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En Workiva, tu capacidad para acceder e interactuar con una función se establece en función de tu rol . Los ROLES permiten a las empresas limitar el acceso de un empleado solo a las herramientas necesarias para su trabajo. Una vez asignado un rol, el acceso puede restringirse aún más mediante el uso de permisos - como la capacidad de ver o editar un archivo concreto. Cadenas sigue este mismo modelo, pero incluye un subconjunto de permisos exclusivos de Cadenas.

Esta guía te mostrará cómo crear grupos de usuarios en Cadenas, asignarles los roles adecuados y establecer los permisos necesarios.

Paso 1: Crear el grupo de usuarios Propietarios de Cadenas

Para empezar, alguien con el rol Administrador de Seguridad de Cadenas tendrá que crear nuevos grupos de usuarios y ordenar a los miembros del personal en ellos. Estos Grupos definirán las habilidades que cada persona tiene en tu software.

Como mínimo, debes crear un grupo de Propietarios de cadenas que permita a los usuarios ver, ejecutar, editar y crear cadenas.

He aquí cómo:

1. En la página de inicio de Workiva, haz clic en el icono de tu perfil, situado en la esquina superior derecha.
2. Selecciona « » (Configuración del lugar de trabajo) en el menú desplegable.
3. Selecciona la pestaña « » (Grupos) « » (Grupos de trabajo).
4. Haz clic en Crear grupo en el lado derecho.
   
5. Nombra a este grupo Propietarios de Cadenas.
6. Ahora añade miembros del espacio de trabajo a este grupo buscando o seleccionando a personas. Recuerda que los usuarios de este grupo tendrán la capacidad de ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
7. Para finalizar, haz clic en Crear grupo.

Establecerás los permisos de este grupo en la etapa 4.

Nota: ¿Necesitas más ayuda? Haz clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre cómo establecer grupos de usuarios.

Crear grupos de usuarios adicionales

Ahora has establecido un grupo Propietario de Cadenas que tiene acceso completo a las cadenas. Este es el único grupo requerido , pero quizá quieras permitir que otros usuarios también tengan acceso a las cadenas.

En este caso, te recomendamos que sigas los pasos anteriores para crear dos Grupos adicionales:

• LECTORES de Cadenas: Este grupo solo tiene acceso de visualización a Cadenas.
• Ejecutores de Cadenas: Este Grupo puede ver y ejecutar Cadenas, pero no puede modificarlas ni crearlas.

Paso 2: Asignar de forma masiva nuevos roles de usuario

Ahora que has establecido grupos de usuarios para los miembros de tu plantilla, tendrás que asignar a cada persona un rol actualizado.

Esto es lo que recomendamos:

• Elimina el rol Propietario de Cadenas de todos los usuarios de Cadenas: Este rol heredado concede acceso de administrador a todos los ajustes y objetos de Cadenas. Ya no es necesario y puede permitir a usuarios el acceso no deseado a tus cadenas.
• Asigna el rol de Generador de cadenas a todos los usuarios de Cadenas: El rol Generador de cadenas concede acceso a la propia plataforma Cadenas, pero no concede ninguna otra habilidad por sí mismo.
• Asigna el rol de administrador de Seguridad de Cadenas al menos a una persona: Este rol permite al administrador asignar permisos a otros usuarios. Al menos una persona debe tener esta capacidad.

Para actualizar los roles de tus miembros, sigue estos pasos:

1. En la página de inicio de Workiva, haz clic en el icono de tu perfil, situado en la esquina superior derecha.
   
2. Selecciona « » (Configuración del lugar de trabajo) en el menú desplegable.
3. Selecciona la pestaña «Miembros de » ( ) y marca la casilla situada junto a cada usuario cuyos roles quieras editar.
   
4. Haz clic en « » (Editar) en la barra de herramientas y selecciona « Roles» (Roles de ) .
   
5. En el cuadro de diálogo « » (Roles de edición) , marque o desmarque la casilla para aplicar o eliminar un rol a todos los usuarios seleccionados. Un guión en una casilla de verificación indica que algunos de los miembros seleccionados ya tienen esta función.
   
6. Haz clic en « » y, a continuación, en «Apply Changes» ( ) en la barra de herramientas para finalizar.
   

Modificar los roles de usuario individuales

1. En la página de inicio de Workiva, haz clic en el icono de tu perfil, situado en la esquina superior derecha.
   
2. Selecciona « » (Configuración del lugar de trabajo) en el menú desplegable.
3. Selecciona la pestaña «Miembros de » ( ) y haz doble clic en el usuario cuyos roles quieras editar.
   
