La presentación de PDF en EDGAR puede plantear algunos problemas, tanto por los requisitos de la SEC sobre el formato y el contenido de los PDF, como por la forma en que EDGAR gestiona los PDF durante la presentación. A continuación encontrarás información sobre los requisitos y el proceso, así como información para aplanar un PDF y evitar problemas.
Documentos PDF no oficiales y oficiales
Para la mayoría de los tipos de formularios de la SEC, se pueden presentar PDF, pero se consideran Documentos No Oficiales, también llamados comúnmente "documentos de cortesía". Tal y como se describe en el EDGAR Filer Manual Volume 2, section 5.2.3.5, se puede presentar un PDF junto con el documento HTML oficial, utilizando la misma etiqueta de prueba documental que el documento HTML.
Hay algunos tipos de formularios y pruebas en los que los PDF se consideran Documentos Oficiales, que se enumeran en el EFM Volumen 2, apartado 5.2.3.6. El requisito de información anual "brillante" en el Formulario ARS o el Anexo 99 en el Formulario 6-K, y el Anexo 96 en el Formulario 10-K o el Formulario 20-F son ejemplos habituales.
Nota: Tanto para los PDF no oficiales como para los oficiales, deben cumplir las normas descritas en el Manual del Archivador EDGAR, Volumen 2, Sección 5.2.3.2, en el sentido de que no deben contener formularios, hipervínculos ni secuencias de comandos, pero sí texto que permita realizar búsquedas. Si se detectan errores en un PDF durante la presentación, se eliminará el PDF de la presentación, como en el caso de los Documentos No Oficiales, o se suspenderá totalmente la presentación en el caso de los Documentos Oficiales.
Mensajes de error comunes en PDF
- INVALID_PDF_TAG - este error indica que EDGAR cree que el PDF contiene formularios, hipervínculos o secuencias de comandos.
- EMPTY_DOCUMENT - este error se produce cuando se envía un PDF solo con imágenes, es decir, no hay texto seleccionable.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - este error indica que el PDF no se considera un documento oficial y que no existe ningún documento oficial con la misma etiqueta de prueba.
La SEC también facilita el siguiente documento para explicar los problemas del PDF y sus posibles soluciones.
Nota: Los errores en los PDF "no oficiales" se eliminarán, pero se aceptará el resto de la tramitación, mientras que los errores en los PDF "oficiales" darán lugar a una tramitación suspendida.
Función Aplanar PDF de Workiva
Para solucionar los problemas de los PDF, hemos añadido la función Aplanar PDF. Esta función está disponible en el Paso Recopilar , en el menú situado junto al archivo PDF:
Además del menú, tras presentar una tramitación, cuando se detecta un mensaje de error EDGAR relacionado con un PDF, se ofrece una opción para aplanar ese PDF.
La función Aplanar PDF ofrece dos niveles de procesamiento de PDF: Básico y Completo.
- Básico elimina los elementos PDF prohibidos tal y como se describen en el Manual del Archivador EDGAR de la forma menos invasiva.
- Completo realiza el mismo procesamiento que Básico, pero además reconstruye el PDF para que pase mejor las comprobaciones de validación de EDGAR, y por esta razón se recomienda para la mayoría de los documentos
Además, hay Opciones avanzadas en la función Aplanar PDF, incluida una opción Insertar página en blanco , que añadirá una página de texto en blanco sobre fondo blanco en un lugar especificado de tu documento.
- Si después recibes un error EMPTY_DOCUMENT, tu mejor opción es volver a quien produjo tu PDF y obtener un documento que contenga texto seleccionable. Si no puedes obtener dicho documento, puedes consultar con tu departamento jurídico para determinar si es una opción adecuada en tu situación, puedes considerar la opción Insertar página en blanco de la sección Opciones avanzadas.
Revisa
Recomendamos a los archivadores que siempre verifiquen visualmente su PDF después de aplanarlo para asegurarse de que no hay artefactos o cambios inesperados.
Después de aplanar, puedes descargar y revisar el PDF en el menú del paso Recopilar, en el paso Revisar y en la Vista previa de la presentación de pruebas.
Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Workiva.