Archivos adjuntos en Documentos

El uso de archivos adjuntos le permite vincular archivos fuera de la plataforma Workiva directamente en sus Documentos.

Adjuntar un Archivo a un Texto

Para adjuntar un Archivo a un Documento:

1. Seleccione el Texto al que desea adjuntar un Archivo.
2. En el panel Archivos adjuntos , haga clic en el icono Cargar archivo .
3. Elegir un Archivo.
4. Haga clic en Abrir.

Después de haber cargado un archivo adjunto, puede crear referencias adicionales al mismo en su Documento:

1. Seleccione texto en su Documento.
2. Busque el Archivo en el panel Archivos adjuntos y haga clic en la flecha  . 
3. Elegir Agregar Referencias.

El número que aparece junto al nombre del Archivo indica el número de veces que se hace referencia a ese archivo adjunto en su Documento. 

El color naranja claro resaltado en el Texto indica que hay un archivo adjunto. Si hay varias referencias, al seleccionar una referencia en el panel Anexos se resalta el texto asociado.

Cada archivo adjunto también incluye una etiqueta. Haga clic en la etiqueta y arrástrela para desplazarla por la página.

Para cambiar el texto de la etiqueta, cambie el nombre de su archivo adjunto en el panel Attachments . Puede cambiar el nombre del archivo adjunto para cambiar todas las etiquetas o sólo una referencia específica.

Utilizar marcadores de posición

Puede guardar un lugar para futuros archivos adjuntos en su Documento utilizando marcadores de posición. Los marcadores de posición y sus referencias aparecen en el panel Archivos adjuntos, donde puede cargar un archivo en cualquier momento.

Para agregar un marcador de posición a su Documento:

1. Seleccione el texto al que desea adjuntar un marcador de posición.
2. En el panel Archivos adjuntos , haga clic en la flecha situada junto al icono Subir .
3. Seleccione Crear marcador de posición.

Los marcadores de posición funcionan igual que los archivos adjuntos normales. Puede Cambiar nombre o Agregar Referencias adicionales haciendo clic en la flecha situada junto al nombre del marcador de posición. Cuando esté listo para cargar el archivo adjunto, seleccione Cargar archivo en el menú.

Modificar anexos

Utilice el menú del panel Attachments para editar su Archivo, incluyendo renombrar, borrar y Reemplazar archivos adjuntos existentes. Utilice la opción Abrir en el visor de marcas para Agregar marcas a cualquier archivo adjunto: más información sobre Agregar marcas a un archivo adjunto. 

Nota: Los editores y propietarios tienen acceso a todas las opciones de adjuntos. Los espectadores sólo tienen acceso a Abrir y Descargar archivos adjuntos.

Puede utilizar los iconos Expandir y Contraer para mostrar u ocultar la información de referencia de cada archivo adjunto. 

Utilice las opciones de Filtrar para ver los archivos adjuntos de todo el documento o sólo de la sección seleccionada. Los Números junto a cada opción muestran cuántos archivos adjuntos se filtrarán.

Bloquear un archivo adjunto

Para evitar cualquier actualización de un anexo existente, puede bloquear las ediciones de un anexo seleccionado. 

Para bloquear un archivo adjunto:

1. Haga clic en la Flecha situada junto a su archivo adjunto.
2. Seleccione Bloquear ediciones en el menú. 

Bloquear un adjunto impide que se le cambie el nombre, se reemplace, se elimine o se revierta a un marcador de posición. Aunque puede seguir abriéndolo en el Visor de marcas, no podrá Agregar ni Editar ninguna marca.

Para desbloquear un archivo adjunto, seleccione Desbloquear ediciones en el menú o Desbloquear en la barra de herramientas del Visor de marcas.

 

Descargar archivos adjuntos

Puede descargar sus archivos adjuntos individualmente o como un archivo .zip empaquetado.

Para descargar un archivo individual, selecciónelo en el panel Archivos adjuntos y seleccione Descargar en el menú. Seleccione el Tipo de Archivo que desea Descargar.

Para exportar varios archivos adjuntos:

1. En el panel Archivos adjuntos , haga clic en Exportar archivos adjuntos .
2. Seleccione si desea incluir todos los archivos adjuntos o sólo la sección actual.
3. Para exportar marcas con sus archivos adjuntos, marque Incluir marcas. 
4. Seleccione si desea incluir copias de sus archivos originales:
   • Si desea incluir una copia original de todos sus archivos, seleccione Para todos los archivos adjuntos.
   • Si sólo desea incluir una copia de cada Archivo, seleccione Sólo para archivos adjuntos sin marcas. Su carpeta contendrá una versión de cada archivo adjunto: un PDF marcado para todos los archivos adjuntos con marcas o el archivo original si su archivo adjunto no contiene marcas.