Los espacios de trabajo que cuentan con la solución Multi-Entity Reporting (MER) disponen de un conjunto de roles específicos de MER, además de los roles ya existentes del espacio de trabajo. Cada función de MER agrupa las capacidades de varias funciones existentes del espacio de trabajo en una única función diseñada para un usuario típico de MER. Esto facilita la configuración por parte del usuario y reduce el riesgo de asignarle roles que no le sean necesarios.
Buenas prácticas
- Utiliza los roles MER para los nuevos usuarios y los nuevos espacios de trabajo.
- Asigna un rol MER por usuario en un espacio de trabajo.
- Si es posible, evita combinar los roles de MER con los roles existentes del espacio de trabajo. La combinación de funciones dificulta la comprobación de qué usuarios tienen qué tipos de acceso.
- Utiliza el rol de «Colaborador (MER)» para los miembros principales del equipo de elaboración de informes. Esta función es similar a la función «Editor» del espacio de trabajo, en el sentido de que los usuarios deben tener la función «Colaborador (MER)» para que se les concedan permisos de visualización o edición de cualquier archivo asociado a un proyecto o informe. Consulta la sección «Comprender los roles » para obtener más información sobre la diferencia entre roles y permisos.
- En el caso de los usuarios actuales, asegúrate de revisar minuciosamente las asignaciones de roles que tienen antes de realizar cualquier cambio. Los roles MER son únicamente agregaciones de roles ya existentes y no suponen una migración perfecta 1:1, por lo que pueden diferir ligeramente de las asignaciones de roles actuales.
Roles administrativos
Propietario del espacio de trabajo
El rol de «Propietario del espacio de trabajo » sigue estando destinado a la gestión de usuarios y de la configuración del espacio de trabajo. En lo que respecta específicamente a MER, un propietario de un espacio de trabajo tiene las mismas capacidades que una persona con el rol de «Gerente (MER)» , con la excepción de que los propietarios de espacios de trabajo pueden añadir entidades a los espacios de trabajo en Entity 360 a nivel de espacio de trabajo.
Administrador (MER)
El rol de administrador (MER) está destinado al perfil de TI y gestión de usuarios; estos usuarios se encargan de gestionar toda la configuración de la presentación de informes de múltiples entidades. Los administradores tienen control total sobre la creación, modificación y eliminación de datos MER, grupos de usuarios y permisos, configuraciones de proyectos e informes, plantillas y archivos dentro del espacio de trabajo. Los administradores también pueden presentar informes y actualizar proyectos e informes.
El rol de Administrador (MER) agrupa los siguientes roles y capacidades existentes:
- Permisos del propietario del espacio de trabajo (excluidos los permisos para añadir o eliminar usuarios de un espacio de trabajo, así como para asignar o retirar roles del espacio de trabajo a los usuarios)
- Funciones del gestor de intercambio de datos
- Administrador de seguridad de cadenas
El rol de administrador (MER) no incluye las siguientes funciones:
- Añadir un usuario de soporte a un espacio de trabajo
- Gestionar las pertenencias a los espacios de trabajo
- Gestionar los roles del espacio de trabajo
- Modifica tus propios roles dentro de un espacio de trabajo
- Eliminar afiliaciones a espacios de trabajo
- Actualizar las pertenencias al espacio de trabajo
- Actualizar los roles del espacio de trabajo
Usuario de soporte
El rol de «Usuario de soporte» no sufre cambios y sigue estando destinado al personal de Workiva, como los gestores de éxito del cliente. A los usuarios de soporte también se les puede asignar un rol no administrativo de MER . Consulta «Gestionar usuarios de soporte en los espacios de trabajo ».
Funciones no administrativas
Gerente (MER)
El puesto de «Manager (MER) » está destinado a una persona que desempeñe funciones similares a las de un responsable sénior de informes; estos usuarios se encargan de supervisar áreas específicas del trabajo de MER. Los administradores de MER pueden gestionar grupos de usuarios y permisos, la configuración de proyectos e informes, plantillas y archivos dentro del espacio de trabajo. También pueden presentar informes y trasladar proyectos e informes a períodos posteriores. Los administradores MER no pueden gestionar la configuración de Entity 360 (a menos que también se les haya asignado un rol de organización, como el de «Administrador de datos de la organización», que les otorgue esta capacidad).
