Workiva Sync es un complemento de Excel disponible a través de Microsoft Appsource que copia sólo los datos o fórmulas de las celdas seleccionadas desde Excel a la Plataforma Workiva. Workiva Sync funciona bajo el supuesto de que la hoja de cálculo Workiva de destino está establecida y configurada como tú quieres, por lo que no transfiere (¡ni puede hacerlo!) ningún metadato ni formato. Esto te permite actualizar las hojas de cálculo Workiva existentes o crear otras nuevas con datos de tu ordenador local sin preocuparte de que el formato o la estructura cambien cuando hagas la actualización.
Workiva Sync funciona sobre la base de una API para proporcionar la misma seguridad de datos que la Plataforma Workiva y elimina la necesidad de reinstalación si Workiva añade nuevas funciones.
Nota: Para conservar el formato, recomendamos utilizar la función nativa de importación Workiva XSLX al importar por primera vez un archivo de Excel a Workiva. Después de la importación inicial, puedes utilizar Workiva Sync para realizar actualizaciones de forma eficaz.
Requisitos de instalación
Es anterior instalar Workiva Sync, deberás cumplir los siguientes requisitos.
Permisos de usuario
La cuenta de usuario que realice la instalación debe tener derechos de administrador en el ordenador local.
Versiones de Excel compatibles
Workiva Sync es compatible con las versiones de Excel admitidas por Microsoft (tanto de 32 bits como de 64 bits) para las siguientes plataformas.
- Excel en el iPad
- Excel en Mac (Microsoft 365)
- Excel en Windows (Microsoft 365)
- Excel en la Web
Para obtener la mejor experiencia, recomendamos Microsoft Office 365 integrado con la versión de escritorio más reciente de Excel.
Notas sobre el fin del soporte técnico
Workiva Sync funciona con las versiones de Excel compatibles con Microsoft hasta que Microsoft deje de darles soporte. Cuando finalice la asistencia de Microsoft, tendrás que actualizar la versión de Microsoft Excel que tengas instalada para seguir utilizando Workiva Sync.
- Office 2016 y Office 2019 - Microsoft finalizó el soporte para ambas versiones el 14 de octubre de 2025.
- Office 2021 - Está previsto que Microsoft finalice el soporte en 13 de octubre de 2026.
- Office LTSC 2024 - Está previsto que Microsoft finalice el soporte en 9 de octubre de 2029.
- Office 365 - Como esta versión sigue la Política Moderna de Ciclo de Vida de Microsoft, esto significa que no hay una "fecha de finalización del soporte" fija para ella.
Detalles del navegador Excel
Las instalaciones de Microsoft 365 deben tener instalado WebView2 si utilizas una versión anterior a 16.0.13530.20424.
Para obtener más información, consulta estos enlaces:
Workiva Sync ofrece una función Utilizar celdas seleccionadas que permite a los usuarios sincronizar sólo los rangos de datos seleccionados actualmente en el libro de Excel. Esta función depende de la API 1.9 de Excel, que solo está disponible en algunas versiones de Excel. Para obtener más información, consulta Conjuntos de requisitos de la API JavaScript de Excel.
Instalar Workiva Sync
El equipo informático responsable de gestionar tu inquilino Microsoft suele encargarse de la instalación. Tienen dos opciones para instalar Workiva Sync:
- Centro de administración de Microsoft 365 - Carga el archivo de manifiesto directamente en el inquilino de Microsoft.
- Herramientas de terceros - Utiliza una herramienta de despliegue centralizado para distribuir el archivo de manifiesto a las máquinas de los usuarios.
La instalación de Workiva Sync coloca un pequeño archivo de manifiesto XML (4 KB) en el ordenador local. Este archivo añade un botón Workiva Sync a la barra de herramientas Inicio. Haciendo clic en este botón se abre el navegador incrustado dentro de Excel, donde puedes iniciar sesión en tu cuenta de la Plataforma Workiva, y donde puedes controlar dónde y cómo se sincronizan las celdas. (Se trata de un inicio de sesión distinto del inicio de sesión directamente en Workiva, pero utiliza el mismo procedimiento de inicio de sesión).
Instalar Workiva Sync directamente a través de Microsoft Appsource
Si Microsoft Appsource Marketplace está desbloqueado y los usuarios tienen permisos para añadir/agregar complementos de Office, los usuarios finales pueden instalar Workiva Sync directamente. Si no puedes instalar Workiva Sync directamente a través de Microsoft Appsource, ponte en contacto con los recursos informáticos de tu empresa.
Para añadir Workiva Sync en Excel:
- Abre Excel y selecciona la pestaña Insertar.
- Haz clic en el icono Add-ins. Su ubicación en la barra de herramientas y en el icono de Inicio depende de la versión de Excel que estés utilizando y de qué otros complementos tengas instalados. He aquí dos ejemplos:
- En la ventana Complementos de Office, haz clic en Tienda de Office.
- Escribe "Workiva" en el cuadro de búsqueda. Lo que verás será algo parecido a lo siguiente:
- Selecciona Workiva Sync y haz clic en Añadir.
