La función de informes de permisos está actualmente en fase de pruebas beta y se lanzará por completo posteriormente. Ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes para obtener más información.
Los informes de permisos permiten a los propietarios de espacios de trabajo y a los administradores de contenidos ver el nivel de acceso de usuarios individuales y usuarios de grupos seleccionados a los archivos y carpetas de tu espacio de trabajo. Puedes personalizar qué usuarios y grupos, y qué archivos y carpetas se incluyen en el informe.
Crear un informe de permisos
Nota: Los informes de permisos registran el estado de los permisos en el momento en que creas el informe, por lo que recomendamos crear un informe cuando otros usuarios no estén modificando activamente los permisos.
Para crear un informe de permisos:
- En la parte superior derecha, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo y selecciona Configuración para abrir la Configuración del espacio de trabajo.
- Ve a la pestaña Permisos .
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Asegúrese de que la página Crear un informe esté seleccionada.
- Nombra tu informe de permisos.
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En la sección Usuarios o grupos, elija una de las siguientes opciones:
- Todos los usuarios y grupos para incluir a todos los usuarios y grupos en el espacio de trabajo
- Usuarios o grupos seleccionados para filtrar el informe a usuarios, grupos o ambos seleccionados
Nota: Si selecciona un usuario o grupo específico, el informe incluirá solo sus permisos para los archivos o carpetas seleccionados. Para ver todos los usuarios o grupos con acceso a un archivo, seleccione Todos los usuarios y grupos.
- Seleccione para incluir Todos los archivos y carpetas o Archivos y carpetas seleccionados en su informe.
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Haz clic en Crear informe para terminar. Recibirás un correo electrónico una vez que se haya creado el informe y una notificación en Workiva.
Consejo: Puede consultar la página de Informes anteriores para ver el progreso del informe.
Utilice el informe de permisos
Una vez generado el informe, ábralo para revisar los permisos de usuarios, grupos, archivos y carpetas.
Puede acceder y descargar el informe desde la página Permisos en Configuración del espacio de trabajo. Los informes se generan como archivos CSV, que puede abrir en una aplicación de hoja de cálculo para revisar y filtrar los datos. También recibirás una notificación por correo electrónico cuando el informe esté listo.
Si utilizas Workiva Spreadsheets, puedes importar el archivo CSV para analizar el informe dentro de Workiva.
Los informes permanecen disponibles en la página Permisos durante un máximo de 6 meses. Para obtener más información, lea Ver y administrar informes de permisos anteriores.
Entienda el informe
El informe está organizado en formato tabular con las siguientes columnas:
- Tipo de archivo: El tipo de elemento (como carpeta, documento o sección).
- Ruta de archivo: La ubicación del elemento dentro del espacio de trabajo.
- Nombre del archivo o sección: El nombre del archivo, carpeta o sección.
- Usuario (para permisos de usuario) o Grupo (para permisos de grupo): El usuario o grupo de usuarios a los que se les han asignado permisos.
- Permiso: El nivel de acceso (Propietario, Editor, Lector o Denegado).
Nota: Los permisos para grupos se muestran a nivel de grupo y no incluyen a los usuarios individuales. Si genera un informe tanto para usuarios como para grupos, Workiva creará dos informes separados. Una es para usuarios y la otra para grupos, ambas con la misma estructura.
Puede utilizar el informe para:
- Revisar el acceso por usuario o grupo.
- Filtra por usuario o grupo específico para ver todos los archivos a los que pueden acceder.
- Revisar el acceso por archivo o carpeta
- Identifique a todos los usuarios y grupos con acceso a un archivo o carpeta seleccionados.
- Analizar los niveles de permisos
- Filtre por nivel de acceso (Propietario, Editor, Lector, Denegado) para validar los permisos.
- Apoyo en auditorías y cumplimiento normativo
- Confirme que solo los usuarios o grupos autorizados tengan acceso al contenido sensible.
Consulta y gestiona los informes de permisos anteriores.
Si desea descargar informes de permisos creados anteriormente, puede ver todos los informes de permisos que creó en los últimos 6 meses en Informes anteriores.
Si desea descargar varios informes de permisos anteriores, seleccione los informes que desee y haga clic en Descargar seleccionados. En esta página, también puede eliminar informes anteriores que haya creado seleccionándolos y haciendo clic en Eliminar seleccionados.
¿Y ahora qué?
- Ver acciones de archivo y contenido del espacio de trabajo
- Gestionar la configuración de las notificaciones del espacio de trabajo
- Permitir la autenticación de enlaces de correo electrónico
- Crea y gestiona subvenciones API en la configuración del espacio de trabajo
- Establecer valores predeterminados de presentación y gestionar fondos de inversión