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Puedes crear copias de archivos, carpetas y procesos para hacer duplicados o traspasarlos al siguiente ejercicio de un período de información al siguiente. Esto te permite mantener intacto el archivo original y trabajar con el nuevo archivo en adelante. 

La ventana Copiar contiene varios ajustes que te permiten personalizar la forma en que se copian tus archivos. Al copiar un archivo se mantiene su configuración de permisos original, pero se restablece el historial de revisiones.

Nota: Solo los propietarios de espacios de trabajo, los administradores de contenido y los administradores de copias pueden copiar archivos. Si necesitas copiar un archivo, ponte en contacto con un propietario del espacio de trabajo. Para encontrar al propietario de un espacio de trabajo, consulta Buscar miembros y administradores. 

Elegir la configuración de la copia

Al copiar un archivo, puedes ajustar la configuración de copia para seleccionar lo que se incluye en la copia.  

• Todos los comentarios: Marca esta casilla para copiar todos los comentarios (incluidos los de estado Resuelto y Abierto ) en tus nuevos archivos.
• Etiquetas de esquema: Las etiquetas de esquema son puntos de color en el esquema del documento que significan diferentes estados. Marca esta casilla para copiar las etiquetas de esquema, incluidos los conjuntos de etiquetas personalizadas que hayas creado.
  
• Enlaces y referencias de procesos: Este ajuste administra cómo aparecen los enlaces y sus archivos de origen en los archivos copiados. Si vas a copiar un proceso, esto también significa que las acciones del proceso copiado incluirán referencias a archivos y secciones. Para obtener más información sobre estas opciones, consulta Configuración de vínculos y referencias de proceso más adelante.

  Nota: Desmarcar esta casilla significa que tus nuevos archivos no tendrán enlaces a orígenes fuera de tu selección y tus nuevos procesos no tendrán archivos de referencia. Además, si el contenido también tenía una etiqueta de XBRL, se eliminará también en la copia.

• Conexiones: Si utilizas Wdata, puedes optar por mantener las conexiones a Wdata en tu copia. 
  • Conexiones de entrada y salida: Incluye las conexiones entre las consultas, las tablas, los informes y las hojas de Wdata. Las conexiones salientes a hojas no incluidas en esta copia se ignorarán.
  • Solo conexiones entrantes: Incluye cualquier conexión procedente de informes, consultas de Wdata y hojas.
  • Solo conexiones salientes:Incluye las conexiones a las tablas y las hojas de Wdata. Las conexiones salientes a hojas no incluidas en esta copia se ignorarán.
• Valores de las celdas de entrada: Esta opción incluye cualquier valor dentro de las celdas de entrada. Si no seleccionas esta opción, los valores de las celdas se borran, pero la designación de la celda de entrada se mantiene en la copia.
• Modo de entrada en secciones habilitadas: Al incluir esta opción, las hojas con el modo de entrada habilitado en la hoja de cálculo original tendrán el modo de entrada habilitado en la copia de la hoja de cálculo.
• Crear carpeta de destino: Esta opción está activada de forma predeterminada, pero puedes desmarcarla si no quieres crear una nueva carpeta contenedora para los archivos copiados.
• Nuevo nombre de carpeta: Si eliges crear una carpeta de destino para guardar tus copias, éste será el nombre de la nueva carpeta.
• Ubicación: Si eliges crear una carpeta de destino, esta será su ubicación. Si no creas una carpeta de destino, esta será la ubicación de los archivos copiados. De forma predeterminada, la ubicación será Todos los archivos.
• Automatizaciones: Si tienes automatizaciones, al seleccionar esta opción se incluirán en tu copia. Para reducir los errores en las automatizaciones copiadas, asegúrate de incluir cualquier otra cosa que sea necesaria para que tus automatizaciones se ejecuten.

Configuración de enlaces y referencias de procesos

Las opciones en Enlaces y referencias de procesos te permiten personalizar cómo sus elementos copiados gestionan los enlaces para archivos y las referencias para procesos.

