Gestionar archivos adjuntos para métricas en el Programa de Sostenibilidad

Desde el Programa de Sostenibilidad , puedes adjuntar archivos a los indicadores como referencia o como documentación complementaria:

Los archivos adjuntos de referencia aportan contexto sobre una métrica general, por ejemplo, para ayudar a los miembros a preparar o aprobar sus valores:
- Orientación descargada como archivo de documento portátil (PDF) desde un marco
- Ejemplos de fórmulas utilizadas para calcular valores.
- Objetivos de la organización que respalda la métrica.
Consejo: Los miembros del espacio de trabajo a los que se les haya asignado la tarea de preparar o aprobar los valores de una métrica pueden consultar estos archivos mientras realizan sus tareas en Workiva Tasks o desde un archivo de origen conectado .
Los archivos adjuntos de apoyo aportan contexto sobre un valor concreto de una métrica, como facturas de servicios públicos, cálculos u otras pruebas aportadas como parte de la recopilación de datos.

Nota: Para facilitar la identificación de un archivo adjunto de apoyo cuando se descargue para una solicitud de auditoría , incluye el contexto de su valor —como el período de recaudación y la dimensión— en el nombre del archivo.

Adjunta archivos a una métrica o un valor

Para añadir un archivo adjunto a una métrica, puedes:

Cárgalo desde tu unidad local o desde la red, como un PDF, una imagen u otro archivo.
Haz referencia a su archivo en tu espacio de trabajo de Workiva, por ejemplo para una Hoja de cálculo o un Documento.
Crea su Hipervínculo, por ejemplo para un archivo en Google Drive®, Microsoft SharePoint® u otro almacenamiento en línea.

Consejo: Desde la función «Buscar y sustituir» , puedes añadir un archivo adjunto de referencia a varias métricas a la vez.

Para adjuntar un archivo:

En el Programa de Sostenibilidad , abre la métrica.
Elige si quieres añadir una referencia o un archivo adjunto de apoyo:
- Para adjuntar un archivo relacionado con la métrica , como una guía general o fórmulas de ejemplo, haz clic en «Archivos adjuntos de referencia » en «Detalles de la métrica ».
- Para adjuntar un archivo relacionado con un valor , como pruebas justificativas o cálculos que formen parte de la recopilación de datos, haz clic en «Adjuntar» en la sección «Archivos adjuntos» del valor correspondiente en «Valores ».
  Nota: Cada valor puede tener hasta 50 archivos adjuntos de apoyo.
Especifica los archivos para adjuntar.
Para subir un archivo como adjunto:
1. Selecciona «Subir archivo » y haz clic en «Elegir archivo ».
2. Busca y selecciona el archivo para subir.
  Nota: Puedes subir la mayoría de los tipos de archivo, con un tamaño máximo de 500 MB.
Para adjuntar un archivo de Workiva -como una Hoja de cálculo o un Documento- en tu espacio de trabajo:
1. Selecciona el archivo de Workiva .
2. En «Archivo de origen », selecciona el archivo de Workiva que quieras adjuntar.
3. Para adjuntar una sección concreta del archivo, selecciónala en la sección «Fuente ».
4. Haz clic en «Adjuntar ».
Para adjuntar un archivo en línea:
1. Selecciona una dirección web .
2. Introduce la URL completa del archivo.
3. En «Nombre para mostrar» , introduce cómo debe aparecer el archivo adjunto para los miembros, por ejemplo, en la métrica o en las tareas de Workiva.
4. Haz clic en «Adjuntar ».
Nota: Si utilizas el programa como fuente de datos para una consulta , la columna «Archivos adjuntos» de los resultados de la consulta solo incluye los nombres de los archivos subidos; no aparecen archivos de Workiva ni direcciones web.
Una vez que hayas añadido todos los archivos adjuntos, haz clic en «Guardar ».

