Una vez iniciado el proceso, podrá seguir el estado de cada acción, realizar modificaciones, cancelar acciones individuales o cerrar o reabrir todo el proceso según sea necesario.
Nota: Necesitarás el rol de espacio de trabajo Editor para poder editar un proceso.
Si tu proceso tiene solicitudes de contenido, más información sobre la supervisión de las solicitudes de contenido en un proceso.
Si tu proceso tiene acciones de certificación, más información sobre la supervisión de acciones de certificación en un proceso.
Nota: Los calendarios de Workiva, las funciones relacionadas con los calendarios (como el uso de días laborables en los procesos), las plantillas de procesos, los gráficos y perspectivas de supervisión de procesos y la tarjeta de resumen de copia de procesos sólo están disponibles actualmente en algunas de nuestras soluciones de Informes Financieros y Servicios Financieros.
Supervisar un proceso
En la pestaña Process , puede ver:
- Un panel Overview que muestra los detalles del proceso y otras informaciones
- Gráficos que muestran el progreso del proceso de un vistazo
- Una lista de las acciones del proceso con diversos detalles, como el estado de cada acción y Fecha de vencimiento
Puede personalizar la vista de la lista de acciones añadiendo filtros o utilizando las columnas configurables. Haga clic en el menú de tres puntos situado junto a la cabecera de una columna para ver las opciones de configuración de la columna.
Desde la pestaña del calendario , puede ver fácilmente cuándo vencen las acciones del proceso y realizar un seguimiento de esas fechas de vencimiento con respecto a cualquier otro evento del calendario que se haya añadido a través de la configuración del proceso.
Nota: Si el gestor del proceso (el propietario del proceso que inicia el proceso en primer lugar) se elimina del área de trabajo antes de que el proceso finalice, el administrador del área de trabajo deberá seleccionar un nuevo gestor del proceso y concederle permisos de propietario para todos y cada uno de los archivos del proceso para que éste pueda continuar.
Un administrador del espacio de trabajo puede cambiar el gestor de procesos de un proceso en ejecución en cualquier momento en la configuración de procesos de .
Añadir acciones o grupos adicionales
Puede seguir añadiendo acciones o grupos adicionales incluso después de que se haya iniciado el proceso.
Para añadir una acción o un grupo desde esta vista:
- Haga clic en Añadir en la barra de herramientas.
- Seleccione un tipo de acción o grupo.
- Introduzca la información de su acción o grupo.
- Haga clic en Añadir acción o Añadir grupo, y la nueva acción o grupo se iniciará según el orden de inicio del proceso (esto se puede encontrar en la configuración del proceso).
Editar una acción o un grupo
Si tu proceso tiene Solicitudes de contenido, obtén más información sobre cómo editar las Solicitudes de contenido que ya han comenzado.
Si tu proceso tiene acciones de certificación, obtén más información sobre la edición de acciones de certificación ya iniciadas.
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Incluso si un proceso está en curso, puede realizar cambios en las acciones o grupos utilizando el menú de tres puntos situado junto a la acción o grupo.
Para editar una acción o un grupo:
- Haga clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción o el grupo.
- Seleccione Editar acción o Editar grupo en el menú.
Si edita una acción, la persona asignada y la persona autorizada (si procede) recibirán notificaciones por correo electrónico una vez que haya guardado los cambios.
Para editar etiquetas, consulte Categorizar acciones mediante etiquetas.
Nota: Al editar la persona asignada o la ubicación, se seleccionará automáticamente la casilla Reiniciar acción al guardar. Este reinicio es necesario al editar la persona asignada o la ubicación, pero es opcional para el resto de ediciones.
Reiniciar una acción
En un proceso ya iniciado, puede reiniciar las acciones haciendo clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción y seleccionando Reiniciar. Esto notificará a los asignados de la acción que sus tareas se han reiniciado.
Nota: No podrás reiniciar acciones en un proceso cerrado.
