Desde el Programa de Sostenibilidad , puedes utilizar la función «Buscar y sustituir» para aplicar rápidamente el mismo cambio a los detalles de varias métricas o a sus tareas de recopilación de datos a la vez, en lugar de editarlas una por una.
Por ejemplo, puedes utilizar la función «Buscar y reemplazar » para:
- Agregar o quitar detalles (por ejemplo, una etiqueta personalizada) en múltiples métricas o tareas
- Sustituir una entrada concreta de un dato, por ejemplo, para cambiar el responsable de la aprobación o el asignatario de varias tareas debido a cambios en la plantilla
- Sustituir todas las entradas de un detalle, independientemente de su estado actual, por ejemplo, para actualizar los requisitos de las métricas en cuanto a notas o archivos adjuntos de apoyo, o los flujos de trabajo completos de aprobación de las tareas.
Nota: Solo puedes actualizar las tareas cuando aún no estén «Completadas ». Cuando actualizas las tareas, estas vuelven a Estado «En curso ».
Paso 1. Seleccionar los detalles que quieres actualizar
En el Programa de sostenibilidad , selecciona «Buscar y sustituir » y elige si deseas actualizar los datos sobre las métricas o los valores de las tareas:
- Para actualizar las métricas de varios temas, selecciona «Resumen del programa » en el menú y, a continuación, selecciona «Buscar y sustituir» en el menú.
- Para actualizar métricas o tareas dentro de un mismo tema o métrica, selecciona el tema o la métrica —respectivamente— en el esquema y, a continuación, selecciona «Buscar y sustituir» en su menú.
Para realizar estas actualizaciones, selecciona «Detalles de la métrica »:
| Detalle | Agregar | Reemplazar | Quitar | Reemplazar todo |
|---|---|---|---|---|
| Tema | ||||
| Descripción de la métrica | ||||
| Archivo adjunto de referencia | ||||
| Etiqueta del programa | ||||
| Requerir notas | ||||
| Requerir archivos adjuntos de soporte |
Nota: Para actualizar el tipo de valor, la unidad de medida, la frecuencia, las dimensiones o las referencias al contenido de Related Explorer de las métricas, ponte en contacto con tu gestor de éxito del cliente (CSM) de Workiva para que te ayude.
Para realizar estas actualizaciones, selecciona «Detalles de la tarea »:
| Detalle | Agregar | Reemplazar | Quitar | Reemplazar todo |
|---|---|---|---|---|
| Persona asignada | ||||
| Fecha de vencimiento de la persona asignada | ||||
| Aprobador | ||||
| Fecha de vencimiento del aprobador | ||||
| Etapas de aprobación (Aprobadores y Fechas de vencimiento). | ||||
| Instrucciones | ||||
| Nombre de tarea |
Paso 2. Buscar métricas o tareas que actualizar
En «Buscar» , aplica filtros para buscar en el programa las métricas o tareas que deseas actualizar.
Nota: Si seleccionas «Buscar y sustituir» en un tema o una métrica, los resultados se filtran automáticamente según las métricas o tareas de ese tema o métrica. Puedes ajustar estos filtros si es necesario.
Para encontrar las métricas que hay que actualizar:
-
Haz clic en «Añadir filtro » y especifica los criterios de las métricas:
Filtrar Busca métricas en función de Tiene archivos adjuntos de referencia Tanto si contienen archivos adjuntos de referencia , como fórmulas de ejemplo o archivos PDF con directrices marco Descripción de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta en sus descripciones Nombre de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de sus nombres, o el ID de la métrica. Etiqueta del programa Una etiqueta personalizada específica
Consejo: Para encontrar métricas que incluyan al menos una de varias etiquetas, haz clic en «Añadir otra etiqueta de programa » para aplicar un filtro adicional.
Requerir notas Si necesitan notas para la recopilación de datos de sus valores Requerir archivos adjuntos de soporte Si necesitan documentos justificativos —como cálculos o facturas de servicios públicos— para recopilar los datos sobre sus valores Tema El tema concreto que defienden
Consejo: Para buscar métricas de varios temas, haz clic en «Añadir otro tema» para aplicar un filtro adicional.
