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Los archivos de proceso permiten automatizar un flujo de trabajo asignando tareas y solicitando aprobaciones, todo en un mismo lugar. En este artículo, aprenderás a crear un proceso y agregar acciones. 

Nota: Para crear un proceso, necesitarás el rol de «Editor» en el espacio de trabajo .

Nota : Los calendarios de Workiva, las funciones relacionadas con el calendario (como el uso de días laborables en los procesos), las plantillas de procesos, los gráficos y los análisis de seguimiento de procesos, así como la ficha de resumen de la copia del proceso, solo están disponibles actualmente en algunas de nuestras soluciones de información financiera y servicios financieros.

Crear un proceso

Antes de asignar tus tareas, tendrás que crear un archivo de proceso.

Nota: Aunque varios colaboradores pueden editar un proceso, solo un usuario puede realizar modificaciones a la vez. Si varios usuarios editan un proceso a la vez, es posible que algunas actualizaciones no se guarden.

Para crear un nuevo proceso:

1. En la plataforma Workiva, haz clic en «Crear ». En el menú, haz clic en «Procesar » y selecciona «Procesar ».

2. En la configuración del proceso, en la pestaña «General »:

   • Introduce el nombre del proceso .
   • Selecciona el orden de inicio :
     • La opción «Todo a la vez » inicia todas las acciones en cuanto pones en marcha el proceso.
     • El modo «uno por uno» espera a que finalice la primera acción del proceso antes de iniciar la siguiente.
     • La opción «Manual» te permite iniciar manualmente cada acción una vez que hayas puesto en marcha el proceso.
   • Elige cómo quieres cerrar tu proceso (los procesos cerrados se pueden volver a abrir si es necesario). Esta configuración puede cambiarse en cualquier momento mientras un proceso sigue ejecutándose.
     • Selecciona «Automáticamente» para que el proceso se cierre automáticamente una vez que se hayan completado o cancelado todas las acciones.
     • Selecciona «Manualmente» para que el proceso permanezca abierto y se pueda editar hasta que el responsable del proceso lo cierre manualmente.
   • Modifica los permisos del archivo de proceso para controlar quién es el propietario o quién puede editarlo o consultarlo.

   

3. En la configuración del proceso, en la pestaña «Calendario »:

   • Añade calendarios existentes (por ejemplo, un calendario de días festivos) para ver sus eventos en el calendario del proceso. Esto facilita el seguimiento de las fechas de vencimiento de las tareas en relación con los eventos relevantes del calendario.
   • Si sueles fijar las fechas de vencimiento de tus tareas en función de un calendario concreto (por ejemplo: tienes una tarea que debe completarse antes del quinto día laborable de un ciclo de dos semanas), configura los días laborables para que te resulte más fácil actualizar esas fechas de vencimiento si el calendario cambia o si necesitas volver a utilizar este proceso en el futuro.
   • Establece el primer día laborable y el último día laborable .
   • Establece los Días laborables típicos.
   • Añade cualquier excepción utilizando el botón «Añadir excepción » o seleccionando las fechas en el calendario de la derecha. Por ejemplo, si tus días laborables habituales son de lunes a viernes, pero tu empresa tiene un día libre un viernes, añade esa fecha como excepción.
   • Revisa el calendario de la derecha para asegurarte de que tus configuraciones parecen correctas. Las fechas sin sombrear indican días laborables, mientras que las sombreadas indican días libres. Los Números marcados con un círculo indican el n-ésimo día laborable de tu horario.

   

4. Si vas a añadir acciones de certificación a tu proceso, asegúrate de revisar la configuración de certificación en la pestaña «Certificaciones ».
5. Haz clic en Guardar. Ahora ya puedes empezar a crear tu proceso.

Consejo: ¡Quizá puedas utilizar plantillas de procesos para acelerar la creación! Haz clic en «Explorar plantillas» , selecciona la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades y haz clic en «Aplicar plantilla» para añadir rápidamente acciones predefinidas. Desde allí podrás editar las acciones.

Añadir una acción o un grupo

Una vez creado el proceso, puedes añadir tu primera acción mediante el botón «Añadir acción » de la barra de herramientas. Existen cuatro tipos de acciones:

• Las tareas avisan a los usuarios de que deben realizar una tarea.
• Las solicitudes de contenido son tareas asociadas a una sección concreta de un archivo, que otorgan automáticamente al usuario seleccionado permiso para añadir su contenido. Obtén más información sobre agregar solicitudes de contenido a procesos.
• Las certificaciones son tareas destinadas específicamente al envío de cartas para su firma. Más información: Agregando acciones de certificación a los procesos.
• Las certificaciones masivas sirven para enviar copias de una misma carta a varias personas a la vez. Se agregará al proceso una acción de certificación separada para cada persona asignada.