Cancelar una acción
Si ya no necesita una acción en su proceso actual y aún no se ha completado, puede cancelarla haciendo clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción y seleccionando Cancelar. Esto cancela la acción y lo notifica a las personas asignadas. La acción cancelada permanecerá visible en los informes de estado del proceso.
Eliminar una acción
Si desea eliminar completamente una acción o un grupo de acciones de los informes de proceso y de estado, aunque la acción ya se haya completado, puede eliminarla haciendo clic en el menú de tres puntos situado junto a la acción o el grupo y seleccionando Eliminar acción o Eliminar grupo. Si las acciones ya están en curso, se cancelarán y se notificará a los cesionarios. Independientemente de su estado, las acciones se eliminarán de los informes de estado del proceso. Las actividades asociadas a las acciones eliminadas permanecerán en el informe de actividades del proceso.
Cerrar un proceso.
Puede elegir cómo desea cerrar el proceso haciendo clic en Configuración en la barra de herramientas para abrir la configuración del proceso. En el campo Cerrar proceso:
- Selecciona Automáticamente si quieres cerrar automáticamente el proceso una vez que se hayan completado o cancelado todas las acciones (opción predeterminada)
- Selecciona Manualmente si quieres que un propietario del proceso cierre manualmente el proceso cuando esté preparado
Esta configuración puede modificarse en cualquier momento, incluso si el proceso ya se ha iniciado.
Independientemente de la opción seleccionada, el propietario del proceso puede cerrar manualmente los procesos aunque queden acciones incompletas. Esto cancelará las acciones incompletas y evitará que se envíen nuevas tareas.
Después de cerrar un proceso automática o manualmente, puede volver a abrirse si es necesario.
Nota: Si desea eliminar un archivo de proceso que ya se ha iniciado desde Inicio o Archivos, primero tendrá que cerrar el proceso.
Nota: Cerrar un proceso no restablece los permisos de los archivos de las tareas que ya se enviaron. Sin embargo, si a un colaborador se le concedió permiso de Editor para una solicitud de contenido que ya ha sido enviada, su nivel de permiso se reasigna a Ninguno.
Reabrir un proceso.
Si desea reabrir un proceso cerrado para poder seguir añadiendo o editando acciones o grupos, haga clic en Reabrir proceso en la barra de herramientas. Las acciones que ya se hayan cancelado o completado no se reiniciarán automáticamente.
Supervisa todos los procesos desde Inicio
La lista Procesos en Inicio proporciona una forma útil de controlar el estado de varios procesos a la vez. Esta lista te muestra todos los procesos en los que tienes al menos permisos de Lector. Sólo se muestran los procesos que se han iniciado.
Puedes ver la siguiente Información de cada proceso:
- Nombre del proceso: Título del proceso.
- Creado por: El usuario que inició el proceso
- Iniciado: Cuándo se inició el proceso
- Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento del proceso.
- Cerrado: Cuando se cerró el proceso.
- Estado: : Qué porcentaje de las acciones del proceso se encuentran en cada categoría de estado
Desde esta lista, puedes hacer clic en el menú desplegable situado junto a un proceso para:
- Ir al proceso
- Enviar recordatorios
- Ver la actividad del proceso
- Actualizar la configuración del proceso
- Ver permisos
Ordena y filtra la lista de procesos
Puedes ordenar y filtrar la lista de procesos para encontrar más fácilmente lo que buscas:
-
Clasificar
Por defecto, la lista se ordena empezando por el proceso iniciado más recientemente. Puedes cambiar esto haciendo clic en un encabezado de columna para ordenar en orden ascendente. Vuelve a hacer clic en el encabezado para ordenar en orden descendente. Puedes ordenar la lista utilizando los encabezados de columna Nombre del proceso, Iniciado, y Vencido.
-
Filtrar
Puede filtrar la lista por estado del proceso haciendo clic en el icono Filtrar y seleccionando un estado.
-
Buscar
Puede encontrar más fácilmente un proceso escribiendo todo o parte del nombre del proceso en el cuadro de búsqueda.