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Para aprender a crear un proceso en general, consulta Crear un proceso.
Todas las Acciones de certificación requieren, en primer lugar, Cartas que serán firmadas por los firmantes. Más información: Creando carta... de certificación.
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Agregar una acción de certificación a un proceso.
Después de crear un proceso y las cartas de certificación que vas a utilizar en el proceso, puedes añadir una acción Certificación desde el botón Añadir acción de la barra de herramientas.
A continuación, rellena los Campos del panel derecho de Detalles de acción. Cada acción de certificación debe incluir la siguiente información:
- Título de la acción: El nombre de la acción.
- Carta: La carta que hay que firmar. Más información: Creando carta... de certificación.
- Enviar a: Las personas que deben ser firmadas en la carta
- Si quieres varias etapas de firmante, haz clic en Añadir etapa de firmante. Podrás editar los pasos del firmante que aún no se hayan iniciado, incluso después de ejecutar el proceso, si es necesario.
- Si añades varios firmantes a un mismo paso, especifica si todos en el paso deben firmar o sólo alguien en el paso debe firmar para que proceda la acción de certificación.
También puedes añadir:
- Fecha de vencimiento (opcional): Esta es la fecha en la que debe firmarse la carta. Si se han configurado días laborables, también puede establecer la fecha de vencimiento introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
- Recordatorios de asignación: Puede utilizar el valor predeterminado del sistema (puede cambiar este valor predeterminado antes de que se inicie el proceso en los ajustes de certificación), optar por no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Aprobación por (opcional): las personas que revisarán y aprobarán o devolverán la carta firmada si se necesita aprobación
- Si desea varios aprobadores, haga clic en Añadir paso de aprobación. Si es necesario, podrá editar los pasos de aprobación que aún no se hayan iniciado, incluso después de iniciar el proceso.
- Si añades varios aprobadores a un mismo paso, especifica si todos los del paso deben aprobarlo o sólo alguien del paso debe aprobarlo para que la acción de certificación siga adelante.
Nota: Si no se añade ningún paso de aprobación y se necesita la aprobación, se añadirá como aprobador al propietario del proceso que lo inició (el gestor del proceso).
- Fecha límite de aprobación (opcional): Este es el momento en que la carta firmada debe ser aprobada por si se necesita aprobación. Si se han configurado días laborables, también puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
- Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Puede utilizar el valor predeterminado del sistema (puede cambiar este valor predeterminado antes de que comience el proceso en la configuración de certificación), optar por no enviar recordatorios en absoluto o personalizar los recordatorios según sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Instrucciones (opcional): cualquier información adicional necesaria para completar la tarea de certificación
- Notificación por correo electrónico personalizada (opcional): Una notificación por correo electrónico personalizada enviada a los firmantes para esta acción cuando se inicia la acción.
- Etiquetas (opcional): Información de identificación de la acción mediante una categoría y un valor (por ejemplo: Prioridad: Baja). Podrás editar estas etiquetas incluso después de que comience la acción de certificación, si es necesario.
Agregar en masa acciones de certificación a un proceso.
Puedes utilizar la opción Certificación masiva si quieres enviar copias de una única carta dedicada a cada persona de un grupo.
Después de seleccionar Certificación masiva, rellena los campos obligatorios:
- Título de: El nombre de la acción que será el mismo para cada firmante
- Carta: la carta que debe ser firmada por cada firmante
- Asignada a: El Grupo del Espacio de Trabajo cuyos miembros deben firmar la carta.
También puedes añadir:
- Fecha de vencimiento (opcional): Esta es la fecha en la que todas las cartas deben estar firmadas. Si se han configurado días laborables, también puede establecer la fecha de vencimiento introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
- Recordatorios de asignación: Puede utilizar el valor predeterminado del sistema (puede cambiar este valor predeterminado antes de que se inicie el proceso en los ajustes de certificación), optar por no enviar recordatorios en absoluto, o personalizar los recordatorios de acuerdo con sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Aprobación por (opcional): La persona que revisará y aprobará o devolverá cualquiera de las Cartas firmadas que necesiten aprobación.
Nota: Si no se agrega ningún paso de aprobación y se necesita la aprobación de , el propietario del proceso que inició el proceso (el administrador del proceso) se agregará como aprobador.
- Fecha límite de aprobación (opcional): Este es el momento en que las cartas firmadas deben ser aprobadas por si se necesita aprobación. Si se han configurado días laborables, también puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación introduciendo el número del día laborable (por ejemplo: puede establecer la fecha de vencimiento de la aprobación en el 5º día laborable del calendario de la empresa).
- Recordatorios del Aprobador: Si añades un Aprobador, puedes personalizar los Recordatorios del Aprobador. Puede utilizar el valor predeterminado del sistema (puede cambiar este valor predeterminado antes de que comience el proceso en la configuración de certificación), optar por no enviar recordatorios en absoluto, o personalizar los recordatorios de acuerdo con sus necesidades personales. Consulta Enviar recordatorios en Procesos para más detalles.
- Instrucciones (opcional): Cualquier información adicional necesaria para completar las tareas de certificación.
- Notificación por correo electrónico personalizada (opcional): Notificación por correo electrónico personalizada enviada a los firmantes para cada acción de esta certificación masiva cuando se inicia la acción.
Cuando hagas clic en Añadir a, se añadirá al proceso una acción de certificación independiente para cada persona del grupo asignado.
Edición masiva de acciones de certificación
Puede editar varios campos para varias acciones de certificación a la vez. Seleccione una o varias acciones y/o grupos de acciones que desee editar, haga clic en el desplegable Editar acciones y seleccione el campo que desee editar.
Más información sobre la edición masiva de acciones de certificación en un proceso.
Revise su proceso antes de iniciarlo
Para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, le recomendamos que haga lo siguiente antes de iniciar el proceso:
- Revise la configuración de su proceso, y revise la configuración de su certificación. Una vez que inicie su proceso, no podrá cambiar los siguientes ajustes: el Iniciar pedido, su Días hábiles configuración (sólo puede cambiar el Último día hábil), y las certificaciones Aprobación automática ajuste.
- Compruebe el estado de su proceso haciendo clic en Check for issues en el panel de la izquierda. De este modo se plantearán problemas, como tareas a las que les falta información necesaria o tareas con fechas de vencimiento que ya han pasado, para ayudarle a resolverlos más rápidamente.
- Verifique que todas las acciones de certificación y sus detalles son correctos mediante exportando todas las acciones de proceso como un archivo CSV.
Iniciar un proceso con acciones de certificación
Haga clic en Iniciar proceso en la barra de herramientas para iniciar el proceso. Una vez iniciada una Acción de certificación, los firmantes recibirán un Correo electrónico que les enlazará directamente con la carta que deben firmar.
Nota: Sólo un propietario de proceso puede iniciar el proceso. Este propietario del proceso se convertirá en el gestor del proceso.