La función de «Gerente» (MER) agrupa estas funciones y capacidades existentes:
- Editor
- Administrador de contenido
- Administrador de tareas
- Presentación de documentos, presentación ante el Registro Mercantil (Companies House), presentación ante el KVK
- Comentario Admin
- Gestor de XBRL
- Administrador de seguridad de la cadena, propietario de la cadena
- Editor de guiones, ejecutor de guiones
- Ver referencias de parámetros de conexión, gestionar referencias de parámetros de conexión
- Gestionar las restricciones de datos empresariales
- Las capacidades relacionadas con las entidades se limitan a: gestionar entidades en el espacio de trabajo, ver entidades asignables y ver asignaciones de entidades.
Colaborador (MER) (por defecto)
El rol «Colaborador (MER) » está destinado a los usuarios encargados de la elaboración de informes; estos usuarios son miembros clave del equipo de información financiera y son los principales responsables de la elaboración de los informes financieros. Este rol también es adecuado para otros usuarios que necesitan un mayor nivel de acceso que aquellos que solo colaboran en tareas concretas.
Nota : El rol de «Colaborador (MER) » es el rol predeterminado para los espacios de trabajo que utilizan la solución MER.
El rol «Colaborador» (MER) agrupa estos roles y capacidades existentes:
- Editor
- Generador de cadenas
- Gestor de XBRL
- Ejecutor de script
- Ver referencias de parámetros de conexión
- Capacidades de las entidades de solo lectura (p. ej.: ver entidades asignables)
Visor (MER)
El rol de «Visor (MER) » está destinado al colaborador de la entidad, así como al revisor o a las partes interesadas externas que necesiten un acceso limitado, basado en tareas o de solo lectura; estos usuarios suelen participar únicamente cuando es necesario a lo largo del proceso de elaboración de informes. El rol «Viewer (MER) » agrupa estos roles y capacidades existentes:
- Visor (para documentos en tiempo real y tareas)
Nota: Para casos en los que solo se requiera la revisión (por ejemplo, para auditores externos), combina el rol de «Visor» (MER) con revisiones de documentos y permisos o políticas a nivel de recurso, con el fin de restringir el acceso a archivos concretos durante períodos de tiempo específicos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio utilizar únicamente un rol MER?
Recomendamos asignar solo un rol MER por usuario en un espacio de trabajo, aunque no es obligatorio. No obstante, esto podría cambiar a medida que sigamos introduciendo mejoras.
¿Cómo afecta esto al rol de «Propietario del espacio de trabajo»?
El rol de «Propietario del espacio de trabajo » sigue estando destinado a la gestión de usuarios y de la configuración del espacio de trabajo. En lo que respecta específicamente a MER, un propietario de un espacio de trabajo tiene las mismas capacidades que una persona con el rol de «Gerente (MER)» , con la excepción de que los propietarios de espacios de trabajo pueden añadir entidades a los espacios de trabajo en Entity 360 a nivel de espacio de trabajo.
¿Cómo afecta esto a las funciones dentro de la organización?
Por el momento, las funciones dentro de la organización no sufren cambios.
¿Y si las funciones actuales de MER no se ajustan a mis necesidades?
Por ahora, asigna el rol MER que mejor se adapte a tus necesidades y, a continuación, asigna permisos a nivel de recurso para ajustar la configuración. Comparte tus comentarios con el servicio de asistencia de Workiva para ayudarnos a seguir mejorando.
¿Qué debo hacer si un usuario ya tiene varios roles asignados?
Las funciones de MER no se corresponden exactamente (1:1) con ninguna combinación concreta de funciones existentes, por lo que debes asegurarte de revisar minuciosamente los permisos actuales del usuario antes de realizar cualquier cambio en sus funciones.
¿Cuál es el rol predeterminado para los nuevos usuarios de MER?
«Colaborador (MER) » es el rol predeterminado para los espacios de trabajo con la solución MER. Asigna el rol de «Visor (MER) » a los colaboradores y revisores que deban tener acceso de solo lectura a los proyectos, además de la capacidad de completar tareas. Reserva los roles de «Administrador (MER)» y «Responsable (MER) » para los usuarios que necesiten acceso administrativo completo.
¿Qué función debería asignar a los auditores externos?
Asigna el rol de «Visor (MER) » a los auditores externos. Restringe aún más su acceso mediante los permisos de los archivos .
¿En qué se diferencia esto de las funciones de GRC?
MER sigue el mismo modelo general (administrador, gestor, colaborador, lector) que GRC, pero las definiciones de los roles de MER son específicas de MER. Consulta «¿Qué son las funciones de GRC?» para obtener más detalles sobre las funciones de GRC.