Para crear un proyecto, tendrás que definir su alcance, asignar los archivos principales a cada informe del proyecto, establecer las fechas del calendario y añadir a los usuarios que trabajarán en los informes. Una vez creado el proyecto, podrás utilizar los paneles de control del proyecto y de informes para consultar el estado y el avance, todo ello en un único lugar dentro de la plataforma Workiva.
Requisitos
- Tu espacio de trabajo debe tener activada la solución «Multi-Entity Reporting (MER) Advanced», «Fund Reporting Suite» o «Insurance Suite».
- Para crear un proyecto, debes ser propietario del espacio de trabajo, gestor de contenidos o tener el rol específico de MER correspondiente que agrupe las funciones de propietario del espacio de trabajo o de gestor de contenidos (recomendado).
- Las entidades y sus obligaciones de presentación de informes deben estar ya registradas en «Business Data» a nivel de la organización.
- Las entidades deben estar activadas , añadidas a tu espacio de trabajo , incluidas en una obligación de información y tener el estado «En activo » en «Datos de la empresa».
Empieza a crear un proyecto
Ve a «Proyectos» en el menú de navegación de la izquierda. Si aún no tienes ningún proyecto, se te redirigirá directamente a la pantalla de bienvenida. De lo contrario, verás una lista de los proyectos existentes y, a continuación, podrás seleccionar «Crear proyecto » en la esquina superior derecha. A partir de ahí, puedes definir el alcance del proyecto de dos maneras: partiendo de un proyecto sugerido o definiendo tú mismo el alcance mediante la creación de un proyecto personalizado.
Nota: Al definir el alcance de un proyecto, solo estarán disponibles para su inclusión en dicho alcance aquellas entidades que se hayan activado , se hayan añadido a tu espacio de trabajo , se hayan incluido en una obligación de información y tengan el estado «En funcionamiento» en «Datos de la empresa» a nivel de organización.
Empieza con un proyecto sugerido
En la pestaña «Proyectos sugeridos» , proponemos proyectos agrupando entidades relacionadas en función de características extraídas de los datos empresariales a nivel de la organización.
- Selecciona uno de los proyectos sugeridos. En cada uno de ellos se muestra el nombre sugerido para el proyecto y el número de entidades que incluye. En el siguiente paso podrás revisar y modificar la selección de entidades.
- Haz clic en «Siguiente ».
Crear un proyecto personalizado
Si ninguno de los proyectos sugeridos se ajusta a tus necesidades, o si los proyectos sugeridos no están disponibles para tu espacio de trabajo, puedes definir tú mismo el alcance del proyecto en la pestaña «Proyecto personalizado ».
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Selecciona la obligación de presentación de informes que cubrirá este proyecto. Aquí solo aparecerán las obligaciones de información que ya estén asociadas al menos a una entidad en «Datos empresariales» a nivel de organización.
Nota: Un proyecto solo puede agrupar las entidades que formen parte de la misma obligación de información y del mismo período de información.
- También puedes reducir la lista de obligaciones de información seleccionando una jurisdicción o una categoría .
- Haz clic en «Siguiente ».
Definir el alcance del proyecto
- Revisa el nombre del proyecto propuesto y modifícalo si es necesario. Los nombres de los proyectos deben ser únicos dentro del espacio de trabajo.
- Establece el periodo de referencia en «Año ». En función de la periodicidad de la obligación, también puede aparecer un selector de «Medio », «Cuarto » o «Mes ».
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Consulta la lista de entidades vinculadas a esta obligación. Utiliza las casillas de selección para incluir o excluir entidades concretas del proyecto.
Nota: Crearemos un informe por cada entidad que incluyas.
- Haz clic en «Siguiente ».
Nota: Una entidad solo puede incluirse en un proyecto para una obligación de información concreta y un período de información específico. Una entidad solo puede formar parte de varios proyectos si cada uno de ellos corresponde a una obligación de información diferente, o si cada uno de ellos corresponde a la misma obligación de información, pero a períodos de información distintos.
Asignar archivos principales
Se recomienda que a cada informe de entidad se le asigne un único archivo principal, que constituirá el documento principal que cumple con la obligación de presentación de informes de dicha entidad. Si aún no dispones de los archivos originales, puedes saltarte este paso y asignarlos más adelante.
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Para cada entidad de la lista, selecciona su archivo principal.
Nota: Un archivo solo puede ser el archivo principal de un informe en todos los proyectos del espacio de trabajo; no podrás seleccionar archivos que ya se utilicen como archivo principal en otro lugar. Además, un archivo no puede ser a la vez el archivo principal y un archivo adicional del mismo informe.
- Haz clic en «Siguiente ».
Agregar archivos adicionales
Añade archivos de apoyo, como una hoja de cálculo con datos o un proceso, a cada informe de entidad. Este paso es opcional y se puede actualizar más adelante.
Al seleccionar una carpeta en el selector de archivos, se asocian los archivos que contiene en ese momento. La carpeta en sí no está adjunta al informe, por lo que los archivos que se añadan o se eliminen de la carpeta posteriormente no se reflejarán automáticamente.
