Puedes llevar el contenido de las notificaciones de Workiva directamente a tu espacio de trabajo de Slack. Una vez activado, empezarás a recibir notificaciones de elementos como: comentarios dirigidos, tareas, recordatorios, solicitudes y mucho más.
Las notificaciones de Slack pueden activarse a nivel de organización a través de un Administrador de Organización, que activa las notificaciones para todos los espacios de trabajo de esa organización. Cada usuario puede optar por no recibir notificaciones de Slack en su Perfil de Usuario de Workiva.
Visión general de las notificaciones de Slack
Antes de activar las notificaciones de Slack, es recomendable que revises los requisitos de instalación y las expectativas de las funciones.
Requisitos de instalación y configuración
Para participar en el programa beta, es necesario realizar una instalación y configuración manual. El proceso de configuración requerirá:
- Un administrador de Slack para crear un bot de Workiva en tu espacio de trabajo de Slack.
- Se generará un token de portador y se añadirá a la página Workiva Organization Admin, donde se almacenará de forma segura. Si se cambia el token, tendrás que sustituirlo.
Expectativas de resultados
Las notificaciones de Slack para Workiva son actualmente una función beta. A continuación se enumeran las funciones disponibles y las expectativas de características:
- Todas las notificaciones se envían en un solo sentido, de Workiva a Slack.
- Los usuarios tendrán que iniciar sesión en Workiva para realizar acciones en cualquier tarea de Workiva; no se puede realizar ninguna acción directamente desde Slack.
- Las notificaciones serán similares a las de correo electrónico, pero se enviarán al espacio de trabajo de Slack además de por correo electrónico.
- Los usuarios pueden especificar un correo electrónico alternativo si su correo electrónico de Slack es diferente al de su trabajo.
- En este momento, no habrá ninguna configuración disponible en Workiva para desactivar los correos electrónicos en favor de los mensajes de Slack. Si es necesario, el usuario puede optar por no recibir notificaciones de Slack navegando a Mi perfil, seleccionando Preferencias, y desmarcando la casilla junto a Activar notificaciones de Slack.
Paso 1: Instala el bot Workiva
Para comenzar el proceso de instalación, un administrador de Slack tendrá que añadir el bot Workiva a tu espacio de trabajo de Slack.
Para añadir el bot Workiva:
- Navega hasta https://api.slack.com/.
- Haz clic en Tus apps y selecciona Gestiona tus Apps.
- Elige Crear nueva App. Puede que veas más de un espacio de trabajo.
- Haz clic en Desde el manifiesto de una app.
- Si tienes más de un espacio de trabajo, selecciona el espacio de trabajo apropiado y haz clic en . Siguiente.
- Introduce el manifiesto de la aplicación JSON que el equipo de Workiva ha proporcionado a continuación.
- Haz clic en Siguiente.
- Revisa la información y haz clic en Crear.
- Después de esto, se te llevará a la página de Información Básica donde seleccionarás Instalar en el espacio de trabajo.
- Aprueba esta acción haciendo clic en Permitir.
Manifiesto de la aplicación
Introduce el manifiesto de la aplicación en el campo JSON en el paso 6 indicado anteriormente.
Manifiesto JSON de la aplicación
Paso 2: Actualizar la información de visualización de Slack
Para actualizar la información de visualización de Slack para la aplicación Workiva:
- En la página de configuración de Slack, selecciona la sección Información básica del panel izquierdo y desplázate hacia abajo hasta Información de pantalla.
- Añade a los campos la información y el icono proporcionados por Workiva.
Nota: Es posible que la mayoría de los campos ya estén rellenados según el Manifiesto de la Aplicación que se introdujo anteriormente. En este caso, solo tendrás que añadir el icono.
Nombre de campo Información Nombre de la aplicación Workiva Breve descripción ¡Recibe tus notificaciones de Workiva en Slack! Icono de la aplicación y Vista previa Haz clic con el botón derecho en la imagen de abajo, selecciona Descargar/Guardar imagen y elige «Añadir icono de aplicación» para subir la imagen.
Color de fondo #232323 Descripción larga Workiva para Slack lleva contenido procesable directamente a tu espacio de trabajo de Slack.
Estos son los tipos de notificaciones que puedes recibir:
- Solicitudes
- Recordatorios
- Tareas
- Comentarios
- Una vez rellenados todos los campos, haz clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página. Si solo has añadido el icono, tus cambios se guardarán automáticamente.
- Para asegurarte de que se instalan estas actualizaciones, vuelve a la sección Instala tu aplicación, expándela y haz clic en Reinstalar en el espacio de trabajo. Te llevará de nuevo por los mismos pasos de autorización.
- Tu bot de Workiva ya debería estar instalado y disponible para los usuarios.
Paso 3: Añadir token a Workiva
Un administrador de organización puede añadir el token OAuth de usuario de bot a Workiva.
Para añadir este token a una organización Workiva:
- En la página de configuración de Slack, selecciona la sección Instalar App en el panel de la izquierda.
- Localiza el Bot User OAuth Token y haz clic en Copia.
- En Workiva, ve a la página Org Admin.
- En la pestaña Visión general, selecciona Configuración y elige Notificaciones.
- Marca la casilla Activar las notificaciones de Slack y pega el token en el cuadro de texto.
- Haga clic en Guardar cambios.
Nota: Las notificaciones de Slack también pueden activarse para espacios de trabajo específicos en Workiva.
Gestionar notificaciones
Si recibes una notificación Slack de Workiva, la aplicación Workiva se añadirá automáticamente a tu lista de aplicaciones. Si no, puedes seleccionar Añadir aplicaciones en la sección Aplicaciones de Slack, y elegir Workiva para añadirla a tu lista de aplicaciones instaladas.
Para dejar de recibir notificaciones en Slack, ve a tu Perfil de usuario en Workiva, y desmarca Activar notificaciones de Slack dentro de tus Preferencias.