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Los archivos de proceso te permiten automatizar un flujo de trabajo asignando tareas y solicitando aprobaciones, todo en un solo lugar. En este artículo, aprenderás a crear un proceso y agregar acciones. 

Nota: Necesitarás el rol de espacio de trabajo de Editor para poder crear un proceso.

Nota: Los calendarios de Workiva, las funciones relacionadas con los calendarios (como el uso de días laborables en los procesos), las plantillas de procesos, los gráficos y perspectivas de supervisión de procesos y la tarjeta de resumen de copia de procesos sólo están disponibles actualmente en algunas de nuestras soluciones de Informes Financieros y Servicios Financieros.

 

Crear un proceso

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Antes de asignar tus tareas, tendrás que crear un archivo de proceso.

Nota: Aunque varios colaboradores pueden editar un proceso, solo un usuario a la vez puede realizar ediciones. Si varios usuarios editan un proceso a la vez, es posible que algunas actualizaciones no se guarden.

Para crear un nuevo proceso:

1. En la plataforma Workiva, haga clic en Crear. En el menú, haga clic en Proceso y seleccione Proceso.

2. En la configuración del proceso, en la pestaña General:

   • Introduzca el nombre del proceso .
   • Seleccione la Orden de inicio:
     • Todas a la vez inicia todas las acciones en cuanto inicias tu proceso
     • De una en una espera a que termine la primera acción del proceso antes de iniciar la siguiente
     • Manual permite iniciar manualmente cada acción una vez iniciado el proceso
   • Elija cómo desea cerrar su proceso (los procesos cerrados pueden reabrirse si es necesario). Esta configuración puede cambiarse en cualquier momento mientras un proceso sigue ejecutándose.
     • Selecciona Automáticamente para cerrar automáticamente el proceso una vez que se hayan completado o cancelado todas las acciones.
     • Selecciona Manualmente para mantener el proceso abierto y editable hasta que un propietario del proceso lo cierre manualmente.
   • Edita el archivo del proceso Permisos para controlar a quién pertenece o quién puede editar o ver el proceso.

   

3. En la configuración del proceso, en la pestaña Calendar:

   • Añada calendarios existentes (por ejemplo, un calendario de festivos de empresa) para ver sus eventos en el calendario del proceso. Esto facilita el seguimiento de las fechas de vencimiento de las tareas en relación con los eventos relevantes del calendario.
   • Si normalmente establece las fechas de vencimiento de sus tareas en relación con un calendario específico (por ejemplo: tiene una tarea que debe completarse antes del 5º día laborable de un ciclo de dos semanas), configure los días laborables para facilitar la actualización de esas fechas de vencimiento si el calendario cambia o si necesita reutilizar este proceso de nuevo en el futuro.
   • Establece los Primer día laborable y Último día laborable.
   • Establece los Días laborables típicos.
   • Añade cualquier excepción utilizando el botón Añadir excepción o alternando las fechas del calendario a la derecha. Por ejemplo, si tus días laborables habituales son de lunes a viernes, pero tu empresa tiene un día libre un viernes, añade esa fecha como excepción.
   • Revisa el calendario de la derecha para asegurarte de que tus configuraciones parecen correctas. Las fechas sin sombrear indican días laborables, mientras que las sombreadas indican días libres. Los Números marcados con un círculo indican el n-ésimo día laborable de tu horario.

   

4. Si va a añadir acciones de certificación a su proceso, asegúrese de revisar la configuración de certificación en la pestaña Certificaciones.
5. Haz clic en Guardar. Ahora puede empezar a construir su proceso.

Consejo: ¡Puede utilizar plantillas de procesos para una construcción más rápida! Haga clic en Explorar plantillas, seleccione la plantilla adecuada a sus necesidades y haga clic en Aplicar plantilla para añadir rápidamente acciones preconstruidas. A continuación, puede editar las acciones desde allí.