- Junto a una entidad, haz clic en «Añadir» para abrir el selector de archivos. Puedes añadir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y procesos como archivos adicionales.
- Para revisar o eliminar los archivos que has añadido, haz clic en el menú desplegable del recuento de archivos situado junto a la entidad (por ejemplo, «3 archivos» ) para desplegar la lista de archivos adicionales. Haz clic en la «X» que hay junto a un archivo para eliminarlo.
- Haz clic en «Siguiente ».
Nota: Si seleccionas una carpeta en el selector de archivos, solo los archivos que se encuentren actualmente dentro de esa carpeta se asociarán al informe de la entidad; la carpeta en sí no se asocia al informe. Esto significa que los archivos que se añadan o se eliminen posteriormente de la carpeta no afectarán a lo que está asociado al informe.
Establecer el cronograma del informe
Establece el periodo de trabajo y la fecha límite de presentación de los informes de la entidad en tu proyecto. Te proponemos unas fechas predeterminadas basadas en los datos que figuran en «Datos empresariales», pero puedes revisarlas y modificarlas según sea necesario.
Aplicar una línea temporal a todos los informes
Si se selecciona «Todos los informes» en el botón de alternancia situado en la parte superior del paso, podrás aplicar un único intervalo de fechas a todos los informes del proyecto. Utiliza esta opción cuando tus entidades compartan el mismo horario de trabajo y los mismos plazos.
- Selecciona «Todos los informes » en el botón de alternancia situado en la parte superior de este paso.
- Establece la fecha de inicio y la fecha de finalización del período de trabajo.
- Establecer el plazo de presentación : la fecha límite reglamentaria para la presentación de los informes.
- Haz clic en «Siguiente ».
Establecer plazos para cada informe
Si se selecciona «Por informe» en el botón de alternancia situado en la parte superior de este paso, podrás aplicar diferentes rangos de fechas a cada informe del proyecto. Utiliza esta opción cuando tus entidades tengan horarios de trabajo y plazos diferentes.
- Selecciona «Por informe » en el botón de alternancia situado en la parte superior del paso.
- Para cada informe, establece la fecha límite de presentación , la fecha de inicio y la fecha de finalización de forma individual.
- Haz clic en «Siguiente ».
Agrega usuarios
Asigna un responsable del informe y unos usuarios a cada informe de entidad. Es obligatorio asignar un responsable a cada informe, pero puedes asignar a otros usuarios más adelante.
Nota: Consulta «Información sobre los permisos de proyectos e informes » para obtener más información sobre los distintos permisos a nivel de informe.
- Para cada informe, asigna el «Responsable del informe» al usuario que se encargará de dicho informe. El responsable del informe es la persona de contacto principal para dicho informe y dispone de acceso completo al mismo y a sus archivos.
- Selecciona «Añadir usuarios » junto a un informe para asignar otros usuarios y sus permisos.
- Para asignar el mismo responsable de informes o los mismos usuarios a varios informes a la vez, marca las casillas situadas junto a dichos informes. Aparecerá una barra de acciones masivas con opciones para cambiar el administrador de informes o añadir usuarios a todos los informes seleccionados a la vez.
- Haz clic en «Crear proyecto ».
Una vez creado el proyecto, se te redirigirá al panel de control del proyecto , donde podrás ver un resumen de todos los informes y su estado.
Lo que hay que saber
Guarda tu proyecto como borrador
Guardamos automáticamente tu progreso mientras realizas la configuración del proyecto. Si necesitas detener el proceso, cierra la pestaña del proyecto y selecciona «Guardar como borrador » o «Descartar borrador » en la ventana emergente.
Para reanudar o eliminar un borrador guardado, selecciona «Borradores de proyectos » en la pantalla principal de «Proyectos». Selecciona un borrador y pulsa «Siguiente» para continuar donde lo dejaste, o selecciona «Eliminar» para borrarlo definitivamente.
Qué se puede editar tras crear un proyecto
Una vez creado un proyecto, algunos campos se pueden actualizar, mientras que otros no.
Nivel del proyecto:
- Solo los usuarios con los permisos «Gestor de proyectos » o «Proyecto propio e informes» para un proyecto pueden editar el nombre de dicho proyecto y los permisos de los usuarios.
- Las entidades asociadas, la obligación de presentación de informes y los detalles de dicha obligación procedentes de «Business Data» no se pueden modificar. (Los datos relativos a las obligaciones de información procedentes de Business Data solo pueden modificarse en Business Data a nivel de organización.) (Estos valores más recientes se recuperarán cuando crees un nuevo proyecto.)
Nivel del informe:
- Solo los usuarios que dispongan de los permisos «Gestor de informes» o «Mis informes y archivos» para un informe pueden editar el nombre de dicho informe, las fechas (fecha de inicio, fecha de finalización y plazo de presentación), el archivo principal, los archivos adicionales y los usuarios asignados y sus permisos.
- No se pueden modificar la entidad asociada, la obligación de presentación de informes ni los datos de la entidad procedentes de Business Data. (Los datos de las entidades procedentes de Business Data solo pueden modificarse en Business Data a nivel de organización.) (Estos valores más recientes se recuperarán cuando crees un nuevo proyecto.)