- Haz clic en Continuar. Workiva Sync se añadirá a tu Excel.
Para obtener información adicional, consulta la Guía de instalación de Workiva Sync PDF.
Para utilizar Workiva Sync
Puedes utilizar Workiva Sync para sincronizar tu libro de Excel con una hoja de cálculo en blanco o existente de Workiva.
Nota: Si estás sincronizando con una hoja de cálculo Workiva existente, puede que tengas que ajustarla para que los cambios se sincronicen correctamente. Por ejemplo, si has añadido una nueva fila de datos en tu libro de Excel, debes añadir una fila vacía en el mismo lugar de la hoja de cálculo de Workiva. Además, si los nombres de las pestañas de las hojas del libro de Excel no coinciden con los nombres de las hojas de la hoja de cálculo de Workiva, la sincronización añadirá nuevas hojas con los nombres de las pestañas de las hojas de Excel.
Para sincronizar un archivo Excel con tu cuenta de la Plataforma Workiva:
- Abre tu versión de Excel.
- Haz clic en el botón Workiva Sync de la barra de herramientas de Excel. El aspecto del icono depende de tu versión de Excel; aquí tienes dos ejemplos del aspecto que puede tener el botón:
- Elige tu entorno Workiva desde el desplegable y haz clic en Siguiente.
- Selecciona el Espacio de trabajo con el que quieres sincronizarte y haz clic en Siguiente.
- Selecciona Inicia una sincronización.
- Introduce los datos necesarios en el formulario Sync Details.
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Elegir dónde sincronizar - Puedes buscar archivos o hacer clic en la lista desplegable que mostrará las hojas de cálculo más recientes para las que tienes permisos de edición. Una vez seleccionada una hoja de cálculo, Workiva Sync selecciona automáticamente las hojas de Excel que se incluirán en la sincronización cuando haya una coincidencia de nombre de hoja idéntica en la hoja de cálculo de destino de Workiva.
Las hojas no detectadas con el mismo nombre de hoja no se seleccionan automáticamente para estar en la sincronización. Estas Hojas pueden deseleccionarse si no quieres incluirlas. Cualquier hoja no oculta del archivo Excel puede seleccionarse manualmente para incluirla en la sincronización.
- Utilizar rangos seleccionados - Esto sincroniza los rangos seleccionados en las hojas de Excel para incluirlos en la sincronización. Esta opción no está disponible en las versiones con licencia por volumen de Excel 2016 y Excel 2019 (no 365).
- Incluir fórmulas - Las fórmulas de Excel se sincronizarán como fórmulas si las funciones que contienen son compatibles con Workiva. Las fórmulas no admitidas se sincronizan como valores. Puedes ver qué fórmulas se sincronizaron en un valor y te proporcionará navegación a celdas concretas de la hoja de destino de Workiva.
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Cuando hayas introducido los datos, selecciona Sincronizar.
Nota: El número máximo de celdas que se pueden sincronizar a la vez es de 2 millones; éste es también el número predeterminado de celdas que puede contener una Hoja de cálculo Workiva.
- Cuando se complete la sincronización, aparecerá un aviso en la esquina inferior derecha de la ventana.
Una vez completada la sincronización, puedes ver la hoja de cálculo de Workiva de destino en tu cuenta de Workiva.
Notas
- Workiva Sync no está relacionado con la utilidad Local File Sync.
- Local File Sync te permite abrir archivos adjuntos de Workiva directamente en tu ordenador.
Puedes editarlos y los cambios se transferirán automáticamente al archivo adjunto dentro de Workiva. - Workiva Sync es un complemento de Excel que te permite sincronizar datos dirigidos a una Hoja de Cálculo de Workiva desde un archivo externo de Excel.
- Workiva no impone restricciones al uso de WK Sync.
- Workiva Sync sólo conecta desde Excel a Workiva; no es bidireccional.
- Workiva Sync sólo conecta desde Excel a Workiva; no funciona con ninguna otra aplicación de hoja de cálculo.
- Local File Sync te permite abrir archivos adjuntos de Workiva directamente en tu ordenador.
Notas sobre Formatos y Metadatos
- Fuentes, Colores, Líneas y cualquier otro formato del documento original es no importado.
Workiva Sync asume que has establecido (o establecerás) todo el formato en tu Hoja de cálculo de Workiva. Una vez establecido ese formato, no se verá afectado por futuras sincronizaciones. - Si hay información en tu hoja de cálculo de Workiva que no quieres que se sobrescriba, bloquea esa celda en la hoja de cálculo de Workiva para evitar futuros cambios.
Notas de seguridad.
- Workiva Sync no accede a los datos del usuario final hasta que los datos se escriben en la Plataforma Workiva.
- No hay datos almacenados localmente cuando se utiliza Workiva Sync.
- No se instala ningún software, aparte del archivo de manifiesto, en el ordenador del usuario final.
- Para obtener información adicional sobre seguridad y gestión de datos, consulta Detalles técnicos de Workiva Sync.
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