Si quieres ver y ajustar los permisos en una vista detallada, puedes utilizar Permisos avanzados. Esto te permite ver los permisos para todos los usuarios y grupos en una matriz, para que puedas agregar, eliminar y modificar los permisos de usuarios y grupos.
Para acceder a Permisos Avanzados desde Inicio, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo cuyos permisos desee ver o modificar y seleccione Permisos Avanzados. También puedes abrir los permisos avanzados de un documento desde el ícono Permisos de la barra de herramientas Archivo.
Añadir o eliminar usuarios y grupos
Para agregar un usuario o grupo a la matriz:
- Haga clic en Añadir en la barra de herramientas.
- Ingresa el nombre de usuario o grupo en el cuadro de texto y selecciónalo en la lista.
- Haz clic en Agregar para agregarlos a la matriz.
Si necesita eliminar usuarios o grupos, haga clic con el botón derecho en su nombre en la matriz y seleccione Eliminar en el menú.
Niveles de permisos
Cada nivel de permiso permite a los colaboradores interactuar con el documento de diferentes maneras:
- Propietario: agrega y elimina contenido o secciones y ajusta las propiedades de la sección, incluidos los permisos.
- Editor: añade y elimina contenido o secciones y edita los nombres de las secciones.
- Visor: ve y comenta una sección, pero no modifica.
- Sin acceso: no puede abrir ni ver una sección.
Para ver más detalles sobre cada nivel de permisos, consulta el artículo Entender los permisos.
Editar permisos
Puede hacer clic en el encabezado de una columna o fila para seleccionar toda la fila o columna y asignar permisos a toda la selección.
Puedes ajustar los permisos de sección individuales para un usuario seleccionando una celda y haciendo clic en un icono de permiso de la barra de herramientas, o haciendo clic con el botón derecho en una celda y seleccionando un nivel de permiso en el menú. También puedes hacer doble clic en una celda para pasar por los cuatro niveles de permiso.
Si necesitas modificar un gran número de permisos, puedes utilizar atajos de teclado para ajustar rápidamente los permisos. Estos atajos cambian el nivel de permiso de la selección actual en función de la tecla que pulses.
| Nivel de permiso | Icono | Tecla |
|---|---|---|
| Propietario | O | |
| Editor | E | |
| Lector | V | |
| Sin acceso | X |
Una vez que termine de modificar los permisos, haga clic en Guardar en la barra de herramientas.
Exportar y reutilizar permisos
Para utilizar el mismo conjunto de permisos entre archivos, puede Exportar un conjunto de permisos.
Haciendo clic en Exportar en la barra de herramientas de Permisos Avanzados crea una versión .csv de su matriz de permisos.
Para copiar el conjunto de permisos a los mismos colaboradores en otro documento, copie la fila del archivo .csv utilizando Ctrl+C y péguela en la fila correspondiente de la matriz de permisos avanzados utilizando Ctrl+V.