Desde Programa de sostenibilidad, puedes utilizar Buscar y reemplazar para aplicar rápidamente el mismo cambio a los detalles de varias métricas o a sus tareas de recopilación de datos a la vez, en lugar de editar cada una por separado.
Por ejemplo, puedes utilizar Buscar y reemplazar para:
- Agregar o Quitar detalles a través de múltiples métricas o tareas, como una etiqueta personalizada.
- Reemplazar una entrada específica para un detalle, como para reemplazar al aprobador o asignatario de varias tareas en función de los cambios de personal.
- Sustituye todas las entradas de para un detalle independientemente de su estado actual, como para actualizar los requisitos de las métricas para las notas o los anexos de apoyo, o los flujos de trabajo de aprobación completa de las tareas.
Nota: Puede actualizar las tareas sólo cuando aún no estén Completadas. Al actualizar las tareas, éstas vuelven a un estado En curso .
Paso 1. Seleccionar los detalles que quieres actualizar
Desde: Programa de sostenibilidad, selecciona Buscar y reemplazar, y elige si quieres actualizar los detalles sobre las métricas o las tareas de sus valores:
- Para actualizar métricas de varios temas, haz clic en Buscar y reemplazar de Resumen del programa.
- Para actualizar métricas o tareas dentro del mismo tema o métrica, selecciona el tema o la métrica -respectivamente- en el esquema y, a continuación, selecciona Buscar y reemplazar en su menú.
Para realizar estas actualizaciones, selecciona Detalles de la métrica:
| Detalle | Agregar | Reemplazar | Eliminar | Reemplazar todo |
|---|---|---|---|---|
| Tema | ||||
| Descripción de la métrica | ||||
| Archivo adjunto de referencia | ||||
| Etiqueta del programa | ||||
| Requerir notas | ||||
| Requerir archivos adjuntos de soporte |
Nota: Para actualizar el tipo de valor de las métricas, la unidad de medida, la frecuencia, las dimensiones o las referencias de Related Explorer content, Ponte en contacto con tu Gestor de Éxito de Clientes (CSM) de Workiva para recibir ayuda.
Para realizar estas actualizaciones, selecciona Detalles de tarea:
| Detalle | Agregar | Reemplazar | Eliminar | Reemplazar todo |
|---|---|---|---|---|
| Persona asignada | ||||
| Fecha de vencimiento de la persona asignada | ||||
| Aprobador | ||||
| Fecha de vencimiento del aprobador | ||||
| Etapas de aprobación (Aprobadores y Fechas de vencimiento). | ||||
| Instrucciones | ||||
| Nombre de tarea |
Paso 2. Buscar métricas o tareas que actualizar
En Buscar en, aplica filtros para buscar en el Programa las métricas o tareas a actualizar.
Nota: Si seleccionas Buscar y reemplazar desde un tema o métrica, los resultados se filtran automáticamente a las métricas o tareas de ese tema o métrica. Puedes ajustar estos filtros si es necesario.
Para encontrar las métricas que hay que actualizar:
-
Haz clic en Agregar filtro, y especifica los criterios de las métricas:
Filtrar Busca métricas en función de Tiene archivos adjuntos de referencia Si contienen archivos adjuntos de referencia, como ejemplos de fórmulas o PDF de orientaciones sobre marcos. Descripción de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta en sus descripciones Nombre de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de sus nombres, o el ID de la métrica. Etiqueta del programa Una etiqueta personalizada específica
Sugerencia: Para encontrar métricas que incluyan al menos una de varias etiquetas, haga clic en Añadir otra etiqueta de programa para aplicar un filtro adicional.
Requerir notas Si necesitan notas para la recopilación de datos de sus valores Requerir archivos adjuntos de soporte Si necesitan Archivos adjuntos de soporte -como cálculos o facturas de servicios públicos- para la recopilación de datos de sus valores. Tema El tema específico que apoyan
Consejo: Para encontrar métricas de varios temas, haga clic en Añadir otro tema para aplicar un filtro adicional.
