Un proyecto contendrá uno o varios informes, y cada informe representa una única obligación de presentación de información para una única entidad y para un único período de referencia. Gracias a los permisos, puedes gestionar quién tiene acceso y qué tipo de acceso tiene, tanto a nivel de proyecto como a nivel de informe.
Al conceder a un usuario permisos a nivel de proyecto, se le concederán al mismo tiempo permisos a nivel de informe para los informes incluidos en dicho proyecto. Del mismo modo, al conceder a un usuario permisos a nivel de informe, se le concederán al mismo tiempo permisos sobre los archivos asociados a dicho informe.
Nota : En el caso de los usuarios que no formen parte del proyecto ni de los informes del mismo, puedes concederles permisos para acceder a los archivos individuales de un informe utilizando, como de costumbre, la función de permisos de archivos de Workiva.
Requisitos
- Tu espacio de trabajo debe tener habilitada la solución «Multi-Entity Reporting (MER) Advanced», «Fund Reporting Suite» o «Insurance Suite».
- Debes tener los permisos «Gestor de proyectos » o «Proyectos propios e informes» para un proyecto a fin de gestionar y asignar permisos a nivel de proyecto.
- Debes tener los permisos «Administrador de informes» o «Mis informes y archivos » para un informe a fin de gestionar y asignar permisos a nivel de informe.
Permisos a nivel de proyecto
Gerente de proyecto
El usuario que crea el proyecto se convierte, por defecto, en el responsable del proyecto . El responsable del proyecto :
- Es la persona de contacto principal para el proyecto
- Puede gestionar la configuración y los permisos del proyecto
- Obtiene el informe «Own» y los permisos de los archivos de todos los informes del proyecto
Dado que el gestor de proyectos dispone de permisos de «Informe propio» y «Archivos» para todos los informes del proyecto, puede gestionar la configuración de todos esos informes y, además, tendrá permisos de «Propietario» sobre todos los archivos asociados a dichos informes. Consulta «Permisos a nivel de informe» para obtener más detalles.
Propietario de proyecto e informes
Usuarios con permisos para «Proyecto propio» e «Informes »:
- Puede gestionar la configuración y los permisos del proyecto
- Obtener permisos de «Informe propio» y «Archivos » para todos los informes del proyecto
Nota : La única diferencia entre los usuarios con permisos de «Proyecto propio» e «Informes» y los usuarios con permisos de «Responsable de proyecto» es que el responsable de proyecto es la persona de contacto principal para el proyecto.
Dado que los usuarios con permisos de «Proyecto propio» e «Informes» también obtienen permisos de «Informe propio» y «Archivos» para todos los informes del proyecto, pueden gestionar la configuración de todos esos informes y, además, obtendrán permisos de «Propietario» para todos los archivos asociados a dichos informes. Consulta «Permisos a nivel de informe» para obtener más detalles.
Gestionar los permisos a nivel de proyecto
En el panel de control del proyecto , haz clic en «Configuración» para abrir el panel de configuración del proyecto .
A continuación, puedes gestionar los permisos a nivel de proyecto en la sección «Permisos »:
- Para conceder acceso al proyecto a los nuevos usuarios y asignarles permisos a nivel de proyecto, selecciona primero un usuario o un grupo, a continuación, selecciona el permiso que deseas concederles y, por último, haz clic en «Añadir ».
- Para modificar los permisos de un usuario ya existente, abre el menú desplegable situado junto a ese usuario y selecciona un permiso diferente. También puedes eliminar a ese usuario del proyecto haciendo clic en «Eliminar del proyecto ».
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Para cambiar quién tiene permisos de «Responsable de proyecto », abre el menú desplegable situado junto al nuevo usuario y selecciona «Responsable de proyecto ». Una vez que hayas designado al nuevo responsable de proyecto, podrás modificar los permisos del responsable anterior o eliminarlo del proyecto.
Nota : Solo puede haber un jefe de proyecto en un proyecto en un momento dado.
Permisos a nivel de informe
Responsable de informe
El gestor de informes :
- Es la persona de contacto principal para el informe
- Puede gestionar la configuración y los permisos del informe
- Otorga permisos de «Propietario» ( ) [link to file permissions article]a todos los archivos asociados al informe
Nota : Solo puede haber un responsable del informe (es decir, un único punto de contacto principal) por informe. Otros usuarios pueden gestionar el mismo informe mediante el permiso «Informes y archivos propios »: pueden hacer todo lo que hace el gestor de informes , pero no serán el punto de contacto principal.
Nota : Para garantizar que los responsables de informes y las personas con permisos sobre «Informes y archivos propios» solo tengan acceso a los archivos que les sean relevantes, asegúrate de añadir únicamente los archivos necesarios a cada informe.
Propietario de informe y archivos
Usuarios con permisos sobre sus propios informes y archivos :
- Puede gestionar la configuración y los permisos del informe
- Obtener permisos de propietario para todos los archivos asociados al informe
Editar archivos
Usuarios con permisos para editar archivos :
- Obtener permisos de editor para todos los archivos asociados al informe
Ver archivos
Usuarios con permisos para ver archivos :
- Obtener permisos de «Visor » para todos los archivos asociados al informe
Gestionar permisos a nivel de informe
Al crear un proyecto , puedes, si lo deseas, añadir usuarios a cada uno de los informes del proyecto y asignarles permisos a nivel de informe.
Una vez creado el proyecto, puedes gestionar los permisos a nivel de informe accediendo primero al panel de control del informe y, a continuación, haciendo clic en «Configuración» para abrir el panel de configuración del informe .