 

Añadir una acción o un grupo

Después de crear su proceso, puede añadir su primera acción desde el botón Añadir acción de la barra de herramientas. Existen cuatro tipos de acciones:

• Tareas notifica a los usuarios de una tarea pendiente que completar
• Solicitudes de contenido son tareas adjuntas a una sección específica de un archivo, que conceden automáticamente al usuario seleccionado permiso para añadir su contenido. Obtén más información sobre agregar solicitudes de contenido a procesos.
• Certificaciones son tareas específicas para enviar cartas que firmar. Más información: Agregando acciones de certificación a los procesos.
• Certificaciones en masa sirven para enviar copias de una sola carta a varias personas a la vez. Se agregará al proceso una acción de certificación separada para cada persona asignada.

Tras añadir una acción, rellene los campos del panel derecho de Detalles de la acción. Cada acción debe incluir la siguiente información:

• Título de la acción: El nombre de la acción.
• Asignada a: Persona asignada que debe completar la tarea.

También puedes añadir:

• Fecha de vencimiento (opcional): Esta es la fecha en la que el asignado debe completar la tarea. Si se han configurado días laborables en los ajustes del proceso, también puede establecer la fecha de vencimiento introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento en el 10º día laborable del calendario de la empresa).
• Recordatorios de asignación: Puede utilizar el sistema por defecto, optar por no enviar recordatorios en absoluto, o personalizar los recordatorios de acuerdo a sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
• Aprobación por (opcional): El Aprobador que aprobará el contenido de la Persona asignada o lo devolverá para que sea reelaborado.
• Fecha límite de aprobación (opcional): Es la fecha límite para la que el aprobador debe aprobar la tarea. Si se han configurado días laborables en la configuración del proceso, también puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
• Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Puede utilizar el sistema predeterminado, optar por no enviar ningún recordatorio o personalizar los recordatorios según sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
• Archivo (opcional para una tarea de ): El archivo donde se necesita el contenido.
• Sección (opcional para una tarea de ): La sección específica del archivo en la que se necesita contenido.
• Instrucciones (opcional): Cualquier información adicional necesaria para completar la tarea
• Etiquetas (opcional): Información de identificación sobre la acción utilizando una categoría y un valor (ej: Prioridad: Baja)

También puede añadir Grupos desde el botón Añadir para controlar el orden de inicio de las acciones dentro del grupo:

• Introduzca el Título del grupo.
• Seleccione la Orden de inicio:
  • Todas a la vez inicia todas las acciones del grupo en cuanto éste se inicia
  • De una en una inicia las acciones en el grupo de una en una en cuanto se inicia el grupo
  • Manual le permite iniciar manualmente cada acción en el grupo una vez que el grupo se inicia

Por ejemplo, si tiene un proceso cuyas acciones se inician todas a la vez por defecto, pero tiene un conjunto de acciones que desea iniciar manualmente, puede añadir esas acciones a un grupo y establecer el orden de inicio del grupo en Manual.

 

Crear un proceso mediante archivo

También puede crear un proceso cargando un archivo (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) que contenga los detalles de las acciones:

1. En la plataforma Workiva, haga clic en Crear. En el menú, haga clic en Process y seleccione Process from file.

2. Cargue un archivo (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) con los detalles de sus acciones de proceso. Puede hacer clic en Descargar plantilla, rellenar las siguientes columnas con los valores adecuados para cada acción del proceso y, a continuación, cargar ese archivo.

   • Tipo (obligatorio): Esta columna sólo acepta los valores "Tarea", "Solicitud de contenido" o "Certificación".
   • Título (obligatorio): El título de la acción del proceso
   • Asignado a (obligatorio): Nombre o correo electrónico del cesionario
   • Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento de la acción para el cesionario en el formato AAAAMMDD (Ej: Para el 21 de marzo de 2026, introduzca "20260321")
   • Aprobación por: Nombre o correo electrónico del autor de la aprobación
   • Fecha de vencimiento de la aprobación: Fecha de vencimiento de la aprobación de la acción para el aprobador en el formato AAAAMMDD (Ej: Para el 21 de marzo de 2026, introduzca "20260321")
   • Fichero (obligatorio para solicitudes de contenido): El nombre del archivo de Workiva donde debe completarse la acción
   • Sección (obligatorio para solicitudes de contenido): El nombre de la sección del archivo Workiva en la que debe completarse la acción
   • Instrucciones: Cualquier información adicional necesaria para completar la acción

