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Desde Programa de Sostenibilidad, puedes crear tareas de recogida de datos para asignar a los miembros del espacio de trabajo que preparen y aprueben valores métricos para informes Medioambientales, Sociales y de Gobernanza (ESG) o de sostenibilidad. Es posible que tengas que actualizar estas asignaciones a lo largo de un año de informe o como parte de un traslado a un nuevo año, por ejemplo, en función de los cambios de personal o de la carga de trabajo de los miembros.

Consejo: Cuando añades un año fiscal declarado a Sostenibilidad Programa, puedes seleccionar si quieres prorrogar las asignaciones de métricas del año en curso. Si adelantas las tareas, también puedes seleccionar si quieres adelantar sus fechas de vencimiento en consecuencia.

Editar asignaciones de tareas métricas.

Para reasignar una tarea métrica a otro miembro del espacio de trabajo:

1. Desde Programa de Sostenibilidad, selecciona la métrica con las tareas a reasignar.
2. Selecciona el Año de programa y el Periodo de recogida a reasignar.
3. En Tareas, selecciona la tarea a reasignar:
   • Para reasignar solo una tarea, selecciona Editar en su menú.
     
   • Para aplicar los mismos detalles de asignación a varias tareas, selecciónalas en Tareas, luego selecciona Editar desde Gestionar tareas.
     
4. Ajusta los miembros asignados del espacio de trabajo, sus fechas de vencimiento o las instrucciones según sea necesario y, a continuación, haz clic en Actualizar tarea o Actualizar todo.

Nota: Si editas los detalles de asignación de un valor con una tarea En curso, elige si deseas notificar el cambio al asignado y a los aprobadores.

Para obtener más información, consulta Recopila los valores de las métricas del Programa de Sostenibilidad.

Edita las asignaciones de tareas de varias métricas a la vez.

Desde: Buscar y reemplazar, puedes actualizar las asignaciones de varias tareas métricas del Programa a la vez. Por ejemplo, con Buscar y reemplazar, puedes:

• Reemplazar a una persona asignada, aprobador o fecha de vencimiento específicos
• Actualiza varias tareas a la misma persona asignada o fecha de vencimiento, independientemente de su asignación actual.
• Quitar un Aprobador de las tareas o reemplazar el flujo de trabajo de aprobación completo de las tareas.
• Añadir, eliminar o reemplazar texto dentro de las instrucciones de las tareas.

Nota: Solo puedes actualizar las tareas cuando aún no están Actualizando ....

Para actualizar la asignación de tareas en bloque:

1. Desde Programa de sostenibilidad, abre Busca y reemplaza:
   • Para actualizar las tareas de las métricas de varios temas, selecciona Resumen del programa en el esquema, luego haz clic en Buscar y reemplazar, y selecciona Detalles de tarea.
     
   • Para actualizar tareas dentro del mismo tema o métrica, selecciona el tema o métrica en el esquema y, a continuación, selecciona Buscar y reemplazar, Detalles de tarea en su menú.
     
2. En Buscar en, selecciona el año y el Periodo del informe de las tareas a actualizar.
3. Para encontrar las tareas que hay que actualizar, aplica filtros adicionales basados en sus criterios (como Persona asignada o Aprobador para reemplazar) y haz clic en Buscar.
4. En Resultados, selecciona las tareas que se han de actualizar.
5. En Reemplazar, cambia los detalles de asignación de las tareas según sea necesario.

   Consejo: Para añadir un aprobador o actualizar los pasos de aprobación de las tareas, selecciona Reemplazando todo.

   • Agregar o quitar
   • Reemplazar
   • Reemplazar todo

   Para eliminar a un aprobador o para añadir texto dentro de sus instrucciones:

   1. En Cambiar por:, selecciona si quieres Añadir o Quitar dentro de las asignaciones de tareas.
      
   2. En Campos, selecciona si quieres:
      • Añadir o eliminar las instrucciones de las tareas.
      • Quitar a un Aprobador específico
   3. Especifica el texto del Aprobador o de las Instrucciones a añadir o quitar para las tareas.

      Nota: Cuando añades texto a Instrucciones, se añade al final de las instrucciones.

   4. Haz clic en Actualizar todo.

   Reemplazar a una persona asignada o aprobadora concreta, una fecha de vencimiento o un texto dentro de las instrucciones de las tareas:

   1. En Cambia, selecciona Reemplazar.
      
   2. En Campo, selecciona si quieres sustituir a la persona asignada, el aprobador, la fecha de vencimiento o las instrucciones de las tareas.
   3. Especifica ambos:
      • El actual miembro del espacio de trabajo, fecha o texto a reemplazar.
      • El nuevo miembro del espacio de trabajo, fecha o texto para utilizar en su lugar.
   4. Haz clic en Actualizar todo.

   Para reemplazar el flujo de trabajo de aprobación completo de las tareas, o para actualizar a sus asignados, las Fechas de vencimiento del aprobador o las Instrucciones de la misma entrada:

   1. En Cambia, selecciona Reemplazando todo .
      
   2. En el campo , selecciona si quieres sustituir los pasos de aprobación, las personas asignadas, las fechas de vencimiento del aprobador o las instrucciones de las tareas.
   3. Especifica los nuevos pasos de aprobación, la Persona asignada, la Fecha de vencimiento del aprobador o las Instrucciones a utilizar en su lugar.

      Consejo: Para saber más sobre cómo configurar los nuevos pasos de aprobación de las tareas, consulta Gestionar las aprobaciones de las métricas del Programa de Sostenibilidad.

   4. Haz clic en Actualizar todo.

Consejo: Para saber más sobre Buscar y reemplazar, consulta Buscar y reemplazar detalles de las métricas o tareas del Programa de Sostenibilidad.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!