustainability Program, déterminez les valeurs pour lesquelles vous souhaitez télécharger des pièces jointes :
   • Pour les valeurs à l’intérieur de la même métrique ou d’un sujet, sélectionnez la métrique ou le sujet dans le plan, puis sélectionnez Télécharger les pièces jointes de la métrique dans son menu.
   • Pour les valeurs contenues dans plusieurs sujets, sélectionnez Aperçu du programme dans le plan, puis sélectionnez Télécharger les pièces jointes métriques dans le menu.
     
2. Sélectionnez l’année du programme et les périodes de collecte des pièces jointes à télécharger.
   

3. Spécifiez les pièces jointes à inclure dans le fichier ZIP :

   •  Pour toutes les pièces jointes pour les périodes choisies, sélectionnez Téléchargez les pièces jointes.

   • Pour des pièces jointes spécifiques, sélectionnez Télécharger uniquement des pièces jointes spécifiques, puis choisissez les pièces jointes à télécharger.

     Conseil : Pour aider à trouver une pièce jointe spécifique, cliquez sur Search search pour la rechercher par nom.

   Note : Si votre téléchargement dépasse 1 300 pièces jointes ou 1,5 gigaoctet (gb), sélectionnez moins de fichiers ou téléchargez-les en fonction de leurs sujets ou de leurs paramètres.

4. Pour enregistrer le fichier ZIP, cliquez sur Télécharger. 

   Conseil : Le fichier ZIP organise les pièces jointes dans une structure de dossier basée sur la structure du programme.

Supprimez la pièce jointe

Pour supprimer une pièce jointe d’une mesure, cliquez sur Supprimer .