Agregar el mismo archivo adjunto de referencia a varias métricas

Para utilizar el mismo archivo adjunto de referencia con varias métricas relacionadas, añádelo desde «Buscar y sustituir »:

En «Programa de sostenibilidad» , selecciona «Descripción general del programa» en el índice y, a continuación, selecciona «Buscar y sustituir » y «Detalles de las métricas » en el menú.
Aplica filtros para buscar las métricas a las que quieres añadir el archivo adjunto y haz clic en «Buscar ».
En «Resultados» , selecciona las métricas a las que deseas añadir el archivo adjunto.
En «Reemplazar »:
- En «Cambiar », selecciona «Añadir».
- En el campo , selecciona «Adjunto de referencia».
- En «Archivos adjuntos de referencia» , añade los archivos adjuntos que se aplicarán a las métricas seleccionadas.
Haz clic en «Actualizar todo ».

Para obtener más información, consulta «Buscar y sustituir detalles de métricas o tareas en el Programa de Sostenibilidad ».

Descargar archivos adjuntos

Nota: Solo puedes descargar los archivos subidos como archivos adjuntos, no los archivos de Workiva ni los recursos en línea añadidos como archivos adjuntos.

Para guardar una copia de un archivo subido a una métrica como referencia o como archivo adjunto de apoyo, haz clic en su nombre para descargarlo en la carpeta «Descargas» de tu navegador.

Descargar archivos adjuntos de soporte en bloque

Para ayudar a facilitar las solicitudes de auditoría, puedes descargar un archivo ZIP de archivos adjuntos de apoyo cargados para los valores de un año de informes, basados en:

Una métrica específica
Las métricas de un tema
El Programa en su conjunto

Nota: El archivo ZIP solo contendrá los archivos adjuntos que respaldan los valores, no los archivos adjuntos de referencia de las métricas. Para guardar un archivo subido como archivo adjunto de referencia, descárgalo desde su ficha técnica .

Consejo: Para proporcionar más contexto dentro del archivo ZIP, los responsables del programa pueden activar una configuración del programa que añada automáticamente una marca de tiempo a los nombres de los archivos adjuntos para indicar cuándo se subieron a values.

Para descargar archivos adjuntos de soporte:

En el Programa de Sostenibilidad , decide para qué valores quieres descargar los archivos adjuntos:
- Para obtener los valores de una misma métrica o de un tema, selecciona la métrica o el tema en el esquema y, a continuación, selecciona «Descargar archivos adjuntos de la métrica» en su menú.
- Para consultar los valores de varios temas, selecciona «Descripción general del programa» en el índice y, a continuación, selecciona «Importar/exportar» y «Descargar archivos adjuntos con métricas » en el menú.
Selecciona el Año de programa y los Periodos de recogida de los Archivos adjuntos a descargar.
Especifica los archivos adjuntos a incluir en el archivo ZIP:
- Para descargar todos los archivos adjuntos correspondientes a los periodos seleccionados, haz clic en «Descargar archivos adjuntos ».
- Para descargar archivos adjuntos concretos , selecciona «Descargar solo archivos adjuntos específicos » y, a continuación, elige los archivos que deseas descargar.
  
  Consejo: Para encontrar un archivo adjunto concreto, haz clic en «Buscar » para buscarlo por nombre.
Para guardar el archivo ZIP, haz clic en «Descargar ».

Consejo: El archivo ZIP organiza los archivos adjuntos en una estructura de carpetas basada en el esquema del programa.

Solución de problemas

Si la descarga falla o no puedes abrir el archivo ZIP:

Es posible que el archivo ZIP sea demasiado grande. Si tu descarga supera los 1.300 archivos adjuntos o 1,5 gigabytes (gb), selecciona menos archivos o descárgalos según su tema o sus métricas.
La ruta del archivo puede superar el límite de caracteres de Windows®. Si Windows muestra un error indicando que el archivo ZIP no es válido, significa que su ruta supera el límite MAX_PATH de Windows. Para solucionar el problema, prueba una de estas opciones:
- Explora el archivo ZIP y, a continuación, copia y pega su contenido en otra ubicación.
- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo ZIP y, a continuación, extrae su contenido a una nueva carpeta en el directorio raíz con un nombre de un solo carácter.
- Utiliza un programa de compresión de archivos —como 7-Zip o NanaZip— para abrir el archivo ZIP, siempre que tu empresa lo autorice.

Eliminar archivo adjunto

Para eliminar un archivo adjunto de una métrica, haz clic en «Eliminar».

Centro de soporte de Workiva