Centro de soporte de Workiva

Para facilitar la recopilación de datos para los informes medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) o de sostenibilidad, puedes crear y gestionar tareas para preparar y aprobar valores métricos de Programa de sostenibilidad.

Con estas tareas, puedes:

• Incluir varios valores en la misma tarea, por ejemplo, en función de la dimensión u otros criterios.
• Asigna miembros del Espacio de trabajo para que preparen y aprueben los valores de cada tarea.
• Establece flujos de trabajo de aprobación para habilitar varios aprobadores o pasos con sus propias fechas de vencimiento.

Nota: Una tarea puede incluir varios valores solo cuando se recopila a través del portal de tareas de Workiva. Valores con un archivo de origen conectado cada uno requiere una tarea independiente.

Crear tareas para una métrica

Para delegar la recogida de datos de los valores de una métrica para un periodo de recogida, puedes crear una tarea asignada a los miembros del espacio de trabajo para que preparen y aprueben los valores. 

Nota: Sólo puedes crear tareas para una métrica cuando sus valores para el Periodo de recogida aún no estén Completos y no estén ya incluidos en otra tarea.

Para crear una tarea que recoja los valores de una métrica:

1. Desde: Programa de sostenibilidad, selecciona la métrica en el esquema.
2. Selecciona el año y el Periodo de recogida de los valores a incluir en la tarea.
3. Crea la tarea desde Valores o Tareas:
   • Desde Valores, selecciona los valores que quieres incluir y, a continuación, selecciona Crear tarea desde Editar valores.
     
   • Desde Tareas, haz clic en Crear tarea.
     
4. Introduce un nombre para ayudar a identificar la tarea.
   

5. En Persona asignada, selecciona los miembros que deben preparar los valores de la tarea y selecciona su fecha de vencimiento.

   Nota: Si seleccionas Varias personas asignadas, cualquiera de ellas puede preparar los valores y completar su tarea.

6. Para que los miembros verifiquen los valores preparados, haz clic en Agregar paso de aprobación, y configura el flujo de trabajo de aprobación:

   • Para permitir que uno o varios Aprobadores verifiquen los valores, selecciónalos en Aprobadores, y selecciona su Fecha de vencimiento.
   • Para requerir que determinados aprobadores verifiquen los valores en orden, selecciona el primer aprobador -o grupo de aprobadores- en Aprobadores, establece su fecha de vencimiento y, a continuación, haz clic en Agregar paso de aprobación para seleccionar los aprobadores de cada paso. 

   Nota: Si asignas varios aprobadores a una etapa de aprobación, cualquiera de de ellos puede aprobar los valores para completar la etapa. Para requerir que varios miembros verifiquen los valores, añade una etapa separada para cada aprobador. Para obtener más información, consulta Gestionar las aprobaciones de las métricas del Programa de Sostenibilidad.

7. Introduce instrucciones para el asignatario y el aprobador, como detalles sobre cómo preparar los valores o su material de apoyo.

8. Para añadir valores a la tarea, selecciónalos en Buscar valores, y haz clic en Aplicar.

   Consejo: Solo puedes añadir valores que no estén ya Completados o incluidos en otra tarea. Si aplicas inadvertidamente un valor a la tarea, haz clic en Quitar a de.

9. Haz clic en Crear tarea.

   Nota: Cualquier valor con un archivo de origen conectado tendrá cada uno su propia tarea; todos los demás valores incluidos aparecerán en la misma tarea.

Combinar tareas

Para agrupar valores incluidos en tareas separadas en una nueva tarea única, puedes combinar sus tareas desde la métrica.

Nota: Para combinar tareas, éstas deben estar No iniciadas, y sus valores deben recopilarse a través del portal de Tareas de Workiva o de la métrica, no un archivo de origen conectado.

1. Desde: Programa de sostenibilidad, selecciona la métrica en el esquema.
2. Selecciona el año y el Periodo de recogida de los valores a incluir en la tarea.

3. Selecciona Tareas, luego selecciona las tareas a combinar.

   Consejo: Para combinar una tarea ya En progreso, primero restablece la tarea para devolverla a No iniciado.

