Esta función se encuentra actualmente en fase beta. Esta función beta se le proporciona únicamente para pruebas y evaluación técnica hasta el 28 de octubre de 2026. Workiva podrá ajustar el período de prueba a su discreción. Para añadir esta función a tu espacio de trabajo, ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes.
Los roles personalizados permiten que tu espacio de trabajo cree configuraciones de roles adaptadas a las necesidades de tu organización. En lugar de asignar únicamente roles de sistema predefinidos, puede crear roles personalizados con acciones y niveles de acceso específicos, y luego asignar esos roles a los usuarios del espacio de trabajo.
Utilice roles personalizados para estandarizar los permisos en todos los equipos, simplificar la gestión de usuarios y garantizar que los usuarios solo tengan acceso a las acciones que necesitan realizar. Para obtener más información sobre los roles, lea Comprender los roles.
Requisitos
Antes de crear o administrar roles personalizados:
- Debes tener permiso para administrar los roles del espacio de trabajo.
- Debes ser miembro del espacio de trabajo.
Gestionar roles personalizados
Para ver los puestos disponibles:
- Abra Configuración del espacio de trabajo haciendo clic en el nombre del espacio de trabajo y seleccionando Configuración.
- Seleccione la pestaña Roles.
La lista Roles muestra:
- Rol: El nombre del rol.
- Origen: Si el rol es proporcionado por el sistema o creado en el espacio de trabajo.
- Número de usuarios: El número de usuarios actualmente asignados al rol.
Utilice Filtros para reducir la lista de roles o utilice Buscar para encontrar un rol por nombre.
Crear un rol personalizado
Duplicar un rol
Workiva proporciona un conjunto de roles definidos por el sistema que cubren la mayoría de las necesidades de los clientes. Estos roles tienen la etiqueta Sistema en la columna Origen. Puedes duplicar estos roles y modificarlos. También puede duplicar cualquier rol con una fuente de espacio de trabajo .
Para duplicar un rol:
- Abra Configuración del espacio de trabajo y seleccione la pestaña Roles.
- Haga clic en Crear y seleccione Duplicar rol.
- Selecciona el rol que deseas copiar.
- Haga clic en Duplicar.
- Introduzca un nombre y una descripción para el rol. Haz clic en Guardar.
- Seleccione las acciones y los niveles de acceso que tendrá el rol.
- Haga clic en Revisar.
- Una vez que haya terminado de revisar, haga clic en Confirmar y guardar.
Crear un nuevo rol
En lugar de duplicar un rol, puedes crear uno completamente nuevo.
Para crear un nuevo rol:
- Abra Configuración del espacio de trabajo y seleccione la pestaña Roles.
- Haz clic en Crear y selecciona Nuevo rol.
- Introduzca un nombre y una descripción para el rol. Haz clic en Guardar.
- Seleccione las acciones y los niveles de acceso que tendrá el rol.
- Haga clic en Revisar.
- Una vez que haya terminado de revisar, haga clic en Confirmar y guardar.
Comprender las acciones
Las acciones determinan lo que los usuarios asignados a un rol pueden hacer en Workiva. Cuando desactivas una acción en un rol, Workiva impide que los usuarios asignados a ese rol utilicen esa acción. Al habilitar una acción, es posible que pueda seleccionar un nivel de acceso que determine si los permisos de los recursos pueden determinar el acceso del usuario.
Para facilitar la búsqueda y la gestión de las acciones, estas se agrupan en categorías según el área de producto o la experiencia a la que afectan. Por ejemplo, las acciones relacionadas con los comentarios se agrupan en Comentarios, mientras que las acciones relacionadas con los archivos se agrupan en Archivos.
Seleccione una categoría en el panel izquierdo para ver las acciones disponibles. Utilice Acciones de búsqueda para encontrar una acción específica en todas las categorías. Cada categoría contiene una o más acciones que se pueden habilitar o deshabilitar para el rol.
Comprender los tipos de niveles de acceso
Al habilitar o deshabilitar acciones para un rol, puede personalizar el nivel de acceso de dicho rol.
- Siempre: Los usuarios pueden realizar la acción en todos los recursos aplicables en el espacio de trabajo, incluidos los recursos que se creen en el futuro.
- Solo recursos compartidos: Los usuarios solo pueden realizar la acción en los recursos a los que tienen permiso de acceso.
Editar un rol personalizado
Puedes realizar cambios en tu rol personalizado.
Nota: Solo puede realizar cambios en los roles con una fuente de espacio de trabajo. Los roles del sistema no se pueden editar.
Para editar un rol personalizado:
- Abra la pestaña Roles.
- Haz clic en el rol que deseas editar.
- Haz clic en Editar.
- Para editar el nombre y la descripción del rol, haga clic en el icono del lápiz que aparece junto al nombre del rol.
- Edita las acciones o los niveles de acceso dentro del área de acciones.
- Haga clic en Revisar.
- Una vez que haya terminado de revisar, haga clic en Confirmar y guardar.
Nota: Los cambios se aplican a los usuarios actualmente asignados a ese rol.
Establecer roles predeterminados
Puedes configurar roles predeterminados para que se asignen automáticamente a un nuevo usuario del espacio de trabajo. En Roles, haga clic en Establecer valores predeterminados y guarde los cambios realizados.
Deshabilitar roles
Puedes desactivar un rol personalizado cuando ya no sea necesario, pero se puede volver a activar fácilmente en el futuro.
Para deshabilitar un rol:
- Abra la pestaña Roles.
- Seleccione el rol que desea deshabilitar.
- Haz clic en Deshabilitar.
- Confirma la acción.
Nota: Los roles deshabilitados ya no se pueden asignar a los usuarios.
Archivar un rol personalizado
Archive un rol personalizado cuando ya no sea necesario, pero desee conservarlo como referencia.
Para archivar un rol:
- Abra la pestaña Roles.
- Haz clic en el menú de tres puntos que aparece junto al rol que deseas archivar.
- Seleccionar Archivo.
- Confirma la acción.