Hay un par de formas de ver las tareas:
- En un archivo concreto, ve todas las tareas que tienes asignadas en ese archivo en el panel Tareas de la derecha.
- Ver una lista de todas tus tareas en todos los archivos en la pestaña Tareas en Inicio.
¿Quién puede ver qué?
Los siguientes roles pueden ver todas las tareas:
- Administrador de tareas
- Administrador de contenido
- Propietario del espacio de trabajo
- Administrador GRC
- GRC Admin
Los Asignados, Aprobadores y Propietarios de tareas solo pueden ver las tareas a las que están asociados.
Nota: Los propietarios de Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo no podrán ver las tareas a menos que también tengan uno de los roles anteriores.
Ver tareas en un archivo.
Para ver tareas en un archivo:
- Con el archivo abierto, haz clic en el icono Tareas del panel derecho para ver una lista de tus tareas asignadas en ese archivo. Las tareas se ordenan automáticamente por Fecha de vencimiento y solo muestran las tareas que necesitas completar.
- Haz clic en una tarea para ver sus detalles.
Ordenar tareas en un archivo
Puedes utilizar la función Ordenar para organizar tus tareas por título, fecha de vencimiento o añadidas más recientemente.
Filtrar tareas en un archivo
Cuando abres un archivo, el panel Tareas se filtra automáticamente para mostrar solo tus tareas Para hacer. Estas son las tareas que te han sido asignadas o que están esperando tu aprobación.
Para ver tareas adicionales, puedes ir al menú Filtrar y ajustar los siguientes filtros:
- Estado
- Persona asignada
- Aprobador
- Sección del archivo
Nota: Debes tener un rol de administrador para ver las tareas asignadas a otros colaboradores.
Todas las opciones de ordenación y filtrado que apliques en el panel Tareas se guardan automáticamente. Cuando vuelvas al archivo, se restaurarán tus selecciones de ordenación y filtro más recientes, para que puedas continuar donde lo dejaste.
Ir a una tarea
Puedes moverte a una tarea concreta del archivo desde el panel de Tareas:
- Con el archivo abierto, haz clic en el icono Tarea
- Haz clic en la tarea deseada.
- Haz clic en el Hipervínculo bajo Ubicación para ir directamente a la ubicación de la tarea en el archivo.
Ver en... Visualizar tareas en Casa.
En la pestaña Tareas de Inicio, puedes ver todas las tareas de la plataforma Workiva que tienes permiso para ver, incluidas las tareas de procesos, GRC e Informes de Sostenibilidad.
Aquí puedes ver rápidamente cuántas de tus tareas:
- Deben completarse
- Han vencido
- Vencen esta semana
También puedes ver la fecha de vencimiento de cada tarea, el estado, la ubicación del archivo, el creador, la fecha de creación, la fecha de última modificación, la persona asignada y el aprobador en una única tabla consolidada, sin necesidad de abrir tareas individuales.
Nota: La columna Ubicación solo se aplica a las tareas creadas en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Las tareas de otras soluciones no muestran una ubicación de archivo, pero pueden incluir un hipervínculo a su origen o ubicación.
Ver detalles de la tarea desde Inicio
Desde Tareas Inicio, puedes ver los detalles de cualquier tarea sin abrir el archivo asociado ni navegar hasta la ubicación de la tarea.
Para ver los detalles de la tarea, puedes:
- Hacer clic en cualquier lugar de la fila de la tarea
- Selecciona Ver detalles en el menú de tres puntos situado al final de la fila.
El panel de detalles de la tarea muestra información clave, como instrucciones y etapas de la tarea. Desde este panel, también puedes actuar sobre la tarea dependiendo de tu rol y permisos.
Consejo: El panel de detalles de la tarea en Tareas Inicio tiene la misma información que verías al abrir la tarea desde su ubicación de archivo. Esto te permite revisar múltiples tareas y sus detalles más eficientemente todo desde un lugar central.
Personaliza tu vista de tareas en Inicio
Puedes personalizar tu vista de las tareas en la sección de inicio de tareas, organizada por columnas y con filtrado de tareas.
Consejo: Tu diseño de columna y tus filtros se guardan automáticamente, para que puedas volver a tu vista preferida cada vez que abras la sección de inicio de Tareas.
