Crear y visualizar comparaciones de documentos

Entender las comparaciones

Cada vez que tú o un colaborador editáis un documento, aparece una revisión en el panel Historial que puedes comparar. Las revisiones se muestran cuando se produce un cambio de contenido en el documento que pueda afectar a la capacidad de comprensión del lector. Al crear una comparación con dos revisiones, puedes ver y comparar dos versiones diferentes de tu documento.

La siguiente tabla muestra lo que se aparece y lo que no aparece en una comparación.

Lo que aparece	Lo que no aparece
Texto (en secciones, formas y celdas) Vínculos (tanto de origen como de destino) Imágenes Gráficos y datos de gráficos Tablas (incluidas las filas y columnas)	Cambios en el formato del texto Cambios en el formato de los gráficos Cambios en el formato de las tablas Hacer que una sección no se imprima/se imprima Cambios en los encabezados/pies de página Desplazamiento de secciones en el esquema

Crear una comparación

Para crear una comparación en Documentos:

1

Pasa el ratón por encima de una revisión en el panel Historial y haz clic en la flecha para abrir el menú.

2

Selecciona Crear comparación . Esto coloca automáticamente la revisión seleccionada en la primera casilla.

3

Haz clic y arrastra la revisión que quieres comparar al segundo cuadro. Para incluir solo las secciones que incluyen cambios, marca Incluir solo secciones con cambios.

4

Haz clic en el vínculo Opciones avanzadas y elige si quieres comparar todo el documento, solo la sección actual o las secciones seleccionadas.

5

Asigna un nombre a la comparación y haz clic en Crear.

Puedes filtrar las revisiones para ver sólo los hitos o sólo los hitos con estrella haciendo clic en el icono Filtrar y marcando a continuación las casillas Mostrar hitos o Mostrar destacados.

Utilizar el panel Comparaciones

Cada vez que crees una comparación, aparecerá una copia con su nombre en el panel Comparaciones. Para abrir el panel, haz clic en el icono Comparaciones del panel derecho. 

El panel incluye una descripción detallada de cada comparación, incluida la fecha en que se generó y las dos revisiones que se comparan. Puedes añadir una observación haciendo clic en la flecha situada junto al título de una comparación y seleccionando Agregar comentarios .

Si necesitas compartir una comparación fuera de Workiva, puedes exportarla como PDF haciendo clic en Exportar PDF.

Ver una comparación

Puedes abrir las comparaciones directamente en Workiva para ver los cambios y navegar entre ellas.

Para abrir una comparación:

1

Abre el panel Comparaciones .

2

Haz clic en la flecha situada junto al título y selecciona Abrir . 

Si has generado una comparación para todo el documento, las líneas moradas del panel de esquema del documento te permiten saber qué secciones incluyen cambios.

Puedes desplazarse por los cambios utilizando los iconos Cambio anterior y Cambio siguiente de la barra de herramientas.

Para simplificar la visualización, utiliza la función Mostrar/Ocultar para mostrar u ocultar Líneas de cuadrícula o Caracteres no imprimibles .

Puedes exportar una comparación como PDF desde esta vista seleccionando Guardar PDF en la barra de herramientas. Utiliza la ventana Opciones de exportación para personalizar el PDF, incluida la exportación de solo las páginas con cambios.

Para volver al documento original, haz clic en Propiedades para abrir el panel Propiedades de la comparación y haz clic en el icono Abrir para abrir el documento de origen.

Cambios en la comparación

En una comparación, indicadores específicos muestran dónde se han realizado cambios:

A

Las adiciones aparecen en azul y subrayadas.

B

Las eliminaciones aparecen en texto rojo tachado.

C

Las líneas verticales azules en el margen izquierdo te permiten saber dónde hay cambios en el documento.

Estos indicadores aparecen tanto en Workiva como en los archivos PDF de comparación. 

Enviar una comparación para revisión

El envío de comparaciones para su revisión permite a los usuarios de tu espacio de trabajo ver y comentar una comparación existente. Cuando solicites una revisión, tu revisor podrá abrir la comparación en Workiva y añadir comentarios que aparecerán en el archivo de origen.

En el panel Comparaciones , haz clic en la flecha situada junto a la comparación que quieras enviar y selecciona Enviar para revisión .

Las revisiones de comparaciones funcionan igual que las revisiones normales de documentos. Para obtener más información sobre el envío y la revisión de archivos, consulta Enviar para revisión.