Cada dato de la plataforma Workiva está protegido por sus propios mecanismos específicos de control de acceso. Por ejemplo, el contenido de un archivo está restringido a los usuarios adecuados mediante la pestaña Permisos del archivo, de modo que sólo los Visualizadores pueden verlo y sólo los Editores pueden editarlo.
Este artículo explica los detalles más sutiles que rodean a los mecanismos de control de acceso para los nombres de archivo, que difieren ligeramente de los mecanismos de control de acceso para el contenido de un archivo.
Los nombres de archivo en Workiva están restringidos a los usuarios del espacio de trabajo donde reside el archivo. Hay una serie de situaciones concretas en Workiva en las que se muestra el nombre de un archivo a un usuario que no tiene permisos explícitos de Visualizador sobre el contenido del archivo.
He aquí algunos ejemplos:
- Cuando un archivo se vincula a otro mediante href, los lectores del otro archivo esperan ver el nombre del archivo de referencia en el panel de vinculación.
- Cuando se vincula un valor de celda o un fragmento de texto de un archivo de origen a un archivo de destino, los espectadores del archivo de destino esperan ver el nombre del archivo de origen en el panel de vinculación.
- Cuando se asigna una tarea en el contexto de un archivo, la persona asignada a la tarea espera ver el nombre del archivo en el correo electrónico de notificación.
La página Archivos y la barra de búsqueda, sin embargo, sólo muestran documentos para cuya visualización el usuario sí tiene permisos explícitos de Visualizador.