Ajustar columnas
Utiliza el menú selector de columnas para ordenar, fijar, filtrar o mostrar/ocultar columnas. Desde cualquier encabezado de columna, expande el menú para ver todas las opciones disponibles:
- Ordenar por ASC: Ordena las tareas en orden ascendente
- Ordenar por DESC: Ordenar tareas por orden descendente
- Fijar a la izquierda / Fijar a la derecha: Mantén visibles las columnas clave durante el desplazamiento
- Filtrar: Limitar la vista para mostrar solo tareas con criterios específicos
- Gestionar columnas: Quitar de tu vista las columnas que no necesitas
Filtrar tareas
En la sección de inicio de Tareas, puedes refinar tu vista aplicando uno o varios filtros a la lista de tareas. Esto te permite centrarte en las tareas más relevantes, como las tareas que te han sido asignadas, las tareas que esperan tu aprobación o las tareas de un determinado archivo.
Al abrir Tareas en Casa, la lista de tareas se filtra automáticamente para mostrar tus Para hacer tareas en las que eres el asignado o el aprobador. Puedes ajustar o eliminar estos filtros en cualquier momento. Los Administradores de tareas y los Administradores del espacio de trabajo pueden ver todas las tareas del espacio de trabajo cuando se borran o ajustan los filtros. Haz clic en Ver mis tareas por las baldosas Por hacer, Atrasado, o Vencido esta semana en la parte superior para volver a tus propias tareas.
Para filtrar tareas, selecciona la opción Filtrar del menú de una columna o haz clic en Filtros. Puedes aplicar varios filtros a la vez para limitar los resultados. Por ejemplo, podrías filtrar las tareas que te han sido asignadas y tienen un estado de Devuelto.
Haz clic en Agregar un filtro para añadir filtros adicionales, o selecciona Eliminar todos para borrarlos.
Notas
- El Inicio de Tareas se filtra automáticamente para ti como Usuario para mostrar todas las tareas en las que eres el asignado o el aprobador y que actualmente tienes que completar o aprobar.
- Al hacer clic en Ver mis tareas por las baldosas Por hacer, Atrasado, o Vencido esta semana en la parte superior, la lista de tareas siempre reflejará las tareas asignadas que tienes que completar, están atrasadas o vencen esta semana. Mientras estés en estas vistas, se aplicará cualquier filtro adicional sobre estos filtros preestablecidos.
- Todas las tareas es un hipervínculo para ver rápidamente todas las tareas del espacio de trabajo (esto depende del rol)
- El filtro Usuario admite los siguientes operadores:
- Es - Mostrará todas las tareas en las que el usuario seleccionado sea un asignado o un aprobador (independientemente del paso en el que se encuentre la tarea en ese momento).
- Es cualquiera de - Mostrará todas las tareas en las que cualquiera de los usuarios seleccionados sea un asignado o un aprobador (independientemente del paso en el que se encuentre la tarea actualmente).
- Actual - Mostrará todas las tareas en las que el usuario seleccionado sea el asignado o aprobador del paso actual en el que se encuentra la tarea (esto se aplica a las tareas que permiten múltiples pasos de asignatario o aprobador, como las tareas de certificación).
- Actualmente es cualquiera de - Mostrará todas las tareas en las que cualquiera de los usuarios seleccionados es el asignatario o aprobador del paso actual en el que se encuentra la tarea (esto se aplica a las tareas que permiten múltiples pasos de asignatario o aprobador, como las tareas de certificación).
Exporta la vista de tus tareas en Inicio como un archivo CSV.
Puedes exportar la lista de tareas actual como un archivo CSV para realizar análisis e informes adicionales fuera de Workiva. La exportación incluye las columnas visibles y cualquier filtro aplicado actualmente, lo que te permite capturar sólo las tareas relevantes para tu vista.
Para exportar tareas:
- En la página principal de Tareas, aplica los filtros o la clasificación que necesites.
- Haz clic en Exportar.
- Selecciona Descargar como CSV.
- Guarda el archivo en tu ubicación preferida.
Notas
- El archivo CSV exportado refleja la vista actual de la tabla Tareas, que incluye cualquier filtro aplicado.
- El archivo CSV exportado incluye sólo las columnas que son visibles en el momento de la exportación. Para obtener solo las columnas que necesitas, asegúrate de mostrar u ocultar tus columnas antes de exportar.
- Las tareas se exportan en el mismo orden en que aparecen en la tabla Tareas.
- Puedes exportar como archivo CSV desde las vistas Todas las tareas y Ver mis tareas.