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Entender las comparaciones

Cada vez que tú o un colaborador editáis un documento, aparece una revisión en el panel Historial que puedes comparar. Las revisiones aparecen cuando se realiza un cambio de contenido en el documento que pueda afectar a la capacidad de comprensión del lector. Al crear una comparación con dos revisiones, puedes ver y comparar dos versiones diferentes del documento.

La siguiente tabla indica lo que se muestra y lo que no se muestra en una comparación.

El Autotexto no se mostrará en una comparación. Algunos ejemplos de Autotexto son:

• Números de página
• Referencias de números de páginas de marcadores o secciones
• Referencias de listas numeradas.
• Índice automatizado
• Nota al pie numeración
• Numeración de listas.

Cree una línea negra

Para crear un comparativo en Documentos:

1

Pasa el ratón por encima de una revisión en el panel Historial y haz clic en la flecha para abrir el menú.

2

Selecciona Crear comparación . Esto coloca automáticamente la revisión seleccionada en el primer recuadro.

3

Haz clic y arrastra la revisión que quieres comparar al segundo recuadro. Para incluir solo las secciones que incluyen cambios, marca Incluir solo secciones con cambios.

4

Haz clic en el enlace Opciones avanzadas y elige si quieres comparar todo el documento, solo la sección actual o secciones seleccionadas.

5

Pon un nombre a tu comparación y haz clic en Crear.

Puedes filtrar las revisiones para ver solo los hitos o solo los hitos destacados haciendo clic en el icono Filtrar y marcando a continuación las casillas Mostrar hitos o Mostrar destacados.

Utilizar el panel Comparaciones

Cada vez que crees una comparación, aparecerá una copia con nombre en el panel Comparaciones. Para abrir el panel, haz clic en el icono Comparaciones en el panel derecho. 

El panel incluye una descripción detallada de cada comparación, incluida la fecha en que se generó y las dos revisiones que se comparan. Puedes agregar un comentario haciendo clic en la flecha situada junto al título de una comparación y seleccionando Agregar comentario .

Si necesitas compartir una comparación fuera de Workiva, puedes exportarla como PDF haciendo clic en Exportar PDF. Puedes elegir dos opciones al exportar a PDF:

• Todos los cambios: Exporta a un PDF, mostrando todos los cambios en línea en el documento.
  
• Cambios simplificados con registro de cambios: Exporta a un PDF que utiliza indicadores directamente en el documento para mostrar dónde se han realizado los cambios. Los cambios detallados se muestran en un registro independiente para cada página. Te recomendamos que utilices esta opción si quieres ver cómo será el informe final con todos los cambios realizados. 
  

Ver una comparación

Puedes abrir las comparaciones directamente en Workiva para ver los cambios y navegar entre ellas.

Para abrir una comparación:

1

Abre el panel Comparaciones .

2

Haz clic en la flecha situada junto al título y selecciona Abrir .

Si has generado una comparación para todo el documento, las líneas moradas del panel de esquema del documento te permiten saber qué secciones incluyen cambios.

Puedes desplazarse entre cambios utilizando los iconos Cambio anterior y Cambio siguiente de la barra de herramientas.

Para simplificar la visualización, utiliza la función Mostrar/Ocultar para mostrar u ocultar Cuadrículas o Caracteres no imprimibles .

Puedes exportar una comparación como PDF desde esta vista seleccionando Guardar como PDF en la barra de herramientas. Utiliza la ventana Opciones de exportación para personalizar tu PDF, incluida la exportación de solo las páginas con cambios.

Para volver al documento original, haz clic en Propiedades para abrir el panel Propiedades del comparativo y haz clic en el ícono Abrir para abrir el documento de origen.

Ver la autoría de blacklines

Con las líneas negras, puede ver quién es el autor de cada contenido del documento. Esto facilita la colaboración y el seguimiento de los cambios realizados por otras personas.

Para activar la autoría, abra una línea negra y haga clic en Mostrar superposición en la barra de herramientas. También puede activar Autoría dentro del panel Cambios en la línea negra .

Con la autoría activada, puede pasar el cursor sobre el contenido del documento que especifica quién ha realizado los cambios.

En el panel Blackline changes , también puede ver quiénes fueron los autores.

Nota: La autoría de las líneas negras no es compatible con las líneas negras generadas previamente. Para mostrar la autoría, cree una nueva línea negra con la misma configuración de hito y marca de tiempo.

Cambios comparativos

En una comparación, indicadores específicos muestran dónde se han realizado cambios:

A

Las adiciones se muestran en azul con texto subrayado.

B

Las supresiones se muestran en texto rojo tachado.

C

Las líneas verticales azules en el margen izquierdo te permiten saber dónde hay cambios en tu documento.

Estos indicadores aparecen tanto en archivos PDF de Workiva como en archivos PDF de comparación. 

Modos de vista de comparaciones

En la pestaña Revisión, hay tres modos de vista diferentes que puedes alternar para ver los cambios.

• Ocultar cambios: Oculta todas las marcas de cambios. Esto te permite ver el archivo como la última revisión en una vista limpia.
  
• Simplifica los cambios: Oculta el contenido eliminado pero muestra una chincheta en la ubicación general. Esto te permite ver la vista final del documento al mismo tiempo que indica las áreas de cambios. Para documentos muy diseñados, recomendamos la vista Cambios simplificados. De este modo, los revisores pueden ver cómo quedará el archivo final con los cambios realizados.
  
• Todos los cambios: Esta es la vista por defecto para los comparativos. Verás los contenidos eliminados y añadidos.
  

A la derecha, puedes abrir el panel Cambios de comparaciones o hacer clic en los marcadores dentro del archivo. El panel solo muestra los cambios para la sección actual en la que se encuentra el cursor.

Enviar una comparación para su revisión

Enviar comparaciones para su revisión permite a los usuarios de tu espacio de trabajo ver y comentar una comparación existente. Cuando solicitas una revisión, tu revisor puede abrir la comparación en Workiva y agregar comentarios que aparecerán en el archivo de origen.

En el panel Comparaciones , haz clic en la flecha situada junto a la comparación que quieras enviar y selecciona Enviar para revisión .

También puedes establecer una vista predeterminada para el Revisor. Cuando reciban la revisión, aparecerá en uno de los tres modos de vista que hayas elegido. El revisor puede cambiar de vista a menos que marques la casilla para impedir que el revisor cambie de vista.

Las revisiones de comparaciones funcionan igual que las revisiones normales de documentos. Para saber más sobre cómo enviar y revisar archivos, consulta Enviar para revisión.