La función de informes de permisos está actualmente en fase de pruebas beta, y se lanzará por completo en el futuro. Ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes para obtener más información.
Los Informes de permisos permiten a Propietarios de espacios de trabajo ver qué nivel de acceso tienen los grupos y usuarios seleccionados a los archivos y carpetas seleccionados en su espacio de trabajo. Puede personalizar qué usuarios y Grupos y qué archivos y carpetas se incluyen en el Informe.
Crear un informe de permisos
Nota: Los informes de permisos registran el estado de los permisos en el momento en que creas el informe, por lo que recomendamos crear un informe cuando otros usuarios no estén modificando activamente los permisos.
Para crear un informe de permisos:
- En la parte superior derecha, haga clic en el nombre de su espacio de trabajo y seleccione Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- En la pestaña Permisos , seleccione incluir Todos los archivos y carpetas o Archivos y carpetas seleccionados. Si elige incluir sólo Archivos y carpetas seleccionados, escriba un nombre de archivo o carpeta en Agregar archivos y carpetas y selecciónelo en el menú desplegable. Puede agregar varios archivos y carpetas a su selección.
Nota: En este momento, al agregar una carpeta a su selección sólo se agregará la carpeta en sí, y no el contenido dentro de la carpeta.
- A continuación, seleccione incluir Todos los usuarios y grupos o Usuarios y grupos seleccionados en su informe. Si decide incluir sólo Usuarios y grupos seleccionados, escriba el nombre de un grupo o usuario en Añadir grupos o usuarios y selecciónelo en el desplegable. Puedes añadir varios grupos y usuarios a tu selección.
- Puedes elegir Incluir permisos a nivel de sección en tu informe marcando la casilla. Por defecto, no se incluirán los permisos a nivel de sección.
- Haz clic en Crear informe para terminar. Recibirás un correo electrónico cuando el informe esté completo.
Utiliza el informe de permisos
Una vez que hayas creado un informe de permisos, recibirás un correo electrónico con un enlace para descargar el informe. Este enlace caducará en 7 días. Para ver el informe, haz clic en Descargar informe.
El informe de permisos es un archivo .zip que puede ser necesario descomprimir o extraer. Haz doble clic en el archivo .zip descargado para abrirlo y acceder a los dos tipos de archivo .csv que componen el informe.
- El archivo Group Members .csv desglosa los miembros individuales de cada grupo en el momento en que se creó el informe.
- El Informe de Permisos .csv cubre los permisos que los usuarios y grupos seleccionados tienen sobre los archivos y carpetas seleccionados en su espacio de trabajo.
Nota: Dependiendo de la cantidad de datos, el informe de permisos podría dividirse en varios archivos .csv. Los archivos están numerados y los datos continúan a través de los archivos.
El Informe de permisos .csv incluye la siguiente información:
- Tipo: El tipo de contenido (carpeta, imagen, documento, hoja, etc.)
- Archivo: El nombre del archivo.
- Nombre de archivo/sección: El nombre de la sección u hoja concreta del archivo. Si el tipo de archivo no es una sección u hoja, será el mismo que el nombre del archivo.
- El nivel de acceso de cada grupo y usuario en tu informe:
-
- o - Propietario: Tiene plenos derechos sobre el archivo y puede gestionar los permisos.
- e - Editor: Puede realizar cambios en el archivo.
- v - Lector: Puede ver el archivo, pero no puede realizar ningún cambio.
- x - Sin acceso: No se puede abrir o ver el archivo.
¿Y ahora qué?
- Ver acciones de archivo y contenido del espacio de trabajo
- Gestionar la configuración de las notificaciones del espacio de trabajo
- Permitir la autenticación de enlaces de correo electrónico
- Crea y gestiona subvenciones API en la configuración del espacio de trabajo
- Establecer valores predeterminados de presentación y gestionar fondos de inversión