Workiva Sync es un complemento de Excel disponible a través de Microsoft Appsource que copia sólo los datos o fórmulas en celdas seleccionadas de Excel a la Plataforma Workiva. Workiva Sync funciona bajo el supuesto de que la hoja de cálculo Workiva de destino está establecida y configurada de la manera que usted desea, por lo que no trae (¡y no puede!) ningún metadato o formato. Esto le permite actualizar hojas de cálculo Workiva existentes o crear nuevas con datos de su ordenador local sin preocuparse de que el formato o la estructura cambien al realizar la actualización.
Workiva Sync funciona sobre una base API para proporcionar la misma seguridad de datos que la Plataforma Workiva y elimina la necesidad de reinstalación si Workiva añade nuevas funciones.
Nota: Para preservar el formato, recomendamos utilizar la función nativa de importación XSLX de Workiva cuando traiga por primera vez un archivo Excel a Workiva. Tras la importación inicial, puede utilizar Workiva Sync para realizar actualizaciones de forma eficaz.
Requisitos de instalación
Nota: El 14 de octubre de 2025, Microsoft finalizó el soporte para Office 2016 y 2019. Después de esa Fecha, tendrás que actualizar la versión de Microsoft Excel que tengas instalada para poder seguir utilizando Workiva Sync. Obtén más información.
Antes de instalar Workiva Sync, necesitarás cumplir los siguientes requisitos.
Permisos de usuario
La cuenta de usuario que realice la instalación debe tener derechos de administrador en el ordenador local.
Versiones de Excel compatibles
Workiva Sync es compatible con las versiones de 32 y 64 bits de Microsoft Office.
- Excel en el iPad
- Excel en Mac (Microsoft 365)
- Excel en Windows (Microsoft 365)
- Excel en la Web
Para obtener la mejor experiencia, recomendamos Microsoft Office 365 integrado con la versión de escritorio más reciente de Excel.
Detalles del navegador Excel
Las instalaciones de Microsoft 365 necesitarán WebView2 instalado si está utilizando una compilación anterior a 16.0.13530.20424.
Para obtener más información, consulta estos enlaces:
Workiva Sync ofrece una función Utilizar celdas seleccionadas que permite a los usuarios sincronizar sólo los rangos de datos seleccionados actualmente en el libro de Excel. Esta función depende de la API 1.9 de Excel, que solo está disponible en algunas versiones de Excel. Ver más información en Conjuntos de requisitos de la API JavaScript de Excel.
Instalación de Workiva Sync
El equipo de TI responsable de gestionar su inquilino de Microsoft suele encargarse de la instalación. Tienen dos opciones para instalar Workiva Sync:
- Centro de administración de Microsoft 365 - Cargue el archivo de manifiesto directamente en el inquilino de Microsoft.
- Herramientas de terceros - Utiliza una herramienta de despliegue centralizado para distribuir el archivo de manifiesto a las máquinas de los usuarios.
La instalación de Workiva Sync coloca un pequeño archivo de manifiesto XML (4KB) en el ordenador local. Este Archivo agrega un botón Workiva Sync a la barra de herramientas Página principal . Al hacer clic en este botón se abre el navegador incrustado dentro de Excel, donde puede iniciar sesión en su cuenta de la Plataforma Workiva, y donde puede controlar dónde y cómo se sincronizan las celdas. (Se trata de un inicio de sesión distinto del inicio de sesión directo en Workiva, pero utiliza el mismo procedimiento de inicio de sesión).
Instalación de Workiva Sync directamente a través de Microsoft Appsource
Si Microsoft Appsource Marketplace está desbloqueado y los usuarios tienen permisos para añadir/agregar complementos de Office, los usuarios finales pueden instalar Workiva Sync directamente. Si no puedes instalar Workiva Sync directamente a través de Microsoft Appsource, ponte en contacto con los recursos informáticos de tu empresa.
Para añadir Workiva Sync en Excel:
- Abre Excel y selecciona la pestaña Insertar.
- Haz clic en el icono Add-ins. Su ubicación en la barra de herramientas y en el icono de Inicio depende de la versión de Excel que estés utilizando y de qué otros complementos tengas instalados. He aquí dos ejemplos:
- En la ventana Complementos de Office, haz clic en Tienda de Office.
- Escribe "Workiva" en el cuadro de búsqueda. Lo que verás será algo parecido a lo siguiente:
- Selecciona Workiva Sync y haz clic en Añadir.
- Haz clic en Continuar. Workiva Sync se añadirá a tu Excel.
