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Entender los comparativos

Cada vez que tú o un colaborador editan un documento, aparece una revisión en el panel Historial que puedes comparar. Las revisiones se muestran cuando se produce un cambio de contenido en el documento que pueda afectar a la capacidad de comprensión del lector. Al crear un comparativo con dos revisiones, puedes ver y comparar dos versiones diferentes de tu documento.

La siguiente tabla muestra lo que aparece y lo que no aparece en un comparativo.

El Autotexto no se mostrará en una comparación. Algunos ejemplos de Autotexto son:

• Números de página
• Referencias de números de páginas de marcadores o secciones
• Referencias de listas numeradas.
• Tabla de contenidos automatizada
• Nota al pie numeración
• Numeración de listas.

Cree una línea negra

Para crear un comparativo en Documentos:

1

Desplaza el cursor por encima de una revisión en el panel Historial y haz clic en la flecha para abrir el menú.

2

Selecciona Crear comparativo . Esto coloca automáticamente la revisión seleccionada en la primera casilla.

3

Haz clic y arrastra la revisión que quieres comparar al segundo cuadro. Para incluir solo las secciones que incluyen cambios, marca Incluir solo secciones con cambios.

4

Haz clic en el enlace Opciones avanzadas y elige si quieres comparar todo el documento, solo la sección actual o las secciones seleccionadas.

5

Asigna un nombre al comparativo y haz clic en Crear.

Puedes filtrar las revisiones para ver solo los hitos o solo los hitos con estrella haciendo clic en el ícono Filtrar y marcando a continuación las casillas Mostrar hitos o Mostrar destacados.

Utilizar el panel Comparativos

Cada vez que crees un comparativo, aparecerá una copia con su nombre en el panel Comparativos. Para abrir el panel, haz clic en el ícono Comparativos  del panel derecho. 

El panel incluye una descripción detallada de cada comparativo, incluida la fecha en que se generó y las dos revisiones que se comparan. Puedes agregar una observación haciendo clic en la flecha situada junto al título de un comparativo y seleccionando Agregar comentarios .

Si necesitas compartir un comparativo fuera de Workiva, puedes exportarlo como PDF haciendo clic en Exportar PDF. Puedes elegir dos opciones al exportar a PDF:

• Todos los cambios: Exporta a un PDF, mostrando todos los cambios en línea en el documento.
  
• Cambios simplificados con registro de cambios: Exporta a un PDF que utiliza indicadores directamente en el documento para mostrar dónde se han realizado los cambios. Los cambios detallados se muestran en un registro independiente para cada página. Te recomendamos que utilices esta opción si quieres ver cómo será el informe final con todos los cambios realizados. 
  

Ver un comparativo

Puedes abrir los comparativos directamente en Workiva para ver los cambios y navegar entre ellos.

Para abrir un comparativo:

1

Abre el panel Comparativos .

2

Haz clic en la flecha situada junto al título y selecciona Abrir .

Si generaste un comparativo para todo el documento, las líneas moradas del panel de esquema del documento te permiten saber qué secciones incluyen cambios.

Puedes desplazarte por los cambios utilizando los íconos Cambio anterior y Cambio siguiente de la barra de herramientas.

Para simplificar la visualización, utiliza la función Mostrar/Ocultar para mostrar u ocultar Líneas de cuadrícula o Caracteres no imprimibles .

Puedes exportar un comparativo como PDF desde esta vista seleccionando Guardar PDF en la barra de herramientas. Utiliza la ventana Opciones de exportación para personalizar tu PDF, incluida la exportación de solo las páginas con cambios.

Para volver al documento original, haz clic en Propiedades para abrir el panel Propiedades del comparativo y haz clic en el ícono Abrir para abrir el documento de origen.

Ver la autoría de blacklines

Con las líneas negras, puede ver quién es el autor de cada contenido del documento. Esto facilita la colaboración y el seguimiento de los cambios realizados por otras personas.

Para activar la autoría, abra una línea negra y haga clic en Mostrar superposición en la barra de herramientas. También puede activar Autoría dentro del panel Cambios en la línea negra .

Con la autoría activada, puede pasar el cursor sobre el contenido del documento que especifica quién ha realizado los cambios.

En el panel Blackline changes , también puede ver quiénes fueron los autores.

Nota: La autoría de las líneas negras no es compatible con las líneas negras generadas previamente. Para mostrar la autoría, cree una nueva línea negra con la misma configuración de hito y marca de tiempo.

Cambios comparativos

En un comparativo, indicadores específicos muestran dónde se realizaron cambios:

A

Las adiciones aparecen en azul y subrayadas.

B

Las eliminaciones aparecen en texto rojo tachado.

C

Las líneas verticales azules en el margen izquierdo te permiten saber dónde hay cambios en el documento.

Estos indicadores aparecen tanto en Workiva como en los archivos PDF de comparación. 

Modos de vista de comparaciones

En la pestaña Revisión, hay tres modos de vista diferentes que puedes alternar para ver los cambios.

• Ocultar cambios: Oculta todas las marcas de cambios. Esto te permite ver el archivo como la última revisión en una vista limpia.
  
• Simplifica los cambios: Oculta el contenido eliminado pero muestra una chincheta en la ubicación general. Esto te permite ver la vista final del documento al mismo tiempo que indica las áreas de cambios. Para documentos muy diseñados, recomendamos la vista Cambios simplificados. De este modo, los revisores pueden ver cómo quedará el archivo final con los cambios realizados.
  
• Todos los cambios: Esta es la vista por defecto para los comparativos. Verás los contenidos eliminados y agregados.
  

A la derecha, puedes abrir el panel Cambios de comparativos o hacer clic en los alfileres dentro del archivo. El panel solo muestra los cambios para la sección actual en la que se encuentra el cursor.

Enviar un comparativo para revisión

El envío de comparativos para su revisión permite a los usuarios de tu espacio de trabajo ver y comentar un comparativo existente. Cuando solicites una revisión, tu revisor podrá abrir el comparativo en Workiva y agregar comentarios que aparecerán en el archivo de origen.

En el panel Comparativos , haz clic en la flecha situada junto al comparativo que quieras enviar y selecciona Enviar para revisión .

También puedes establecer una vista predeterminada para el Revisor. Cuando reciban la revisión, aparecerá en uno de los tres modos de vista que elegiste. El revisor puede cambiar de vista a menos que marques la casilla para impedir que el revisor cambie de vista.

Las revisiones de comparativos funcionan igual que las revisiones normales de documentos. Para saber más sobre cómo enviar y revisar archivos, consulta Enviar para revisión.