Nota: Si seleccionas Buscar y reemplazar en el menú de un tema, se aplica automáticamente un filtro Tema para incluir las métricas de ese tema.
Unidad La unidad de medida utilizada con sus valores de Texto, Porcentaje o Moneda
Consejo: Para encontrar métricas basadas en múltiples unidades de medida, haga clic en Añadir otra unidad para aplicar un filtro adicional.
Tipo de valor El tipo de valores recogidos, como Número, Texto o Moneda
Consejo: Para encontrar métricas basadas en múltiples tipos de valores, haga clic en Añadir otro tipo de valor para aplicar un filtro adicional.
Consejo: Para eliminar un filtro y sus criterios, haz clic en Eliminar filtro .
- Después de añadir todos los filtros, haz clic en Busca para que te devuelva las métricas que cumplan sus criterios.
Para encontrar las tareas que hay que actualizar:
- Selecciona el Año de programa y el Periodo de recogida de los valores de las tareas.
-
Haga clic en Añadir filtro, y especifique los criterios de las tareas:
Filtrar Busca tareas basadas en Aprobador Un miembro del espacio de trabajo específico asignado para aprobar sus valores:
- Para encontrar tareas sin un aprobador, selecciona No aprobador.
-
Para encontrar tareas asignadas a miembros que ya no están en tu Espacio de trabajo, selecciona Antiguo miembro.
Nota: En los resultados, puedes ver cuándo un aprobador es un antiguo miembro o un miembro suspendido.
- Para buscar tareas asignadas a uno de varios aprobadores, haz clic en Añadir otro Aprobador.
Fecha de vencimiento del aprobador Cuándo deben verificar sus valores los aprobadores
Consejo: Para encontrar tareas sin una fecha de vencimiento del aprobador, aplique el filtro sin introducir ningún intervalo de fechas.
Persona asignada Un miembro del espacio de trabajo específico asignado para preparar sus valores:
-
Para encontrar tareas asignadas a miembros que ya no están en tu Espacio de trabajo, selecciona Antiguo miembro.
Nota: En los resultados, puedes ver cuándo un asignado es un antiguo miembro o un miembro suspendido.
- Para buscar tareas asignadas a una de las Varias personas asignadas a, haz clic en Agregar otra persona asignada.
Fecha de vencimiento de la persona asignada Cuándo deben completar los asignatarios la recogida de datos de sus valores
Sugerencia: Para encontrar tareas sin una fecha de vencimiento del asignado, aplique el filtro sin introducir ningún intervalo de fechas.
Dimensión Un valor de dimensión personalizado específico aplicado a los valores recogidos, como para una ubicación concreta de una dimensión Ubicación. Tiene archivos adjuntos de referencia Si sus métricas para las que recogen valores tienen material de referencia -como fórmulas de muestra o requisitos normativos- adjunto. Tiene archivos adjuntos de soporte Si sus valores tienen material de apoyo adjunto, como cálculos o facturas de servicios públicos. Descripción de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de las descripciones de sus métricas. Nombre de la métrica Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de los nombres de sus métricas, o el ID de la métrica. Notas Una palabra clave específica o una frase exacta dentro de las notas proporcionadas para sus valores Etiquetas del programa Una etiqueta personalizada específica aplicada a sus métricas Instrucciones para la tarea Una Palabra clave específica o una frase exacta dentro de las instrucciones proporcionadas a sus asignados y Aprobadores. Nombre de tarea Una palabra clave específica o una frase exacta con sus nombres Estado de la tarea El estado de la recogida de datos de las tareas
Nota: Puede encontrar - pero no actualizar - tareas con valores Completados.
Tema El tema específico sus métricas recogen valores para. - Después de añadir todos los filtros, haz clic en Buscar en para que te devuelva las tareas que cumplen sus criterios.
Etapa 3. Reemplazar, añadir o quitar detalles
Para actualizar las métricas o tareas:
-
En Resultados, selecciona las métricas o tareas que quieras actualizar.
Sugerencia: Para descargar los resultados completos como archivo de valores separados por comas (CSV), por ejemplo para compartirlos con otras personas de su empresa, haga clic en Exportar.