Nota: Si seleccionas «Buscar y sustituir» en el menú de un tema, se aplica automáticamente un filtro de tema para incluir las métricas de ese tema.
Unidad La unidad de medida utilizada con sus valores de «Texto», «Porcentaje» o «Moneda»
Consejo: Para buscar métricas basadas en varias unidades de medida, haz clic en «Añadir otra unidad» para aplicar un filtro adicional.
Tipo de valor El tipo de valores recopilados, como «Número», «Texto» o «Moneda»
Consejo: Para buscar métricas basadas en varios tipos de valores, haz clic en «Añadir otro tipo de valor» para aplicar un filtro adicional.
Conse jo : Para eliminar un filtro y sus criterios, haz clic en «Eliminar filtro
- Una vez que hayas añadido todos los filtros, haz clic en «Buscar» para obtener las métricas que cumplen con los criterios establecidos.
Para encontrar las tareas que hay que actualizar:
- Selecciona el Año de programa y el Periodo de recogida de los valores de las tareas.
-
Haz clic en «Añadir filtro » y especifica los criterios de las tareas:
Filtrar Busca tareas basadas en Aprobador Un miembro del espacio de trabajo específico asignado para aprobar sus valores:
- Para buscar tareas sin responsable de aprobación, selecciona «Sin responsable de aprobación».
-
Para encontrar tareas asignadas a miembros que ya no están en tu Espacio de trabajo, selecciona Antiguo miembro.
Nota: En los resultados, puedes ver cuándo un responsable de la aprobación es un miembro que ya no forma parte del equipo o que está suspendido.
- Para buscar tareas asignadas a uno de varios responsables de aprobación, haz clic en «Añadir otro responsable de aprobación ».
Fecha de vencimiento del aprobador Cuándo deben los responsables de la aprobación verificar sus valores
Consejo: Para encontrar tareas sin fecha límite de aprobación, aplica el filtro sin introducir ningún intervalo de fechas.
Persona asignada Un miembro del espacio de trabajo específico asignado para preparar sus valores:
-
Para encontrar tareas asignadas a miembros que ya no están en tu Espacio de trabajo, selecciona Antiguo miembro.
Nota: En los resultados, puedes ver cuándo un destinatario es un miembro que ya no forma parte del equipo o que está suspendido.
- Para buscar tareas asignadas a uno de varios responsables, haz clic en «Añadir otro responsable ».
Fecha de vencimiento de la persona asignada Cuándo deben los encargados completar la recopilación de datos sobre sus valores
Consejo: Para encontrar tareas sin asignado ni fecha de vencimiento, aplica el filtro sin introducir ningún intervalo de fechas.
Dimensión Un valor de dimensión personalizado específico aplicado a los valores recogidos, como para una ubicación concreta de una dimensión Ubicación. Tiene archivos adjuntos de referencia Si sus métricas para las que recogen valores tienen material de referencia -como fórmulas de muestra o requisitos normativos- adjunto. Tiene archivos adjuntos de soporte Si sus valores tienen material de apoyo adjunto, como cálculos o facturas de servicios públicos. Descripción de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de las descripciones de sus métricas. Nombre de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de los nombres de sus métricas, o el ID de la métrica. Notas Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de las notas proporcionadas para sus valores Etiquetas de programa Una etiqueta personalizada específica aplicada a sus métricas Instrucciones de tarea Una Palabra clave específica o una frase exacta dentro de las instrucciones proporcionadas a sus asignados y Aprobadores. Nombre de tarea Una palabra clave específica o una frase exacta con sus nombres Estado de tarea Estado de la recopilación de datos de las tareas
Nota: Puedes buscar —pero no modificar— las tareas cuyo estado sea «Completado».
Tema El tema específico sus métricas recogen valores para. - Una vez que hayas añadido todos los filtros, haz clic en «Buscar» para obtener las tareas que cumplan con los criterios establecidos.
Etapa 3. Reemplazar, añadir o quitar detalles
Para actualizar las métricas o tareas:
-
En «Resultados» , selecciona las métricas o tareas que deseas actualizar.
Consejo: Para descargar los resultados completos en un archivo de valores separados por comas (CSV), por ejemplo, para compartirlos con otras personas de tu empresa, haz clic en «Exportar ».