A continuación, puedes gestionar los permisos a nivel de informe en la sección «Permisos »:
- Para conceder a los nuevos usuarios acceso al informe y asignarles permisos a nivel de informe, selecciona primero un usuario o un grupo, a continuación, selecciona el permiso que deseas concederles y, por último, haz clic en «Añadir ».
- Para modificar los permisos de un usuario ya existente, abre el menú desplegable situado junto a ese usuario y selecciona un permiso diferente. También puedes eliminar a ese usuario del informe haciendo clic en «Eliminar del informe ».
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Para cambiar quién tiene permisos de «Administrador de informes », abre el menú desplegable situado junto al nuevo usuario y selecciona «Administrador de informes ». Una vez que hayas asignado al nuevo responsable de informes, podrás modificar los permisos del responsable anterior o eliminarlo del informe. Si no eliminas al gestor de informes anterior del informe, este seguirá conservando los permisos sobre el informe y los archivos propios .
Nota : Solo puede haber un gestor de informes en un informe en un momento dado.
Situaciones habituales relacionadas con los permisos
¿Cómo puedo conceder a alguien acceso completo a un informe?
Asigna a ese usuario el permiso «Informe y archivos propios » a nivel de informe para ese informe. A continuación, el usuario podrá gestionar la configuración y los permisos del informe, y obtendrá permisos de «Propietario» para todos los archivos asociados a dicho informe (lo que le permitirá trabajar en todos los archivos del informe). La única diferencia entre este usuario y el gestor de informes es que este usuario no será la persona de contacto designada.
¿Cómo puedo conceder a alguien acceso de solo lectura?
Asigna a ese usuario el permiso «Ver archivos » a nivel de informe para los informes que desees. Si quieres que el usuario pueda ver todos los informes de un proyecto, tendrás que acceder a la configuración de cada uno de los informes y asignarle a ese usuario el permiso «Ver archivos» para cada uno de ellos. Este usuario podrá ver los datos de los paneles de control del proyecto y de los informes, pero solo de aquellos informes a los que tenga acceso, y no podrá editar nada. Esto suele ser ideal para usuarios ejecutivos.
¿Cómo puedo cambiar al responsable de un informe?
Para cambiar quién tiene permisos de «Administrador de informes» , ve primero a la configuración del informe que te interese. A continuación, en la sección «Permisos », abre el menú desplegable situado junto al nuevo usuario y selecciona «Administrador de informes ». El anterior responsable de informes conservará los permisos sobre sus propios informes y archivos ; si fuera necesario, también puede eliminar al anterior responsable de informes del informe.
¿Qué ocurre con los permisos de un usuario sobre un archivo cuando dicho archivo se elimina de un informe?
Cuando se elimina un archivo de un informe, este sigue existiendo en su ubicación habitual dentro del espacio de trabajo y se puede seguir accediendo a él a través de la interfaz habitual de Workiva para gestionar archivos. Se mantendrán todos los permisos de archivo que se hayan asignado mediante la función habitual de permisos de archivo de Workiva . Sin embargo, los usuarios que tenían acceso a ese archivo únicamente porque se les habían concedido permisos para el proyecto o el informe que lo contenía perderán dicho acceso.
¿Qué ocurre cuando los permisos a nivel de archivo de un usuario difieren de sus permisos a nivel de proyecto o de informe?
Si los permisos a nivel de archivo de un usuario difieren de sus permisos a nivel de proyecto o de informe, se aplicará el permiso de mayor nivel.
Si un usuario tiene acceso de «Visor» a un archivo a través de los permisos habituales a nivel de archivo, y dicho usuario tiene:
- Permisos de «Gestor del proyecto » o «Propietario del proyecto y de los informes » para un proyecto que contenga un informe asociado a ese archivo
- O bien, «Administrador de informes » o «Permisos sobre el informe y los archivos propios » para un informe asociado a ese archivo
Entonces, ese usuario obtendrá acceso de «Propietario» a ese archivo. Si ese archivo se elimina del informe del proyecto, o si se elimina al usuario del proyecto, dicho usuario volverá a tener acceso de «Visor» al archivo.
Si un usuario tiene acceso de «Propietario» o «Editor» a un archivo mediante los permisos habituales a nivel de archivo, y dicho usuario tiene permisos de «Ver archivos» para un informe asociado a ese archivo, entonces seguirá teniendo el acceso habitual de «Propietario» o «Editor» a dicho archivo.
¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de asignar permisos a los auditores?
Si los auditores solo necesitan consultar el estado y el avance de un proyecto, así como sus informes, y no necesitan editar ni trabajar en ninguno de los archivos de los informes, asígnales permisos de «Ver archivos» para cada uno de los informes del proyecto. Esto les permitirá consultar todos los archivos relacionados con los informes, así como los datos correspondientes al proyecto y al panel de control del informe.
Por otra parte, si los auditores solo necesitan acceder a unos pocos archivos y no es necesario que vean el estado y el avance de todo el proyecto ni sus informes, asígnales los permisos adecuados para cada archivo utilizando, como de costumbre, la función de permisos de archivos de Workiva .
¿Qué permite hacer a un usuario cada uno de los permisos a nivel de proyecto y a nivel de informe dentro de un archivo de dicho proyecto o informe?
Si un usuario obtiene permisos de «Propietario» o «Lector» para un archivo a través de un permiso a nivel de proyecto o de informe, podrá realizar las mismas acciones con dicho archivo que se detallan aquí . Por ejemplo, si un usuario tiene permisos de «Propietario» sobre un archivo porque dispone de permisos de «Propietario del informe y de los archivos» sobre un informe que contiene dicho archivo, entonces podrá realizar las acciones propias de un «Propietario» (editar las propiedades del documento, añadir comentarios, exportar el archivo, etc.) en dicho archivo.