Nota: Los calendarios de Workiva, las funciones relacionadas con los calendarios (como el uso de días laborables en los procesos), las plantillas de procesos, los gráficos y perspectivas de supervisión de procesos y la tarjeta de resumen de copia de procesos sólo están disponibles actualmente en algunas de nuestras soluciones de Informes Financieros y Servicios Financieros.
En la página Configuración del proceso, en la pestaña Calendario, puedes configurar los días laborables del proceso. Esta configuración es útil si sueles establecer las fechas de vencimiento de las tareas de tu proceso en relación con un calendario empresarial específico, de modo que sea más fácil actualizar esas fechas de vencimiento si tu calendario empresarial cambia o si necesitas reutilizar el proceso de nuevo para fechas futuras.
Configurar días hábiles
Por ejemplo, si tienes una tarea de proceso que vence el 5º día laborable de un ciclo de dos semanas que va desde el jueves 1 de enero hasta el miércoles 14 de enero, puedes configurar los días laborables así:
- En tu proceso, haz clic en Configuración en la barra de herramientas y ve a la pestaña Calendarios. Alternar en Días laborables.
- Establece el Primer día laborable al primer día del ciclo de dos semanas, que es el jueves 1 de enero. Establece en Último día laborable el último día del ciclo de dos semanas, que es el miércoles 14 de enero.
- Establece los días laborables típicos en Lun, Mar, Mie, Jue y Vie.
- Para nuestra empresa, el jueves 1 de enero es Año Nuevo y es festivo, así que añade esa fecha como excepción utilizando el botón Añadir excepción o haciendo clic en esa fecha del calendario de la derecha.
- Revisa el calendario de la derecha para asegurarte de que tus configuraciones parecen correctas. Las fechas sin sombrear indican días laborables, mientras que las sombreadas indican días libres. Los Números marcados con un círculo indican el n-ésimo día laborable de tu horario.
- En nuestro ejemplo, las fechas sin sombrear deberían ser: 2 de enero, 5 a 9 de enero y 12 a 14 de enero.
- En nuestro ejemplo, las fechas sombreadas deberían ser: 1 de enero, 3 de enero, 4 de enero, 10 de enero y 11 de enero, junto con las fechas fuera del ciclo económico.
Establecer Fechas de vencimiento del proceso a Días Hábiles.
Después de configurar tus días laborables, cuando crees tu tarea de proceso, puedes establecer la fecha de vencimiento de la tarea en el día laborable 5. Al hacerlo, establecerás automáticamente la fecha de vencimiento en el jueves 8 de enero, porque es el 5º día laborable de tu ciclo configurado de dos semanas.
Si las fechas de tu ciclo de dos semanas cambian del lunes 5 de enero al domingo 18 de enero, puedes actualizar el Primer día laborable y Último día laborable como tales, y eliminar la excepción el jueves 1 de enero. Una vez guardada esta nueva configuración, la fecha de vencimiento de tu tarea se actualizará automáticamente al viernes 9 de enero, porque ese es el 5º día laborable de tu nuevo ciclo de dos semanas.
En casos como éstos, los días laborables te facilitan la actualización de las fechas de vencimiento de las tareas si cambia el horario de tu empresa.
Reutilizar el proceso para un futuro calendario empresarial
Puede copiar procesos para reutilizarlos en eventos recurrentes, como los flujos de trabajo de informes trimestrales. En nuestro ejemplo, si quieres reutilizar de nuevo el proceso y la tarea para un ciclo de dos semanas que va del domingo 1 de febrero al sábado 14 de febrero:
- Copia el proceso que utilizaste para el ciclo de dos semanas en enero.
- En el nuevo proceso copiado, haz clic en Configuración en la barra de herramientas y ve a la pestaña Calendarios.
- Establece el Primer día laborable al primer día del nuevo ciclo de dos semanas, que es el domingo 1 de febrero. Establece en Último día laborable el último día del ciclo de dos semanas, que es el sábado 14 de febrero.
- Mantén los días laborables habituales lunes, martes, miércoles, jueves y viernes.
- Para nuestra empresa, no hay días libres adicionales entre el domingo 1 de febrero y el sábado 14 de febrero, así que no añadas ninguna excepción.
- Revisa el calendario de la derecha para asegurarte de que tus configuraciones parecen correctas. Las fechas sin sombrear indican días laborables, mientras que las sombreadas indican días libres. Los Números marcados con un círculo indican el n-ésimo día laborable de tu horario.
- En nuestro ejemplo, las fechas no sombreadas deberían ser: Del 2 al 6 de febrero, y del 9 al 13 de febrero.
- En nuestro ejemplo, las fechas sombreadas deberían ser: 1 de febrero, 7 de febrero, 8 de febrero y 14 de febrero, junto con las fechas fuera del ciclo económico.
- Guarda tu nueva configuración.
Como configuraste días laborables en el proceso original de enero y fijaste la fecha de vencimiento de la tarea en el día laborable 5, la fecha de vencimiento de la tarea en el proceso copiado de febrero se actualizará automáticamente al viernes 6 de febrero, porque es el 5º día laborable de tu nuevo ciclo de dos semanas.
En casos como éstos, los días laborables te facilitan la actualización de las fechas de vencimiento de las tareas al reutilizar procesos para el futuro.