4. En el menú desplegable «Roles del espacio de trabajo», haz clic en cada rol que quieras asignar al usuario. Para eliminar un rol, haz clic en el icono « » X situado junto a dicho rol en la fila del usuario.
5. Haz clic en el icono azul con la marca de verificación para aceptar tus tareas.
6. Haz clic en « » y, a continuación, en «Apply Changes» ( ) en la barra de herramientas para finalizar.
   

Nota: ¿Necesitas más ayuda? Haz clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre el cambio de rol.

Etapa 3: Establecer permisos para tus nuevos Grupos

A estas alturas, ya se les deberían haber asignado a tus miembros sus nuevas funciones y grupos. El paso final es asignar permisos únicos a cada grupo; estos permisos, a su vez, decidirán el nivel de acceso concedido a cada miembro del personal.

Nota: Para completar esta tarea, deberás tener asignado el rol de « » (Administrador de seguridad de la cadena de ) .

Aquí se explica cómo asignar permisos:

1. En la página de inicio de Workiva, haz clic en « » (Cadenas de ) en el menú de navegación de la izquierda.
2. En la nueva pestaña «Cadenas», haz clic en el icono de tu perfil, situado en la esquina superior derecha.
   
3. Selecciona « » (Administrador de cadenas) en el menú desplegable y, a continuación, selecciona « » (Configuración del espacio de trabajo) .
   
4. Selecciona « » («Usuarios y permisos») en la barra de navegación superior,
5. En la pestaña Permisos, selecciona el grupo Propietarios de Cadenas.
   
6. En «Permisos de » ( ), en la parte derecha, marca la casilla « Creator» ( ). Tus cambios se guardarán automáticamente.
   

En este punto, has terminado de aplicar permisos al grupo Propietarios de Cadenas. Si has creado otros grupos, como «Chain Viewers» o «Chain Runners», repite este paso y selecciona los permisos adecuados para cada grupo.

Nota: Una vez creadas las cadenas, al hacer clic en « » (Permisos de las cadenas) se abre una ventana en la que se pueden asignar o eliminar los permisos de lectura, ejecución, edición y administración para cada cadena individual.

Paso 4: Quitar permisos desde el Grupo de usuarios predeterminado.

Todos los nuevos usuarios de Cadenas se colocan automáticamente en el grupo de usuarios Predeterminado. Este Grupo de usuarios solo es visible en Cadenas y no aparecerá en el resto de Workiva. No se puede eliminar ni quitar.

Como este grupo incluye a todos los de tu espacio de trabajo, te recomendamos que elimines la mayoría de sus permisos.

Nota: Antes de proceder con esta etapa, asegúrate de que todos los usuarios están asignados a otros grupos con los permisos adecuados. Si se quitan los permisos del grupo Predeterminado, se quitan a todos los usuarios que estén asignados sólo a este grupo.

1. En Generador de cadenas, haz clic en Configuración en la parte superior izquierda.
2. Selecciona « » («Usuarios y permisos») en la barra de navegación superior,
3. En la pestaña «Permisos», selecciona el grupo de usuarios « » (por defecto) en « Chains Permissions» .
   
4. A la derecha, desmarca las casillas para eliminar todos los permisos. Tus cambios se guardarán automáticamente.

Nociones básicas de los niveles de permisos

Los niveles de permisos en Cadenas están nivelados y correlacionados, lo que significa que algunos permisos se activan automáticamente cuando se activa un permiso de nivel superior. Por ejemplo, el permiso de Creadores concederá automáticamente el permiso de Ejecutor y Editor.

Ten en cuenta que no se pueden seleccionar todas las casillas dentro de un espacio de trabajo.

Nota: Los permisos de Lector y Administrador no pueden asignarse en el nivel del espacio de trabajo. El permiso de Observador es un permiso por defecto que se concede a todos los miembros del espacio de trabajo, y el permiso de Administrador se concede según el rol del usuario.

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¿Puedo asignar permisos a cadenas individuales?

Sí, pero para ello es necesario que un administrador de seguridad del entorno de disponga de derechos en el entorno principal de la cadena.

Más información sobre la asignación de permisos a cadenas individuales.