Seguimiento de las tareas métricas del Programa de Sostenibilidad

Desde Programa de sostenibilidad, puedes crear y enviar tareas para que los miembros del espacio de trabajo recojan y verifiquen los valores de las métricas para los informes medioambientales, sociales y de gobernanza (ASG) o de sostenibilidad. A continuación, puedes seguir el estado de estas tareas desde el Programa y sus temas y métricas.

Consejo: Para saber más sobre cómo crear y gestionar las tareas de una métrica, consulta Gestionar las tareas de las métricas en el Programa de Sostenibilidad.

Enviar tareas métricas

Después de configurar la métrica, puedes enviar tareas a las personas asignadas de sus valores desde la métrica o el tema.

Desde la métrica
Desde el tema

Nota: Cuando envías tareas desde una métrica, envías tareas para todos los valores de que están configurados para la recopilación de datos en el periodo seleccionado.

Consejo: Para notificar a los asignatarios los valores de varias métricas a la vez, envía las tareas desde el tema en su lugar.

Para enviar tareas solo a los asignados de los valores de una métrica concreta:

Selecciona el año y el Periodo: para los que se deben recoger los valores.
En Tareas, selecciona las tareas a enviar, luego haz clic en Gestionar tareas, y elige si deseas enviar notificaciones a los asignados de las tareas para informar:

Nota: Cuando se envían tareas desde un temas, se envían tareas para todos los valores que están configurados para la recopilación de datos en el año de programa y período de presentación seleccionados.

Para empezar a recopilar valores de varias métricas, envía tareas desde el tema de las métricas:

En Año de programa, selecciona el año de las métricas para las que quieres recopilar valores.
Para acotar aún más el enfoque, en Período de presentación, selecciona el intervalo (en meses) de los valores a recopilar.
- Para enviar tareas para todos los valores de las métricas dentro del período, haz clic en Enviar tareas para el tema general.
- Para enviar tareas para valores dentro del período en función de la frecuencia de recopilación de datos, haz clic en Enviar tareas para la frecuencia correspondiente.
  Para comenzar la recopilación de datos, envía tareas a las personas asignadas para las métricas del año y el período:

Consejo: Si eres la persona asignada del valor, puedes completar tu tarea directamente desde la métrica.

Cuando envías tareas, el Programa de sostenibilidad envía automáticamente notificaciones por correo electrónico a las personas asignadas. Cuando las personas asignadas completan tus tareas, tus aprobadores reciben automáticamente tareas para verificar los datos.

Consejo: Para enviar tareas pero no notificaciones por correo electrónico, como en el caso de los miembros que tienen asignados muchos valores, selecciona Enviar sin notificaciones de Enviar tareas. Si edita la asignación de un valor o archivo de origen conectado, también puedes elegir si notificar el cambio al asignado y a los Aprobadores.

Las personas asignadas y los aprobadores pueden acceder a tus tareas a través de tus notificaciones por correo electrónico, Tareas de Workiva o desde Tareas en la Página principal.

Para los valores métricos con archivos de origen conectados, la persona asignada y el aprobador completan sus tareas en la hoja de cálculo o documento de origen.
Para los valores métricos sin origen conectado, la persona asignada y el aprobador completan sus tareas desde Tareas de Workiva para agilizar la recopilación de datos.

Realizar un seguimiento de la recopilación de datos

Puedes seguir el estado de la tarea de recopilación de datos de una métrica desde la métrica o su tema.

Consejo: Para realizar un seguimiento de la recopilación de datos de valores dentro de un período de tiempo específico, selecciona el período de presentación (como un intervalo de meses) del tema.

Consejo: Puedes gestionar tus tareas asignadas de recopilación de datos desde Página principal .

Estado	Descripción
pause_circle_outline No se ha enviado.	La tarea se creó pero aún no se ha enviado al asignado. Para iniciar la recopilación de datos, envía la tarea a su asignado. Nota: En Consulta, una tarea No enviada aparece como No iniciada.
bucle En progreso	La tarea se envió a la persona asignada y sigue abierta. Nota: Una tarea En curso aparece como No iniciada en Tareas Workiva portal o Enviada en Inicio.
enviar Se ha enviado para aprobación.	La persona asignada preparó un valor y su material de apoyo, y lo envió a los Aprobadores asignados para que lo verificaran. Nota: En Inicio, una tarea Enviada para aprobación aparece como En espera de aprobación.
warning_amber Devuelto	El aprobador envió el valor preparado de vuelta al asignado para hacer correcciones o ajustes.
check_circle_outline Completo	El valor se recopila y, si procede, se aprueba.

Consejo: En una métrica, los valores que no tienen asignada ninguna tarea y no están Completos muestran el estado Pendiente reloj_de_horas_vacío.

Desde el panel Estado de la tarea pie_chart de un tema o métrica, puedes ver un gráfico circular de cuántos valores de métrica hay en cada estado, en forma de porcentaje.

Enviar recordatorios para tareas En progreso.

Para ayudar a mantener el flujo de recogida de datos, Programa de sostenibilidad envía automáticamente recordatorios a los asignatarios o aprobadores con tareas de métricas incompletas:

Tres días antes de la Fecha de vencimiento.
En su fecha de vencimiento.
Todos los días posteriores a la Fecha de vencimiento, hasta tres días.

