¿Qué es «Personalizar Workiva»?
Personalización: Workiva ofrece las capacidades necesarias para adaptar de forma nativa las experiencias, las soluciones y las funcionalidades a las necesidades empresariales específicas de nuestros clientes, combinando la flexibilidad de la inteligencia artificial con un control regulado para ofrecer resultados en los que puedes confiar en la plataforma Workiva.
Personalizar Workiva incluye actualmente:
- Scripting: Crea y ejecuta automatizaciones que apliquen tus reglas de negocio mediante lógica personalizada en Python, ejecutadas de forma segura en la infraestructura gestionada por Workiva.
- Campos personalizados: Añade nuevos campos para recopilar datos empresariales que puedan utilizarse en automatizaciones y que ofrezcan una perspectiva única para la supervisión y los paneles de control.
- Automatizaciones integradas para la creación de scripts: . Integra de forma nativa tus scripts personalizados en los archivos con los que trabajan los usuarios.
¿Quién puede utilizar «Personalizar Workiva»?
La función «Personalizar Workiva» está disponible para todos los socios y clientes, pero no está disponible en el marco de contratos gubernamentales o de reventa.
¿Están disponibles todas las funciones de personalización de Workiva para todas las soluciones?
Las funciones de scripting y las automatizaciones integradas para scripting están disponibles en todas las soluciones. Los campos personalizados también están disponibles en todas las soluciones, excepto en las soluciones de GRC.
¿Hay tarifas de licencia de cliente?
Sí. «Customize Workiva» es un complemento de pago para tu suscripción actual a Workiva.
El precio depende de dos factores: el alcance de la personalización de Workiva para tu organización y tu suscripción actual a Workiva. La personalización de Workiva puede limitarse a una única solución o aplicarse a toda tu cuenta, y ese ámbito de aplicación también determina dónde puedes utilizarla:
- Ámbito de aplicación a nivel de cuenta: La función «Personalizar Workiva» está disponible en todas las áreas de tu cuenta que cumplan los requisitos.
- Ámbito a nivel de solución: La función «Personalizar Workiva» está disponible dentro de la solución específica a la que se aplica.
Trabajarás con Workiva para determinar el alcance y el precio adecuados para tu caso de uso.
¿Cómo complementa el script a Cadenas y al resto de la suite de Gestión de datos?
«Customize Workiva» aporta extensibilidad y ejecución controladas al ecosistema de automatización de Workiva. Chains, Customize Workiva y las API no son herramientas que compitan entre sí. Son más fuertes cuando cada uno se dedica a lo que mejor sabe hacer.
- La estructura « » sin código de Chains permite automatizar los procesos cotidianos, eliminar los errores humanos y aumentar la eficiencia en toda la organización sin necesidad de contar con un desarrollador en plantilla. Chains suele ser la solución ideal para la orquestación: conectar sistemas, programar tareas, supervisar ejecuciones y ofrecer a los equipos visibilidad sobre cada paso de un proceso.
- Personalizar Workiva : ahí es donde entra en juego la extensibilidad controlada. Aquí es donde los equipos pueden añadir lógica personalizada, registrar el contexto estructurado del flujo de trabajo mediante campos personalizados y ejecutar scripts de forma segura en la infraestructura gestionada por Workiva. Ayuda a trasladar la lógica especializada de soluciones provisionales puntuales a un entorno más controlado y repetible.
- Las API son el puente de acceso a los datos y las automatizaciones de Workiva. Permiten que los scripts y las cadenas lean, escriban y actualicen los datos de la plataforma de forma controlada.
Los mejores resultados se obtienen cuando se combinan las capacidades de automatización y extensibilidad de Workiva, lo que permite convertir las necesidades empresariales en flujos de trabajo personalizados y regulados que se ejecutan de forma coherente, son auditables y se mantienen nativos en la plataforma de Workiva.
Para obtener más información sobre las cadenas y los scripts, así como sobre los retos específicos a los que dan respuesta, consulta la guía de uso de cadenas y scripts de Workiva y la página de asistencia .
¿Cómo empezamos después de la compra? / ¿Cómo se lleva a cabo la implementación?
Para cuando adquieras Customize Workiva, ya habrás decidido quién se encargará de llevar a cabo la implementación; eso forma parte del proceso de validación de la idoneidad antes de la venta. El constructor suele ser uno de los siguientes:
- Tu propio equipo técnico — si cuentas con desarrolladores con los conocimientos adecuados de Python y de la plataforma Workiva
- Un socio de implementación cualificado: Workiva puede ayudarte a encontrar uno si aún no colaboras con ninguno.
- La práctica de gestión de datos de Workiva: a través de un pliego de condiciones (SOW) bien definido, cuando la vía de colaboración no es la opción más adecuada
Una vez que se haya añadido «Customize Workiva» a tu suscripción, tu espacio de trabajo quedará activado y tu desarrollador podrá empezar a trabajar.
Desarrollo de conocimientos técnicos internos: Si tu equipo se encarga de desarrollar o mantener la solución, te recomendamos que realices el curso de formación «Personalizar Workiva con scripts», disponible públicamente, y que consultes los artículos sobre scripts y campos personalizados del Centro de asistencia para adquirir las habilidades necesarias para tener éxito.
¿Cuáles son los requisitos de «Personalizar Workiva» para los socios?
Los socios que llevan a cabo implementaciones personalizadas de Workiva deben contar con desarrolladores de scripts que posean las habilidades y las credenciales adecuadas antes de hacerse cargo de la implementación de un cliente. En términos generales, esto significa que los constructores que:
- Tener conocimientos de Python de nivel intermedio, acreditados mediante una certificación reconocida, como la obtención del título de «Certified Associate in Python Programming (PCAP)» de la (se solicitará prueba de la competencia).