Para más información, consulte la Guía de instalación de Workiva Sync PDF.
Uso de Workiva Sync
Puedes utilizar Workiva Sync para sincronizar tu libro de Excel con una hoja de cálculo en blanco o existente de Workiva.
Nota: Si estás sincronizando con una hoja de cálculo Workiva existente, puede que tengas que ajustarla para que los cambios se sincronicen correctamente. Por ejemplo, si has añadido una nueva fila de datos en tu libro de Excel, debes añadir una fila vacía en el mismo lugar de la hoja de cálculo de Workiva. Además, si los nombres de las pestañas de las hojas del libro de Excel no coinciden con los nombres de las hojas de la hoja de cálculo de Workiva, la sincronización añadirá nuevas hojas con los nombres de las pestañas de las hojas de Excel.
Para sincronizar un archivo Excel con tu cuenta de la Plataforma Workiva:
- Abre tu versión de Excel.
- Haz clic en el botón Workiva Sync de la barra de herramientas de Excel. El aspecto del icono depende de su versión de Excel; aquí tiene dos ejemplos del aspecto que puede tener el botón:
- Elige tu entorno Workiva desde el desplegable y haz clic en Siguiente.
- Selecciona el Espacio de trabajo con el que quieres sincronizarte y haz clic en Siguiente.
- Selecciona Inicia una sincronización.
- Introduce los datos necesarios en el formulario Sync Details.
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Elegir dónde sincronizar - Puedes buscar archivos o hacer clic en el menú desplegable que listará las hojas de cálculo más recientes para las que tienes permisos de edición. Una vez seleccionada una hoja de cálculo, Workiva Sync selecciona automáticamente las hojas de Excel que se incluirán en la sincronización cuando haya una coincidencia de nombre de hoja idéntica en la hoja de cálculo de destino de Workiva.
Las hojas no detectadas con el mismo nombre de hoja no se seleccionan automáticamente para estar en la sincronización. Estas Hojas pueden deseleccionarse si no quieres incluirlas. Cualquier hoja no oculta del archivo Excel puede seleccionarse manualmente para incluirla en la sincronización.
- Utilizar rangos seleccionados - Esto sincroniza los rangos seleccionados en las hojas de Excel que se incluirán en la sincronización. Esta opción no está disponible en las versiones con licencia por volumen de Excel 2016 y Excel 2019 (no 365).
- Incluir fórmulas - Las fórmulas de Excel se sincronizarán como fórmulas si son compatibles con Workiva. Las fórmulas no admitidas se sincronizan como valores. Puedes ver qué fórmulas se sincronizaron en un valor y te proporcionará navegación a celdas concretas de la hoja de destino de Workiva.
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Cuando hayas introducido los datos, selecciona Sincronizar.
Nota: El número máximo de celdas que se pueden sincronizar a la vez es de 2 millones.
- Cuando se complete la sincronización, aparecerá un aviso en la esquina inferior derecha de la ventana.
Una vez completada la sincronización, puedes ver la hoja de cálculo de Workiva de destino en tu cuenta de Workiva.
Notas
- Workiva Sync no está relacionado con la utilidad Local Archivo Sync .
- Local Archivo Sync le permite abrir archivos adjuntos de Workiva directamente en su ordenador.
Puede editarlos y los cambios se trasladarán automáticamente al archivo adjunto en Workiva. - Workiva Sync es un complemento de Excel que le permite sincronizar datos específicos con una Hoja de cálculo Workiva desde un Archivo Excel externo.
- Local Archivo Sync le permite abrir archivos adjuntos de Workiva directamente en su ordenador.
Notas sobre Formatos y Metadatos
- Fuentes, Colores, Líneas y cualquier otro formato del documento original es no importado.
Workiva Sync asume que has establecido (o establecerás) todo el formato en tu Hoja de cálculo de Workiva. Una vez establecido ese formato, no se verá afectado por futuras sincronizaciones. - Si hay información en tu hoja de cálculo de Workiva que no quieres que se sobrescriba, bloquea esa celda en la hoja de cálculo de Workiva para evitar futuros cambios.
Notas de seguridad.
- Workiva Sync no accede a los datos del usuario final hasta que los datos se escriben en la Plataforma Workiva.
- No hay datos almacenados localmente cuando se utiliza Workiva Sync.
- Ninguno de los programas, salvo el archivo de manifiesto, se instala en el ordenador del usuario final.
- Para obtener información adicional sobre seguridad y gestión de datos, consulta Detalles técnicos de Workiva Sync.
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