La función de informes de permisos está actualmente en fase de pruebas beta y se lanzará por completo posteriormente. Ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes para obtener más información.
Los informes de permisos permiten a los propietarios de espacios de trabajo y a los administradores de contenidos ver el nivel de acceso de usuarios individuales y usuarios de grupos seleccionados a los archivos y carpetas de tu espacio de trabajo. Puedes personalizar qué usuarios y grupos, y qué archivos y carpetas se incluyen en el informe.
Crear un informe de permisos
Nota: Los informes de permisos registran el estado de los permisos en el momento en que creas el informe, por lo que recomendamos crear un informe cuando otros usuarios no estén modificando activamente los permisos.
Para crear un informe de permisos:
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- En la pestaña Permisos, selecciona incluir Todos los archivos y carpetas o Archivos y carpetas seleccionados. Si eliges incluir solo Archivos y carpetas seleccionados, escribe un nombre de archivo o carpeta en Agregar archivos y carpetas y selecciónalo en el menú desplegable. Puedes añadir varios archivos y carpetas a tu selección. Si añades carpetas, también se incluirá su contenido.
- Selecciona incluir Todos los usuarios y grupos o Usuarios y grupos seleccionados en tu informe. Si eliges incluir solo Usuarios y grupos seleccionados, escribe el nombre de un grupo o usuario en Agregar grupos o usuarios y selecciónalo en el menú desplegable. Puedes añadir varios grupos y usuarios a tu selección. Si incluyes un grupo en tu informe de permisos, el informe mostrará los permisos por usuario de ese grupo.
- Puedes elegir Incluir permisos a nivel de sección en tu informe marcando la casilla. Por defecto, no se incluirán los permisos a nivel de sección.
- Haz clic en Crear informe para terminar. Recibirás un correo electrónico cuando se haya creado el informe.
Utiliza el informe de permisos
Una vez que hayas creado un informe de permisos, recibirás un correo electrónico con un enlace para descargar el informe. Este enlace caducará en 7 días.
Después de hacer clic en Descargar informe en el correo electrónico, haz doble clic en el archivo .zip descargado para descomprimirlo y acceder al archivo Permissions Report.csv.
Nota: Dependiendo de la cantidad de datos, el informe de permisos podría dividirse en varios archivos .csv. Los archivos están numerados y los datos continúan a través de los archivos.
El archivo Permissions Report.csv incluye la siguiente información:
- Tipo de archivo: El tipo de contenido (carpeta, imagen, documento, hoja, etc.)
- Ruta del archivo: La ubicación del archivo
- Nombre de archivo/sección: El nombre de la sección u hoja concreta del archivo. Si el tipo de archivo no es una sección u hoja, será el mismo que el nombre del archivo.
- Usuario: El usuario que tiene permisos para el archivo
- Permiso: El permiso que tiene el usuario
¿Qué sigue?
- Ver acciones de archivo y contenido del espacio de trabajo
- Gestionar la configuración de las notificaciones del espacio de trabajo
- Permitir la autenticación de enlaces de correo electrónico
- Crea y gestiona subvenciones API en la configuración del espacio de trabajo
- Establecer valores predeterminados de presentación y gestionar fondos de inversión