- He completado el curso de formación « : Personalizar Workiva con scripts ».
- Contar con la certificación « » de la plataforma Workiva .
Para consultar la lista completa de conocimientos de Python necesarios, las certificaciones recomendadas y la formación de Workiva, visita . Conocimientos y experiencia necesarios para desarrollar implementaciones de Workiva Scripting: .
Anteriormente, los socios debían completar el Programa de Preparación para la Programación de Workiva. Ese programa ya no está disponible. En su lugar, ahora se espera que los socios completen el curso de formación «Personalizar Workiva con scripts» y cuenten con las acreditaciones adecuadas antes de hacerse cargo de la implementación de un cliente.
Los socios también deben planificar la gestión continua: tras la entrega, el mantenimiento de los scripts personalizados suele ser responsabilidad del cliente, salvo que un contrato de mantenimiento vigente o un pliego de condiciones posterior establezca lo contrario. Los socios deben asegurarse de que exista un plan que establezca quién se encargará del mantenimiento de la implementación del script en caso de que los creadores originales ya no estén disponibles.
¿Quién es el responsable y quién se encarga del mantenimiento del código personalizado? / ¿Qué cubre el servicio de asistencia de Workiva?
De acuerdo con las Condiciones de uso de « » de Workiva ( ), eres el único responsable de tus scripts y campos personalizados.
La responsabilidad del mantenimiento y la resolución de problemas de la lógica personalizada recae en ti o en tu socio, no en Workiva. Tras la entrega, el mantenimiento continuo suele ser responsabilidad suya, salvo que un contrato de mantenimiento vigente o un pliego de condiciones posterior indique lo contrario. Por ejemplo, si Workiva actualiza una API, eres responsable de actualizar cualquiera de tus scripts que se vean afectados por ese cambio.
Workiva da soporte a la plataforma en la que se basa tu código personalizado: las funciones de scripting y campos personalizados, la infraestructura de ejecución en la que se ejecutan los scripts, las API publicadas, el comportamiento documentado del producto y los procedimientos de escalación correspondientes.
Una forma sencilla de entender esta distinción: Workiva se encarga de la plataforma y la infraestructura, es decir, de las «tuberías». Tú y tu socio sois responsables del código personalizado y de la lógica desarrollada a partir de él.
¿Necesito el servicio «Signature Support»?
No, no es necesario tener «Signature Support» para utilizar «Customize Workiva».
Es recomendable, sobre todo si no dispones de personal interno especializado en scripting, ya que te ofrece un mayor nivel de asistencia técnica a la hora de desarrollar y gestionar tus soluciones personalizadas. La decisión de añadirlo depende de ti, en función del nivel de apoyo que necesite tu equipo.
¿Cómo se puede usar Personalizar Workiva?
Personalizar Workiva resulta especialmente útil para flujos de trabajo especializados, repetitivos o de gran importancia que la configuración estándar no puede gestionar de forma óptima. A continuación se presentan algunos casos de uso habituales que los clientes y socios implementan en la actualidad. La mayoría combina estas tres funciones —scripts, campos personalizados y automatizaciones integradas para scripts— para convertir un proceso manual en uno repetible y regulado.
- Consolidación de documentos: Genera documentos personalizados para diferentes tipos de entidades (LLC, LP, LTD y otras) a partir de una única plantilla maestra. En lugar de mantener el mismo contenido en muchos documentos distintos, se mantiene una plantilla consolidada, se selecciona el tipo de archivo y el sistema automatizado genera un nuevo archivo con solo el contenido relevante, lo que reduce el tiempo de actualización y el riesgo de que se pasen por alto cambios.
- Implementación de plantillas: Implementa una plantilla maestra de forma coherente en múltiples espacios de trabajo a la vez; resulta útil para proveedores de servicios gestionados y administradores de fondos que gestionan docenas de espacios de trabajo. En lugar de copiar e importar archivos manualmente, solo tienes que seleccionar la plantilla, ejecutar la automatización y esta se implementa en todas partes, etiquetando cada espacio de trabajo con el contexto adecuado.
- Gestión de la orientación de los documentos: Alternar entre las secciones de impresión y las que no se imprimen en función del tipo de archivo. En lugar de activar y desactivar manualmente cientos de secciones, basta con seleccionar el tipo de archivo y la automatización aplica la configuración correcta a todo el documento.
- Enlaces: Crea y sincroniza enlaces entre documentos, archivos y espacios de trabajo. Basta con añadir un enlace una sola vez en un espacio de trabajo principal para que la automatización lo replique en todas las plantillas y espacios de trabajo relacionados, manteniendo las fuentes conectadas a los destinos correctos.
- Flujo de trabajo de seguimiento: Registra el estado del flujo de trabajo y los metadatos mediante campos personalizados y, a continuación, utiliza scripts para supervisarlo en todos los espacios de trabajo, incluyendo qué versión de la plantilla está implementada y con qué frecuencia se utiliza, lo cual resulta especialmente útil para la gestión de licencias y el control de versiones.
- Roll Forward: Optimiza las actualizaciones de un periodo a otro actualizando dinámicamente los parámetros de consulta, renovando las conexiones de múltiples fuentes y actualizando los datos de entrada.
- Estado de inversiones: Automatiza la actualización de las conexiones con los fondos, el procesamiento de agrupaciones de datos y la actualización de los enlaces de rango y el formato de principio a fin.
- Actualizaciones masivas de permisos: Gestiona mediante programación el acceso y los permisos de los usuarios en archivos y espacios de trabajo a gran escala.
Estos son ejemplos habituales, no una lista exhaustiva: Workiva se puede adaptar a cualquier situación en la que un flujo de trabajo implique un gran esfuerzo manual o requisitos de validación estrictos.