La función de informes de permisos está actualmente en fase de pruebas beta y se lanzará por completo posteriormente. Ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes para obtener más información.
Los informes de permisos permiten a los propietarios de espacios de trabajo y a los administradores de contenidos ver el nivel de acceso de usuarios individuales y usuarios de grupos seleccionados a los archivos y carpetas de tu espacio de trabajo. Puedes personalizar qué usuarios y grupos, y qué archivos y carpetas se incluyen en el informe.
Crear un informe de permisos
Nota: Los informes de permisos registran el estado de los permisos en el momento en que creas el informe, por lo que recomendamos crear un informe cuando otros usuarios no estén modificando activamente los permisos.
Para crear un informe de permisos:
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- Ve a la pestaña Permisos.
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Asegúrate de que la página Crear un informe esté seleccionada.
- Asigna un nombre a tu informe de permisos.
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En la sección Usuarios o grupos, elige una de las siguientes opciones:
- Todos los usuarios y grupos para incluir a todos los usuarios y grupos del espacio de trabajo
- Usuarios o grupos seleccionados para filtrar el informe a usuarios, grupos o ambos seleccionados
Nota: si seleccionas un usuario o grupo específico, el informe incluye únicamente sus permisos para los archivos o carpetas seleccionados. Para ver todos los usuarios o grupos con acceso a un archivo, selecciona Todos los usuarios y grupos.
- Selecciona para incluir Todos los archivos y carpetas o Archivos y carpetas seleccionados en tu informe.
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Haz clic en Crear informe para terminar. Recibirás un correo electrónico una vez que se cree el informe y una notificación en Workiva.
Consejo: puedes consultar la página de informes anteriores para ver el progreso del informe.
Usar el informe de permisos
Después de generar el informe, ábrelo para revisar los permisos entre usuarios, grupos, archivos y carpetas.
Puedes acceder al informe y descargarlo desde la página Permisos en Configuración del espacio de trabajo. Los informes se generan como archivos CSV, que puedes abrir en una aplicación de hoja de cálculo para revisar y filtrar los datos. También recibirás una notificación por correo electrónico cuando el informe esté listo.
Si usas hojas de cálculo de Workiva, puedes importar el archivo CSV para analizar el informe dentro de Workiva.
Los informes permanecen disponibles en la página Permisos durante un máximo de 6 meses. Para más información, lee Ver y gestionar informes de permisos anteriores.
Comprender el informe
El informe está organizado en formato de tabla con las siguientes columnas:
- Tipo de archivo: el tipo de elemento (como carpeta, documento o sección).
- Ruta de archivo: la ubicación del elemento dentro del espacio de trabajo.
- Nombre de archivo o sección: el nombre de archivo, carpeta o sección.
- Usuario (para permisos de usuario) o grupo (para permisos de grupo): el usuario o grupo de usuarios al que se asignaron los permisos.
- Permiso: el nivel de acceso (propietario, editor, lector o denegado).
Nota: los permisos de los grupos se muestran a nivel de grupo y no incluyen a usuarios individuales. Si generas un informe tanto para usuarios como para grupos, Workiva crea dos informes independientes. Uno es para usuarios y el otro para grupos, cada uno con la misma estructura.
Puedes usar el informe para:
- Revisar el acceso por usuario o grupo
- Filtra por un usuario o grupo específico para ver todos los presentados a los que puede acceder.
- Revisar el acceso por archivo o carpeta
- Identifica todos los usuarios y grupos con acceso a un archivo o carpeta seleccionados.
- Analizar los niveles de permiso
- Filtra por nivel de acceso (propietario, editor, lector, denegado) para validar los permisos.
- Respaldar auditorías y cumplimiento
- Confirma que solo los usuarios o grupos correctos tienen acceso a contenido sensible.
Ver y gestionar informes de permisos anteriores
Si quieres descargar informes de permisos creados anteriormente, puedes ver todos los informes de permisos que creaste en los últimos 6 meses en informes anteriores.
Si quieres descargar varios informes de permisos anteriores, selecciona los informes que deseas y haz clic en Descargar seleccionados. En esta página, también puedes eliminar informes anteriores que hayas creado seleccionándolos y haciendo clic en Eliminar seleccionados.
¿Y ahora qué?
- Ver acciones de archivo y contenido del espacio de trabajo
- Gestionar la configuración de las notificaciones del espacio de trabajo
- Permitir la autenticación de enlaces de correo electrónico
- Crea y gestiona subvenciones API en la configuración del espacio de trabajo
- Establecer valores predeterminados de presentación y gestionar fondos de inversión