La presentación de archivos PDF en EDGAR puede plantear algunas dificultades debido tanto a los requisitos de la SEC sobre el formato y el contenido de los archivos PDF, como a la forma en que EDGAR gestiona los archivos PDF durante la presentación. A continuación encontrará información sobre los requisitos y el proceso, así como información para aplanar un PDF y evitar problemas.
Documentos PDF oficiales y no oficiales
Para la mayoría de los tipos de formularios de la SEC, pueden presentarse archivos PDF, pero se consideran documentos no oficiales, también denominados comúnmente "documentos de cortesía". Como se describe en EDGAR Filer Manual Volume 2, section 5.2.3.5, un PDF puede presentarse junto con el documento HTML oficial, utilizando la misma etiqueta de prueba documental que el documento HTML.
Hay algunos tipos de formularios y pruebas documentales en los que los PDF se consideran Documentos Oficiales, que se enumeran en el EFM Volumen 2, sección 5.2.3.6. La obligación de informar anualmente en el Formulario ARS o el Anexo 99 del Formulario 6-K, y el Anexo 96 del Formulario 10-K o el Formulario 20-F son ejemplos comunes.
Nota: Tanto los PDF no oficiales como los oficiales deben cumplir las normas establecidas en el Manual de presentación EDGAR, volumen 2, sección 5.2.3.2, en el sentido de que no deben contener formularios, hipervínculos ni secuencias de comandos, pero sí texto que permita realizar búsquedas. Si se detectan errores en un PDF durante la presentación, se eliminará el PDF de la presentación, como en el caso de los documentos no oficiales, o se suspenderá por completo la presentación en el caso de los documentos oficiales.
Mensajes de error comunes en PDF
- INVALID_PDF_TAG - este error indica que EDGAR cree que el PDF contiene formularios, hipervínculos o secuencias de comandos.
- EMPTY_DOCUMENT - este error se produce cuando se envía un PDF con sólo imágenes, es decir, no hay texto seleccionable.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - este error indica que el PDF no se considera un documento oficial y que no existe ningún documento oficial con la misma etiqueta de prueba.
La SEC también facilita a el siguiente documento para explicar los problemas del PDF y sus posibles soluciones.
Nota: Los errores en los PDF "no oficiales" se eliminarán pero se aceptará el resto de la presentación, mientras que los errores en los PDF "oficiales" darán lugar a una presentación suspendida.
Función de PDF aplanado de Workiva
Para solucionar los problemas de los PDF, hemos añadido la función Flatten PDF. Esta función está disponible en el paso Collect, en el menú situado junto al archivo PDF:
Además del menú, después de presentar una solicitud, cuando se detecta un mensaje de error EDGAR relacionado con un PDF, se ofrece una opción para aplanar ese PDF.
La función Aplanar PDF ofrece dos niveles de procesamiento de PDF: Básico y Completo.
- Basic elimina los elementos PDF prohibidos tal y como se describen en el Manual del declarante EDGAR de la forma menos invasiva.
- Comprehensive realiza el mismo procesamiento que Basic, pero además reconstruye el PDF para que pase mejor los controles de validación de EDGAR, y por esta razón se recomienda para la mayoría de los documentos
Además, hay Opciones avanzadas en la función Aplanar PDF, incluyendo una opción Insertar página en blanco , que añadirá una página de texto en blanco sobre fondo blanco en una ubicación especificada de su documento.
- Si después de recibir un error EMPTY_DOCUMENT, su mejor opción es volver a quien produjo su PDF y obtener un documento que contenga texto seleccionable. Si no puede obtener dicho documento, puede consultar con su departamento jurídico para determinar si es una opción adecuada en su situación, puede considerar la opción Insertar página en blanco en la sección Opciones avanzadas.
Revisión
Recomendamos a los archivadores que siempre verifiquen visualmente su PDF después de que haya sido aplanado para asegurarse de que no hay artefactos o cambios inesperados.
Después de aplanar, puede descargar y revisar el PDF en el menú del paso Recopilar, en el paso Revisar y en la Vista previa de presentación de pruebas.
Si necesitas ayuda, ponte en contacto con Workiva Support.