Después de añadir una acción, rellena los campos del panel derecho «Detalles de la acción ». Cada acción debe incluir la siguiente información:

• Título: El nombre de la acción
• Asignado a: La persona a la que se le ha asignado la tarea y que debe llevarla a cabo

También puedes añadir:

• Fecha límite (opcional): es la fecha en la que el responsable debe haber completado la tarea. Si se han configurado días laborables en los ajustes del proceso , también puedes establecer la fecha de vencimiento introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puedes fijar la fecha de vencimiento en el décimo día laborable del calendario de la empresa).
• Recordatorios para los asignados : puedes utilizar la configuración predeterminada del sistema, optar por no enviar ningún recordatorio o personalizarlos según tus necesidades personales. Consulta la sección «Enviar recordatorios» en «Procesos» para obtener más detalles.
• Aprobación por parte de (opcional): la persona encargada de aprobar el contenido del responsable o de devolverlo para que se modifique
• Fecha límite de aprobación ( opcional): es la fecha antes de la cual el responsable debe aprobar la tarea. Si se han configurado días laborables en los ajustes del proceso , también puedes establecer la fecha límite de aprobación introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puedes fijar la fecha límite de aprobación en el quinto día laborable del calendario de la empresa).
• Recordatorios para los responsables de la aprobación : Si añades un responsable de la aprobación, puedes personalizar los recordatorios que se le envían. Puedes utilizar la configuración predeterminada del sistema, optar por no enviar ningún recordatorio o personalizar los recordatorios según tus necesidades personales. Consulta la sección «Enviar recordatorios» en «Procesos» para obtener más detalles.
• Archivo (opcional para una tarea ): el archivo en el que se necesita el contenido
• Sección (opcional para una tarea ): la sección concreta del archivo en la que se necesita el contenido
• Instrucciones (opcionales): Cualquier información adicional necesaria para realizar la tarea
• Etiquetas (opcional): Información identificativa de la acción mediante una categoría y un valor (p. ej.: Prioridad: Baja)

También puedes añadir grupos mediante el botón «Añadir» para controlar el orden de ejecución de las acciones dentro del grupo:

• Introduce el título del grupo.
• Selecciona el orden de inicio :
  • La opción «Todo a la vez » inicia todas las acciones del grupo en cuanto este se pone en marcha
  • La opción «Uno a uno» inicia las acciones en el grupo de forma sucesiva, una tras otra, en cuanto el grupo comienza.
  • La opción «Manual» te permite iniciar manualmente cada acción del grupo una vez que este se haya iniciado.

Por ejemplo, si tienes un proceso cuyas acciones se inician todas a la vez de forma predeterminada, pero hay un conjunto de acciones que deseas iniciar manualmente, puedes añadir esas acciones a un grupo y configurar el orden de inicio del grupo en «Manual ».

Crear un proceso a partir de un archivo

También puedes crear un proceso subiendo un archivo (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) que contenga los detalles de las acciones:

1. En la plataforma Workiva, haz clic en «Crear ». En el menú, haz clic en «Procesar » y selecciona «Procesar desde archivo».

2. Sube un archivo (CSV, TSV, TXT, XLS o XLSX) que contenga los detalles de las acciones de tu proceso. Puedes hacer clic en «Descargar plantilla» , rellenar las siguientes columnas con los valores adecuados para cada acción del proceso y, a continuación, subir ese archivo.

   • Tipo ( obligatorio): Esta columna solo admite los valores «Tarea», «Solicitud de contenido» o «Certificación».
   • Título ( obligatorio): El título de la acción del proceso
   • Asignado a ( obligatorio): El nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario
   • Fecha de vencimiento : Fecha de vencimiento de la acción para el cesionario en el formato AAAAMMDD (Ej.: para el 21 de marzo de 2026, introduce «20260321»).
   • Autorizado por : Nombre o correo electrónico de la persona encargada de la autorización
   • Fecha límite de aprobación : Fecha límite de aprobación de la acción para el responsable de la aprobación, en el formato AAAAMMDD (Ej.: para el 21 de marzo de 2026, introduzca «20260321»).
   • Archivo ( obligatorio para las solicitudes de contenido): el nombre del archivo de Workiva en el que debe completarse la acción
   • Sección ( obligatorio para las solicitudes de contenido): El nombre de la sección del archivo de Workiva en la que debe realizarse la acción.
   • Instrucciones : Cualquier información adicional necesaria para llevar a cabo la acción