• Crear copias
• Conservar original
• Quitar vínculos

Crear copias de todos los archivos de origen significa que todos los archivos que proporcionan enlaces de origen para los archivos seleccionados también se incluirán en la copia. Los enlaces de tu archivo copiado procederán ahora de las nuevas copias de origen. 

Para los típicos traspasos, te sugerimos que utilices Crear copias de todos los archivos de origen para asegurarte de que tus archivos de origen y destino se copian para el nuevo período de presentación. Los enlaces rotos darán lugar a resultados diferentes para las tablas y los valores de texto. Las tablas se conservarán, mientras que los valores de texto no se conservarán; se mostrarán como “###”.

Mantener los enlaces a los archivos de origen significa que tus nuevos archivos estarán enlazados a los archivos de origen, en lugar de crear copias de los archivos de origen. Los archivos de origen no deben aparecer en la lista de archivos seleccionados si no quieres que se hagan copias de ellos.

Te sugerimos que utilices Mantener vínculos a los archivos de origen si quieres tener el mismo origen tanto para un destino nuevo como para el destino actual. Por ejemplo, recomendamos esta opción al agregar una nueva entidad declarante o un nuevo fondo.

Desmarcando Enlaces y referencias de procesos se ignora cualquier origen enlazado fuera de tu selección y se eliminan esos enlaces. El nuevo archivo contendrá los datos del último valor enlazado que se haya publicado, pero los enlaces ya no se actualizarán.

Solo recomendamos eliminar vínculos si hay vínculos innecesarios fuera de los archivos seleccionados que quieras desechar.

Nota: Los ajustes de enlace solo afectan a los orígenes que no estén ya incluidos en los archivos seleccionados. Si hay un archivo de origen en tu selección, se copiará independientemente de la opción que selecciones.

Copiar un elemento

Buenas prácticas

Comentarios: 

• Si tienes comentarios en los archivos seleccionados que puedan ser relevantes en los archivos copiados, te recomendamos que incluyas todos los comentarios en la copia. 
• Si tus comentarios ya no serán relevantes en los archivos copiados, como las preguntas para un período de presentación específico, desmarca la casilla Todos los comentarios para eliminarlos del archivo copiado. 

Seguimiento de cambios: 

• Si hay cambios que no han sido aprobados o rechazados en el archivo original, el archivo copiado tendrá esos cambios como aprobados sin historial previo.

Etiquetas de esquema: 

• Si creaste una clave de etiqueta personalizada y quieres reutilizarla en los archivos copiados, te recomendamos que incluyas etiquetas de esquema.
  • Una vez que abras el archivo copiado, puedes borrar todas las etiquetas de esquema para restablecer el estado de cada sección manteniendo la misma clave de etiqueta de esquema. 
• Si quieres volver a empezar con tu estado en el nuevo documento y no necesitas reutilizar la clave de etiqueta de esquema, no las incluyas en la copia. 
• Obtén más información sobre cómo utilizar etiquetas en Workiva. 

Marcadores de posición de contenido:

• Al copiar una carpeta que contiene archivos con marcadores de posición, las conexiones solo se actualizarán si la hoja de cálculo del marcador de posición también está en la misma carpeta.
  • Si la hoja de cálculo del marcador de posición no se incluye en la carpeta copiada, no se realizará ningún cambio en las conexiones del marcador de posición y todas ellas permanecerán vinculadas al origen original.
• Al copiar un archivo que contiene marcadores de posición, no se realizará ningún cambio en las conexiones de los marcadores de posición. Las conexiones existentes seguirán vinculadas al origen original.

Informe de archivos enlazados:

• Recomendamos copiar desde el Informe de archivos enlazados cuando tengas varios archivos enlazados en la copia seleccionada.
• En el Informe de archivos enlazados, puedes elegir de forma detallada qué archivos enlazados (si los hay) quieres excluir de las copias. Esto puede ser útil cuando quieres desenredar una situación complicada de enlaces.

• Nota: Las copias del informe de archivos enlazados actualmente no replican la estructura de carpetas ni incluyen procesos y archivos cargados (como PDF) en la carpeta. Copia desde la Página principal en lugar del informe de archivos vinculados si necesitas incluir estos elementos en tu copia.