Los espacios de trabajo con la solución Multi-Entity Reporting (MER) obtienen un conjunto de roles específicos para las funciones de MER, además de los roles de espacio de trabajo ya existentes. Cada rol de MER agrupa las capacidades de varios roles de espacio de trabajo existentes en un único rol diseñado para un usuario típico de MER. Esto permite una configuración de usuario más sencilla y reduce el riesgo de asignar roles innecesarios al usuario.
Buenas prácticas
- Utilice los roles MER para nuevos usuarios y nuevos espacios de trabajo.
- Asigne un rol MER por usuario en un espacio de trabajo.
- Evite combinar roles de MER con roles de espacio de trabajo existentes siempre que sea posible. La combinación de roles dificulta la auditoría de qué usuarios tienen qué tipo de acceso.
- Utilice el rol de Colaborador (MER) para los miembros principales del equipo de informes. Esta función es similar a la función de espacio de trabajo de Editor, ya que los usuarios necesitan tener la función de Colaborador (MER) para que se les otorguen permisos de visualización o edición para cualquier archivo asociado a un proyecto o informe. Consulta la sección «Comprender los roles» para obtener más información sobre la diferencia entre roles y permisos.
- Para los usuarios existentes, asegúrese de revisar minuciosamente sus asignaciones de roles actuales antes de realizar cualquier cambio. Los roles de MER son solo agregaciones de roles existentes y no una migración perfecta 1:1, por lo que los roles de MER pueden diferir ligeramente de las asignaciones de roles existentes.
Roles administrativos
Propietario del espacio de trabajo
El rol de Propietario del espacio de trabajo sigue consistiendo en administrar los usuarios y la configuración del espacio de trabajo. En lo que respecta específicamente a MER, un propietario de espacio de trabajo tiene las mismas capacidades que alguien con el rol de administrador (MER) , con la excepción de que los propietarios de espacios de trabajo pueden agregar entidades a los espacios de trabajo en Entity 360 a nivel de espacio de trabajo.
Administrador (MER)
El rol de Administrador (MER) está destinado al perfil de TI y de gestión de usuarios; estos usuarios son responsables de gestionar toda la configuración de informes de múltiples entidades. Los administradores tienen control total sobre la creación, modificación y eliminación de datos MER, grupos de usuarios y permisos, configuración de proyectos e informes, plantillas y archivos dentro del espacio de trabajo. Los administradores también pueden presentar informes y actualizar proyectos e informes.
El rol de Administrador (MER) engloba estos roles y habilidades existentes:
- Capacidades del propietario del espacio de trabajo (excluyendo las capacidades para agregar o eliminar usuarios de un espacio de trabajo, y asignar o eliminar roles de espacio de trabajo a los usuarios).
- Capacidades del administrador de intercambio de datos
- Administrador de seguridad de cadenas
El rol de Administrador (MER) no incluye las siguientes habilidades:
- Agregar un usuario de soporte a un espacio de trabajo
- Administrar las membresías del espacio de trabajo
- Administrar roles del espacio de trabajo
- Modifica tus propios roles dentro de un espacio de trabajo
- Eliminar membresías de espacios de trabajo
- Actualizar las membresías del espacio de trabajo
- Actualizar roles del espacio de trabajo
Usuario de soporte
El rol de Usuario de Soporte sigue siendo el mismo y continúa estando reservado para el personal de Workiva, como por ejemplo los Gerentes de Éxito del Cliente. A los usuarios de soporte también se les puede asignar un rol no administrativo de MER . Consulte Administrar usuarios de soporte en espacios de trabajo .
Funciones no administrativas
Gerente (MER)
El rol de Gerente (MER) es para alguien como un líder de informes senior; estos usuarios son responsables de supervisar áreas designadas del trabajo de MER. Los administradores de MER pueden gestionar grupos de usuarios y permisos, configuraciones de proyectos e informes, plantillas y archivos dentro del espacio de trabajo. También pueden presentar informes y dar seguimiento a proyectos e informes. Los administradores de MER no pueden gestionar la configuración de Entity 360 (a menos que también se les haya asignado un rol dentro de la organización, como el rol de Administrador de datos de la organización, que les otorgue esta capacidad).