4. Desde Gestionar tareas, selecciona Combinar.
   
5. Edita el nombre de la nueva tarea y los detalles de asignación según sea necesario, y haz clic en Combinar.

Editar tareas

Para reasignar una tarea o ajustar los valores que contiene:

1. Desde Programa de sostenibilidad, selecciona la métrica que soporta la tarea.
2. Desde Tareas, edita las tareas según sea necesario:
   • Para editar la asignación o los valores de una tarea específica, selecciona Editar en su menú, luego edita su asignación o valores según sea necesario y haz clic en Actualizar tarea.
     

   • Para actualizar varias tareas a la misma asignación, haz clic en Gestionar tareas y selecciona Editar, luego edita los detalles de la asignación según sea necesario y haz clic en Actualizar todo.

     Consejo: Desde Buscar y reemplazar, puedes editar varias tareas a la vez, como por ejemplo para reasignar a un Asignado o Aprobador en función de los cambios de personal.

Enviar tareas

Cuando estés listo para iniciar la recopilación de datos, envía tareas a su asignado para empezar a preparar sus valores:

1. Desde Programa de sostenibilidad, selecciona la métrica que soporta la tarea y, a continuación, Tareas.
2. Selecciona las tareas para enviar, luego elige si enviarlas con notificaciones a los asignados:
   • Desde Gestionar tareas o el menú de la tarea, selecciona Enviar, luego elige si quieres enviar con notificaciones.
     
   • En Estado, haz clic en Enviar o selecciona Enviar sin notificaciones.
     

Restablecer una tarea enviada

Para cancelar una tarea y devolverla a un estado No se ha enviado, puedes restablecerla. Por ejemplo, puedes querer restablecer una tarea si la enviaste prematuramente por error o necesitas detener su recopilación de datos.

Consejo: Cuando restableces una tarea, conservas los valores y el material de apoyo ya recogidos por el asignado.

1. Desde Programa de sostenibilidad, selecciona la métrica que soporta la tarea y, a continuación, Tareas.
2. Desde el menú de la tarea, selecciona Restablecer.
   
3. Selecciona si deseas notificar a las personas asignadas y aprobadores del restablecimiento y haz clic en Aceptar.

Enviar recordatorios para tareas enviadas.

Para ayudar a mantener el flujo de recogida de datos, Programa de sostenibilidad envía automáticamente recordatorios a los asignatarios o aprobadores con tareas de métricas incompletas:

• Tres días antes de la Fecha de vencimiento.
• En su fecha de vencimiento.
• Todos los días posteriores a la Fecha de vencimiento, hasta tres días.

Para enviar un recordatorio adicional para una tarea En progreso, selecciona Tareas en la métrica y, a continuación, Recordatorio en el menú de la tarea.

Completar tareas en nombre de la persona asignada o del Aprobador

Si un cesionario o aprobador no está disponible, el Propietario del Programa puede completar tareas en su nombre, como enviar sus valores para aprobación u omitir el paso en el flujo de trabajo de aprobación.

Ver una tarea enviada

Para obtener más detalles sobre la recopilación de datos de una tarea, puedes verla directamente en Tareas de Workiva o en el archivo de origen conectado de su valor. Desde el sistema métrico, selecciona Tareas, luego selecciona Ir a la tarea en el menú de la tarea. 

Para obtener detalles sobre el progreso y el historial de una tarea, puedes ver su registro de actividades desde el panel Pasos de la tarea lista de comprobación dentro del portal Tareas de Workiva o el panel Tareas de un archivo de origen conectado.

Nota: Para ver las tareas métricas creadas por otros o asignadas a otros, como para realizar una auditoría interna, necesitas los dos roles Administrador de tareas y Informes de sostenibilidad. Para las tareas finalizadas a través de un archivo de origen conectado, también necesitas al menos Visor permisos para el archivo.

Eliminar una tarea

Si ya no necesitas una tarea, puedes eliminarla. Cuando eliminas una tarea, también:

• Cancelar la tarea para su asignada y Aprobadores.
• Devuelve sus valores a un No ha comenzado estado.
• Elimina todos los datos y el material de apoyo preparado para sus valores

Nota: Para cancelar una tarea pero conservar los valores ya recogidos, Restablecerla en su lugar.

Para eliminar una tarea:

1. Desde Programa de sostenibilidad, selecciona la métrica que soporta la tarea y, a continuación, Tareas.
2. Desde el menú de la tarea, selecciona Eliminar.
3. Haz clic en Eliminar.