   Un archivo que siga esta plantilla tiene el siguiente aspecto:

3. Si utilizas tu propio archivo, es posible que los nombres de las columnas de este difieran de los que aparecen en la plantilla. Por ejemplo, es posible que tu archivo utilice «Nombre» para los nombres de las acciones, mientras que la plantilla utiliza «Título». Selecciona la fila del archivo que contenga los nombres de las columnas y haz clic en «Confirmar selección y continuar ». Si tu archivo no tiene nombres de columnas, haz clic en «El archivo no tiene nombres de columnas ».
4. Revisa la correspondencia de columnas. Por ejemplo, si tu archivo utiliza «Nombre» para los nombres de las acciones, esa columna «Nombre» se asociará a nuestra columna «Título». Esto significa que los valores que figuran en «Nombre» se importarán como valores en «Título» en el archivo de proceso de Workiva, con el fin de ajustarse a los requisitos de nuestro sistema y reducir los errores. Una vez revisada la correspondencia de columnas, haz clic en «Confirmar correspondencia» y continúa .
   
5. Revisa los cambios sugeridos por la IA para depurar los datos de tu archivo y haz clic en «Continuar ».
6. Revisa el archivo actualizado y los errores que se hayan detectado.
7. Haz clic en «Finalizar ». A continuación, haz clic en «Crear proceso » para empezar a crear un proceso a partir de la información del archivo.

Una vez creado el proceso, asegúrate de que las acciones estén configuradas correctamente y de que los parámetros del proceso sean los adecuados antes de iniciarlo.

Mover una acción o un grupo

Para cambiar el orden de tus acciones o grupos, haz clic en el menú de los tres puntos situado junto a una acción o un grupo y utiliza las opciones «Subir» o «Bajar ». También puedes mover una acción a un grupo mediante la acción «Mover a grupo ».

Para mover varias acciones y/o grupos a la vez, selecciona una o varias acciones y/o grupos y utiliza el menú desplegable «Mover ».

Duplicar una acción o un grupo

Para duplicar acciones o grupos, haz clic en el menú de los tres puntos situado junto a la acción o al grupo y selecciona «Duplicar acción» o «Duplicar grupo» , respectivamente. La acción o el grupo duplicado se colocará justo debajo de la acción o el grupo original.

Editar en masa acciones

Puedes editar varios Campos para varias acciones a la vez. Selecciona una o varias acciones y/o grupos de acciones que desees editar, haz clic en el menú desplegable «Editar acciones » y selecciona el campo que quieras editar.

Obtén más información sobre las acciones de edición masiva en un proceso .

Si tu proceso incluye acciones de certificación, obtén más información sobre cómo editar de forma masiva las acciones de certificación en un proceso .

Eliminar una acción o un grupo

Para eliminar una acción o un grupo del proceso, haz clic en el menú de los tres puntos situado junto a la acción o al grupo y selecciona «Eliminar acción» o «Eliminar grupo» , respectivamente.

Para eliminar varias acciones y/o grupos a la vez, selecciona una o varias acciones y/o grupos y haz clic en «Eliminar ».

Revisa el proceso antes de ponerlo en marcha

Para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, te recomendamos que hagas lo siguiente antes de iniciarlo:

• Revisa la configuración del proceso . Una vez que inicies el proceso, no podrás modificar los siguientes ajustes: el orden de inicio , Tu configuración de días laborables (solo se puede modificar el «Último día laborable» ), y Configuración de aprobación automática de las certificaciones.
• Comprueba el estado de tu proceso haciendo clic en «Comprobar si hay problemas» en el panel de la izquierda. De este modo, se señalarán problemas, como tareas a las que les falta información necesaria o tareas cuyas fechas de vencimiento ya han pasado, para ayudarte a resolverlos más rápidamente.
  
• Comprueba que todas las acciones y sus detalles sean correctos exportando todas las acciones del proceso a un archivo CSV .

Iniciar tu proceso

Una vez creado el proceso, haz clic en «Iniciar proceso» en la barra de herramientas. Al iniciar un proceso, se pondrán en marcha las acciones según el orden de inicio del proceso, y cada responsable recibirá un correo electrónico con un enlace para consultar su tarea.

Nota: Solo el responsable del proceso puede iniciar el proceso (este responsable del proceso pasará a ser el gestor del proceso). Además, si alguna acción del proceso contiene archivos asignados, el propietario del proceso debe tener permisos de propietario sobre dichos archivos para poder iniciar el proceso.

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