-
En «Reemplazar» , selecciona el cambio que deseas realizar.
Para añadir una entrada o cadena de texto, realiza un Añadir.
Consejo: En el caso de las métricas, puedes añadir un archivo adjunto de referencia, una etiqueta o texto a sus descripciones; en el caso de las tareas, puedes añadir texto a sus instrucciones o a sus nombres.
- En «Cambiar », selecciona «Añadir».
-
En «Campo» , selecciona el dato que deseas actualizar y, a continuación, indica la entrada o la cadena de texto que quieres añadir.
Nota: Cuando añadas texto a la descripción o a las instrucciones de una métrica , la nueva cadena se añadirá al final del texto existente.
Para eliminar una entrada o cadena de texto, realiza un Quitando .
Consejo: En el caso de las métricas, puedes eliminar una etiqueta o un texto concreto de sus descripciones; en el caso de las tareas, un responsable de aprobación o un texto de sus instrucciones o nombres.
Nota: No se puede eliminar el nombre completo de una tarea.
- En «Cambiar », selecciona «Eliminar».
- En «Campo» , selecciona el dato que deseas actualizar y, a continuación, indica la entrada o la cadena de texto que deseas eliminar de él.
Para sustituir una entrada o cadena concreta dentro de un detalle por una nueva entrada o cadena, realiza una sustitución.
Nota: Para sustituir un elemento en su totalidad —como todas las entradas, su texto completo o un flujo de trabajo de aprobación—, independientemente de su estado actual, utiliza la opción «Reemplazar todo».
Consejo: En el caso de las métricas, puedes sustituir el tema, la etiqueta o el texto de sus descripciones; en el caso de las tareas, el responsable, el aprobador, la fecha de vencimiento o el texto de sus instrucciones o nombres.
- En «Cambiar », selecciona «Reemplazar».
- En «Campo» , selecciona el detalle que deseas actualizar y, a continuación, especifica la entrada actual o la cadena que deseas sustituir dentro de ese detalle.
- En «Reemplazar por» , especifica la nueva entrada o cadena que se va a utilizar en su lugar.
Para sustituir un elemento en su totalidad —como todas las entradas o su texto completo—, independientemente de su estado actual, utiliza la opción «Reemplazar todo».
Nota: Para sustituir únicamente una entrada o cadena concreta dentro de los detalles, utiliza la función «Reemplazar».
Consejo: En el caso de las métricas, puedes modificar sus temas, descripciones, etiquetas o requisitos para las notas o los archivos adjuntos de apoyo; en el caso de los temas, puedes modificar sus responsables, sus fechas de vencimiento, los pasos de aprobación, las instrucciones o los nombres.
- En «Cambiar », selecciona «Reemplazar todo».
- En «Campo» , selecciona el dato que deseas actualizar y, a continuación, indica la entrada o la cadena de texto que se debe utilizar en su lugar.
Consejo: Para sustituir a todos los responsables de la aprobación o sus fechas límite en las tareas, selecciona «Pasos de aprobación » y configura el flujo de trabajo de aprobación completo , incluyendo los responsables, los pasos y las fechas límite.
- En «Cambiar », selecciona «Añadir».
- Haz clic en «Actualizar todo ».
Una vez completada la actualización, los resultados se actualizan para reflejar los cambios y los posibles errores.
Nota: Para aplicar otra actualización a las métricas o tareas, haz clic de nuevo en «Buscar» para que solo aparezcan aquellas que cumplan los criterios de los filtros.
Solución de problemas
Si la función «Buscar y sustituir» no puede aplicar un cambio, la métrica o tarea afectada aparecerá seleccionada en «Resultados » tras la actualización. Para resolver el problema, haz clic en «Error» para obtener información o sugerencias sobre cómo solucionarlo.
Para resolver un error, puede que tengas que hacerlo:
- Comprueba que la métrica o la tarea cuente con todos los datos necesarios para la actualización; por ejemplo, la función «Buscar y sustituir» no puede actualizar la fecha límite de aprobación de una tarea que no tenga aprobadores.
- Si estás actualizando tareas, asegúrate de que su estado no sea Completo.
- Si los errores se deben a un problema de conexión a la red, solo tienes que volver a hacer clic en «Actualizar todo ».