Archivos adjuntos en Documentos

El uso de archivos adjuntos te permite vincular archivos fuera de la plataforma de Workiva directamente en tus documentos.

Adjuntar un archivo a un texto

Para adjuntar un archivo a un documento:

1. Selecciona el texto al que quieres adjuntar un archivo.
2. En el panel Archivos adjuntos , haz clic en el icono Subir archivo .
3. Elige un archivo.
4. Haz clic en Abrir.

Después de subir un archivo adjunto, puedes crear referencias adicionales al mismo en tu documento:

1. Selecciona texto en tu documento.
2. Busca el archivo en el panel Archivos adjuntos y haz clic en la flecha .
3. Selecciona Agregar referencia.

El número que aparece junto al nombre del archivo indica el número de veces que se hace referencia a ese archivo adjunto en el documento. 

El color naranja claro del texto indica que hay un archivo adjunto. Si hay varias referencias, al seleccionar una referencia en el panel Archivos adjunto se resalta el texto relacionado.

Cada archivo adjunto incluye además una etiqueta. Haz clic en la etiqueta y arrástrala para desplazarla por la página.

Para cambiar el texto de la etiqueta, cambia el nombre del archivo adjunto en el panel Archivos adjuntos. Puedes cambiar el nombre del archivo adjunto para cambiar todas las etiquetas o solo una referencia específica.

Utilizar marcadores de posición

Puedes reservar un lugar para futuros archivos adjuntos en tu documento utilizando marcadores de posición. Los marcadores de posición y sus referencias aparecen en el panel Archivos adjuntos, donde puedes subir un archivo en cualquier momento.

Para añadir un marcador de posición a tu documento:

1. Selecciona el texto al que quieres adjuntar un marcador de posición.
2. En el panel Archivos adjuntos, haz clic en la flecha situada junto al icono Subir .
3. Selecciona Crear marcador de posición.

Los marcadores de posición funcionan igual que los archivos adjuntos normales. Puedes cambiar el nombre o añadir referencias adicionales haciendo clic en la flecha situada junto al nombre del marcador de posición. Cuando estés listo para subir el archivo adjunto, selecciona Subir archivo en el menú.

Modificar archivos adjuntos

Utiliza el menú del panel Archivos adjuntos para editar tu archivo, incluido el cambio de nombre, la eliminación y la sustitución de archivos adjuntos existentes. Utiliza la opción Abrir en el lector de marcado para agregar marcas a cualquier archivo adjunto. Obtén más información sobre cómo agregar marcas a un archivo adjunto. 

Nota: Los editores y propietarios tienen acceso a todas las opciones de archivos adjuntos. Los visualizadores solo tienen acceso a Abrir y Descargar archivos adjuntos.

Puedes utilizar los iconos Expandir y Minimizar para mostrar u ocultar la información de referencia de cada archivo adjunto. 

Utiliza las opciones de Filtrar para ver los archivos adjuntos de todo el documento o solo de la sección seleccionada. Los números que aparecen junto a cada opción muestran cuántos archivos adjuntos se filtrarán.

Bloquear un archivo adjunto

Para impedir cualquier actualización de un archivo adjunto existente, puedes bloquear las ediciones de un archivo adjunto seleccionado. 

Para bloquear un archivo adjunto:

1. Haz clic en la flecha situada junto al archivo adjunto.
2. Selecciona Bloquear ediciones en el menú. 

Bloquear un archivo adjunto impide que se cambie su nombre, se sustituya, se elimine o se convierta en un marcador de posición. Aunque puedes seguir abriéndolo en el Lector de marcado, no podrás agregar ni editar ninguna marca.

Para desbloquear un archivo adjunto, selecciona Desbloquear ediciones en el menú o Desbloquear en la barra de herramientas del Lector de marcado.

 

Descargar archivos adjuntos

Puedes descargar tus archivos adjuntos individualmente o como un paquete .zip de archivos.

Para descargar un archivo individual, selecciónalo en el panel Archivos adjuntos y selecciona Descargar en el menú. Selecciona el tipo de archivo que quieres descargar.

Para exportar varios archivos adjuntos:

1. En el panel Archivos adjuntos, haz clic en Exportar archivos adjuntos .
2. Selecciona si quieres incluir todos los archivos adjuntos o solo la sección actual.
3. Para exportar el marcado con tus archivos adjuntos, selecciona Incluir marcado. 
4. Selecciona si quieres incluir copias de tus archivos originales:
   • Si quieres incluir una copia del original de todos sus archivos, selecciona Para todos los archivos adjuntos.
   • Si solo quieres incluir una copia de cada archivo, selecciona Solo para archivos adjuntos sin marcado. Tu carpeta contendrá una versión de cada archivo adjunto: un PDF marcado para todos los archivos adjuntos con marcado o el archivo original si tu archivo adjunto no contiene marcado.