-
En Reemplazar, selecciona el cambio a realizar.
Para añadir una entrada o cadena de texto, realiza un Añadir.
Consejo: Para las métricas, puedes añadir un archivo adjunto de referencia, una etiqueta o texto a sus descripciones; para las tareas, puedes añadir texto a sus instrucciones o nombres.
- En Cambiar, selecciona Añadir.
-
En Campos, selecciona el detalle que quieras actualizar y, a continuación, especifica la entrada o cadena de texto que quieras añadirle.
Nota: Cuando añades a Descripción de la métrica o Instrucciones, la nueva cadena se añade al final del texto existente.
Para eliminar una entrada o cadena de texto, realiza un Quitando .
Consejo: En el caso de las métricas, puedes eliminar una etiqueta específica o el texto de sus descripciones; en el caso de las tareas, un Aprobador o el texto de sus instrucciones o nombres.
Nota: No puedes eliminar el nombre completo de una tarea.
- En Cambia, selecciona Quitando .
- En Campos, selecciona el detalle que deseas actualizar y, a continuación, especifica la entrada o cadena de texto que deseas eliminar de él.
Para reemplazar una entrada o cadena específica de un detalle con una nueva entrada o cadena, realiza un Reemplazar.
Nota: Para reemplazar un detalle en completo -como cada entrada, su texto completo o un flujo de trabajo de aprobación- independientemente de su estado actual, realiza en su lugar un Reemplazando todo.
Consejo: Para las métricas, puedes reemplazar su tema, etiqueta o texto dentro de sus descripciones; en el caso de las tareas, una persona asignada, aprobador, fecha de vencimiento o texto de sus instrucciones o nombres.
- En Cambia, selecciona Reemplazar.
- En Campos, selecciona el detalle que deseas actualizar y, a continuación, especifica la entrada actual o la cadena que deseas reemplazar dentro del detalle.
- En Reemplazar por, especifica la nueva entrada o cadena a utilizar en su lugar.
Para reemplazar un detalle por completo (como todas las entradas o su texto completo) independientemente de su estado actual, realiza un Reemplazar todo.
Nota: Para reemplazar solo una entrada o cadena específica dentro de un detalle, realiza un Reemplazar en su lugar.
Consejo: Para las métricas, puedes sustituir sus temas, descripciones, etiquetas o requisitos por notas o archivos adjuntos de apoyo; para los temas, puedes sustituir sus asignados o sus fechas de vencimiento, pasos de aprobación, instrucciones o nombres.
- En Cambia, selecciona Reemplazando todo .
- En Campos, selecciona el detalle que quieras actualizar y, a continuación, especifica la entrada o cadena de texto que quieras utilizar en su lugar.
Consejo: Para reemplazar todos los aprobadores o sus fechas de vencimiento para las tareas, selecciona Pasos de aprobación, y configura el flujo de trabajo de aprobación completo, incluyendo sus aprobadores, pasos y fechas de vencimiento.
- En Cambiar, selecciona Añadir.
- Haz clic en Actualizar todo.
Una vez completada la actualización, los resultados se actualizan para reflejar los cambios y los posibles errores.
Nota: Para aplicar otra actualización a las métricas o tareas, haz clic de nuevo en Buscar en para que sólo vuelvan las que cumplan los criterios de los filtros.
Solución de problemas
Si Buscar y reemplazar no puede aplicar un cambio, la métrica o tarea afectada aparece seleccionada en Resultados después de la actualización. Para ayudar a solucionar el problema, haz clic en Error para obtener información o sugerencias de solución.
Para resolver un error, puede que tengas que hacerlo:
- Verifica que la métrica o tarea tiene todos los detalles necesarios para la actualización; por ejemplo, Buscar y reemplazar no puede actualizar Fecha de vencimiento del aprobador para una tarea sin aprobadores.
- Si estás actualizando tareas, asegúrate de que su estado no sea Completo.
- Sólo tienes que hacer clic en Actualizar todo de nuevo, para los errores causados por un problema de conectividad de red.