Desde Programa de sostenibilidad, también puedes enviar recordatorios de tareas para una métrica o un tema concretos, como para hacer un seguimiento de las tareas que siguen incompletas después de sus recordatorios automáticos.

Desde la métrica
Desde el tema

Para enviar recordatorios de las tareas de una métrica concreta:

Desde la métrica, selecciona el año del programa y el periodo de recogida de las tareas para las que enviar recordatorios.
En Tareas, selecciona las tareas para las que enviar recordatorios.
Desde Gestionar tareas, selecciona Recordatorio.

Desde un tema, puedes enviar recordatorios para las tareas de varias métricas:

Selecciona el año y el período de referencia de los valores para los que quieres enviar recordatorios.
Selecciona las tareas para las que quieres enviar recordatorios:
- Para enviar recordatorios para todas las tareas que correspondan en el período, haz clic en Recordar en el tema general.
- Para enviar recordatorios basados en la recopilación de datos mensual, trimestral o anual dentro del período, haz clic en Recordar para la frecuencia correspondiente.
Selecciona si quieres enviar recordatorios para todas las tareas incompletas, o sólo para las que tienen un estado específico.

Restablecer las tareas de métricas

Para detener la recogida de datos de una métrica, por ejemplo si las tareas se enviaron demasiado pronto o ya no son necesarias, puedes restablecer las tareas de sus valores. Al restablecer las tareas de una métrica:

Las tareas vuelven a Sin iniciar.
La persona asignada y el aprobador reciben una notificación de que sus tareas se restablecieron.
La métrica conserva los valores, archivos adjuntos o notas ya recopilados.

Puedes restablecer las tareas desde la métrica o su tema.

Desde la métrica
Desde el tema

Desde una métrica, puedes restablecer las tareas para los valores recogidos para el Año de programa o un Periodo de recogida concreto.

Restablecer las tareas de métricas:

Selecciona el Año de programa y el Periodo de recogida de las tareas a restablecer.
Restablecer tareas para el año o el Periodo:
- Para restablecer las tareas del año , selecciona Restablecer las tareas de métricas en el menú de la métrica, y elige qué tareas restablecer.
  - Para restablecer todas las tareas, incluidas las ya completadas, selecciona Restablecer todas las tareas.
  - Para restablecer solo las tareas aún no completadas, selecciona Restablecer las tareas abiertas.
- Para Restablecer tareas para el periodo , selecciona las tareas a restablecer en Tareas, luego haz clic en Gestionar tareas y selecciona Restablecer.

Desde un tema, puedes restablecer las tareas para los valores recogidos para el periodo del informe seleccionado o para una métrica concreta.

Restablecer tareas para el período de presentación

Restablecer las tareas para el periodo de informe del tema:

Selecciona el año del programa y el Periodo de Información de las tareas a Restablecer.
Desde el menú del tema, selecciona qué tareas restablecer:
- Para Restablecer todas las tareas, incluidas las ya Completadas, selecciona Restablecer tareas para el periodo del informe, Restablecer todas las tareas.
- Para Restablecer sólo las tareas aún no Completadas, selecciona Restablecer las tareas para el periodo del informe, Restablecer sólo las tareas abiertas.
Selecciona si deseas notificar el restablecimiento a los asignatarios y aprobadores de las tareas, y pulsa Aceptar.

Restablecer las tareas de métricas específicas

Para restablecer las tareas de una métrica concreta desde su tema:

Selecciona el año del programa y el Periodo de Información de las tareas a Restablecer.
Desde el menú de la métrica, selecciona qué tareas restablecer:
- Para restablecer solo las tareas que aún no se completaron, selecciona Restablecer las tareas de métricas y Restablecer las tareas abiertas.
- Para restablecer todas las tareas, incluidas las ya completadas, selecciona Restablecer las tareas de métricas y Restablecer todas las tareas.
Selecciona si deseas notificar el restablecimiento a los asignatarios y aprobadores de las tareas, y pulsa Aceptar.

Completa la tarea métrica en nombre del asignado.

Si un asignado no está disponible o no puede completar su tarea, el Propietario de la tarea puede preparar el valor y enviarlo en nombre del asignado.

Consejo: También puedes omitir una etapa de aprobación si un aprobador no puede completar su tarea.

Para abrir la tarea, haz clic en su nombre desde Tareas en Inicio.
Desde la tarea, prepara el valor según sea necesario y, a continuación, envía la etapa del asignatario:
- Desde el portal de tareas Workiva, abre el panel Pasos de la tarea, selecciona Enviando a desde la etapa.

- Desde un archivo de origen conectado, abre el panel Tareas, y selecciona Enviar en el paso de Pasos de la tarea.

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Cancel metric tasks

You can cancel data collection tasks for metrics with a status of In progress , such as if they were sent too soon or are no longer needed. When you cancel a metric's process, you automatically:

Cancel the metric's incomplete tasks.
Send notifications of the cancelation to the tasks' assignees and approvers.

Note: You can't undo the cancellation of a metric's tasks.

To cancel a metric's task:

From the topic, select Cancel tasks from the metric's menu, and click Cancel tasks.
From the metric, select Cancel tasks from its menu, and click Cancel tasks.

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