   Un archivo que siga la plantilla tiene el siguiente aspecto:

3. Si utiliza su propio archivo, éste puede tener nombres de columna diferentes de los que se encuentran en la plantilla. Por ejemplo, su archivo puede utilizar "Nombre" para los nombres de las acciones, mientras que la plantilla utiliza "Título". Seleccione la fila de su archivo que contiene los nombres de las columnas y haga clic en Confirme la selección y continúe. Si su archivo no tiene nombres de columna, haga clic en El archivo no tiene nombres de columna.
4. Revisa la correspondencia de las columnas. Por ejemplo, si su archivo utiliza "Nombre" para los nombres de las acciones, esa columna "Nombre" coincidirá con nuestra columna "Título". Esto significa que los valores de "Nombre" se importarán como valores de "Título" en el archivo de proceso de Workiva para ajustarse a los requisitos de nuestro sistema y reducir los errores. Tras revisar la correspondencia de columnas, haga clic en Confirme la correspondencia y continúe.
   
5. Revise los cambios sugeridos por AI para limpiar los datos de su archivo y haga clic en Continuar.
6. Revise el archivo actualizado y los errores encontrados.
7. Haz clic en Finalizar. A continuación, haga clic en Crear proceso para empezar a crear un proceso a partir de la información del archivo.

Una vez creado su proceso, asegúrese de que sus acciones están configuradas correctamente y que los ajustes del proceso son correctos antes de iniciar el proceso.

 

Mover una acción o un grupo

Para cambiar el orden de sus acciones o grupos, haga clic en el menú de tres puntos situado junto a una acción o grupo, y utilice las acciones Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. También puede mover una acción a un grupo utilizando la acción Mover a grupo.

Para mover varias acciones y/o grupos a la vez, seleccione una o varias acciones y/o grupos y utilice el desplegable Mover.

 

Duplicar una acción o un grupo

Para duplicar acciones o grupos, haga clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción o el grupo y seleccione Duplicar acción o Duplicar grupo, respectivamente. La acción o grupo duplicado se colocará directamente debajo de la acción o grupo original.

 

Editar en masa acciones

Puedes editar varios Campos para varias acciones a la vez. Seleccione una o varias acciones y/o grupos de acciones que desee editar, haga clic en el desplegable Editar acciones y seleccione el campo que desee editar.

Más información sobre la edición masiva de acciones en un proceso.

Si su proceso tiene acciones de certificación, obtenga más información sobre la edición masiva de acciones de certificación en un proceso.

 

Eliminar una acción o un grupo

Para eliminar una acción o un grupo del proceso, haga clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción o el grupo y seleccione Eliminar acción o Eliminar grupo, respectivamente.

Para eliminar varias acciones y/o grupos a la vez, seleccione una o varias acciones y/o grupos y haga clic en Eliminar.

 

Revise su proceso antes de iniciarlo

Para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, le recomendamos que haga lo siguiente antes de iniciar el proceso:

• Revise la configuración de su proceso. Una vez que inicie su proceso, no podrá cambiar los siguientes ajustes: el Iniciar pedido, su Días hábiles configuración (sólo puede cambiar el Último día hábil), y las certificaciones Aprobación automática ajuste.
• Compruebe el estado de su proceso haciendo clic en Check for issues en el panel de la izquierda. De este modo se plantearán problemas, como tareas a las que les falta información necesaria o tareas con fechas de vencimiento que ya han pasado, para ayudarle a resolverlos más rápidamente.
  
• Compruebe que todas las acciones y sus detalles son correctos en exportando todas las acciones del proceso como un archivo CSV.

 

Iniciar el proceso

Después de construir su proceso, haga clic en Iniciar proceso en la barra de herramientas. Al iniciar un proceso se iniciarán las acciones según el orden de inicio del proceso, y cada asignado recibirá un correo electrónico con un enlace para ver su tarea.

Nota: Sólo un propietario del proceso puede iniciar el proceso (este propietario del proceso se convertirá en el gestor del proceso). Además, si alguna acción del proceso contiene ficheros asignados, el propietario del proceso debe tener permisos de propietario sobre esos ficheros para poder iniciar el proceso.

 

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