El rol de Gerente (MER) engloba estos roles y habilidades existentes:
- Editor
- Administrador de contenido
- Administrador de tareas
- Presentación de documentos, Presentación en Companies House, Presentación en KVK
- Comentario Admin
- Gestor XBRL
- Administrador de seguridad de la cadena, propietario de la cadena
- Editor de scripts, ejecutor de scripts
- Ver referencias de parámetros de conexión, Administrar referencias de parámetros de conexión
- Administrar las restricciones de datos comerciales
- Las capacidades relacionadas con las entidades se limitan a: Administrar entidades en el espacio de trabajo, Ver entidades asignables, Ver asignaciones de entidades.
Colaborador (MER) (predeterminado)
El rol de Colaborador (MER) está destinado al perfil del preparador; estos usuarios son miembros clave del equipo de informes financieros y son los principales responsables de la preparación de los informes financieros. Este rol también es apropiado para otros usuarios que necesitan más acceso que aquellos que solo realizan contribuciones basadas en tareas.
Nota : El rol de Colaborador (MER) es el rol predeterminado para los espacios de trabajo con la solución MER.
El rol de Colaborador (MER) engloba estos roles y habilidades existentes:
- Editor
- Generador de cadenas
- Gestor XBRL
- Ejecutor de script
- Ver referencias de parámetros de conexión
- Capacidades de entidad de solo lectura (Ej.: Ver entidades asignables)
Visor (MER)
El rol de Visor (MER) está destinado al colaborador de la entidad y al revisor o parte interesada externa que necesita acceso limitado, basado en tareas o de solo lectura; estos usuarios normalmente solo participan según sea necesario durante el proceso de elaboración de informes. El rol de Espectador (MER) engloba estos roles y habilidades existentes:
- Visor (para documentos y tareas en tiempo real)
Nota: Para necesidades que solo requieren revisión (por ejemplo, para auditores externos), combine el rol de Visor (MER) con revisiones de documentos y permisos o políticas a nivel de recurso para restringir el acceso a archivos específicos en períodos de tiempo específicos.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario utilizar un único rol de MER?
Recomendamos asignar solo un rol MER por usuario en un espacio de trabajo, pero no es obligatorio. Sin embargo, esto podría cambiar a medida que continuemos realizando mejoras.
¿Cómo afecta esto al rol de Propietario del espacio de trabajo?
El rol de Propietario del espacio de trabajo sigue consistiendo en administrar los usuarios y la configuración del espacio de trabajo. En lo que respecta específicamente a MER, un propietario de espacio de trabajo tiene las mismas capacidades que alguien con el rol de administrador (MER) , con la excepción de que los propietarios de espacios de trabajo pueden agregar entidades a los espacios de trabajo en Entity 360 a nivel de espacio de trabajo.
¿Cómo afecta esto a las funciones dentro de la organización?
Por el momento, las funciones dentro de la organización permanecen sin cambios.
¿Qué ocurre si los puestos actuales de MER no se ajustan a mis necesidades?
Por ahora, asigne el rol MER que mejor se ajuste a sus necesidades y, a continuación, asigne permisos a nivel de recurso para realizar ajustes precisos. Comparte tus comentarios con el equipo de soporte de Workiva para ayudarnos a seguir mejorando.
¿Qué debo hacer si un usuario ya tiene varios roles existentes?
Los roles de MER no coinciden perfectamente (1:1) con ninguna combinación de roles existentes, así que asegúrese de revisar minuciosamente el acceso actual del usuario antes de realizar cualquier cambio en sus roles.
¿Cuál es el rol predeterminado para los nuevos usuarios de MER?
El rol de Colaborador (MER) es el predeterminado para los espacios de trabajo con la solución MER. Asigne el rol de Visor (MER) a los colaboradores y revisores que deban tener acceso de solo lectura a los proyectos, además de la capacidad de completar tareas. Reserve los roles de Administrador (MER) y Gerente (MER) para los usuarios que necesiten acceso administrativo completo.
¿Qué función debo asignar a los auditores externos?
Asigne el rol de Visor (MER) a los auditores externos. Restringir aún más su acceso mediante el uso de permisos de archivo .
¿En qué se diferencia esto de los roles de GRC?
MER sigue el mismo modelo general (Administrador, Gerente, Colaborador, Espectador) que GRC, pero las definiciones de roles de MER son específicas de MER. Consulte ¿Qué son los roles de GRC? para obtener más detalles sobre los roles de GRC.