Centro de soporte de Workiva

En Workiva, tu capacidad para acceder e interactuar con una función se establece en función de tu rol . Los ROLES permiten a las empresas limitar el acceso de un empleado solo a las herramientas necesarias para su trabajo. Una vez asignado un rol, el acceso puede restringirse aún más mediante el uso de permisos - como la capacidad de ver o editar un archivo concreto. Cadenas sigue este mismo modelo, pero incluye un subconjunto de permisos exclusivos de Cadenas.

Esta guía te mostrará cómo crear grupos de usuarios en Cadenas, asignarles los roles adecuados y establecer los permisos necesarios.

Paso 1: Crear el grupo de usuarios Propietarios de Cadenas

Para empezar, alguien con el rol Administrador de Seguridad de Cadenas tendrá que crear nuevos grupos de usuarios y ordenar a los miembros del personal en ellos. Estos Grupos definirán las habilidades que cada persona tiene en tu software.

Como mínimo, debes crear un grupo de Propietarios de cadenas que permita a los usuarios ver, ejecutar, editar y crear cadenas.

He aquí cómo:

1. Desde la página principal de Workiva, haz clic en Configuración en la parte superior izquierda.
2. Debajo de Configuraciones del lugar de trabajo, selecciona la pestaña Grupos.
3. Haz clic en Crear grupo en el lado derecho.
4. Nombra a este grupo Propietarios de Cadenas.
5. Ahora añade miembros del espacio de trabajo al grupo buscando o seleccionando individuos. Recuerda que los usuarios de este grupo tendrán la capacidad de ver, ejecutar, editar y crear cadenas.
6. Haz clic en el botón Crear grupo para terminar.

Establecerás los permisos de este grupo en la etapa 4.

Nota: ¿Necesitas más ayuda? Haz clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre cómo establecer grupos de usuarios.

Crear grupos de usuarios adicionales

Ahora has establecido un grupo Propietario de Cadenas que tiene acceso completo a las cadenas. Este es el único grupo requerido, pero puede que quieras permitir que otros miembros del personal accedan también a las cadenas.

En este caso, te recomendamos que sigas los pasos anteriores para crear dos Grupos adicionales:

• LECTORES de Cadenas: Este grupo solo tiene acceso de visualización a Cadenas.
• Ejecutores de Cadenas: Este Grupo puede ver y ejecutar Cadenas, pero no puede modificarlas ni crearlas.

Etapa 2: Asignar roles de usuario nuevos

Ahora que has establecido grupos de usuarios para los miembros de tu plantilla, tendrás que asignar a cada persona un rol actualizado.

Esto es lo que recomendamos:

• Elimina el rol Propietario de Cadenas de todos los usuarios de Cadenas: Este rol heredado concede acceso de administrador a todos los ajustes y objetos de Cadenas. Ya no es necesario y puede permitir a usuarios el acceso no deseado a tus cadenas.
• Asigna el rol de Generador de cadenas a todos los usuarios de Cadenas: El rol Generador de cadenas concede acceso a la propia plataforma Cadenas, pero no concede ninguna otra habilidad por sí mismo.
• Asigna el rol de administrador de Seguridad de Cadenas al menos a una persona: Este rol permite al administrador asignar permisos a otros usuarios. Al menos una persona debería tener esta capacidad.

Para actualizar los roles de tus miembros, sigue estos pasos:

1. Desde el Workiva Home, haz clic en el icono Personas situado en la parte superior izquierda para acceder a la pantalla de miembros.
2. Desde la pantalla Miembros, marca la casilla junto a cada persona que quieras actualizar.
3. Haz clic en Editar roles en la parte superior.
4. Marca para aplicar una función o desmarca para eliminarla. Un guión en una casilla de verificación indica que algunos de los miembros seleccionados ya tienen esta función.
5. Haga clic en Aplicar para finalizar.

Nota: ¿Necesitas más ayuda? Haz clic aquí para ver nuestro artículo completo sobre el cambio de rol.

Etapa 3: Establecer permisos para tus nuevos Grupos

En este punto, los miembros de tu plantilla deberían tener asignados sus nuevos roles y grupos. El paso final es asignar permisos únicos a cada grupo; estos permisos, a su vez, decidirán el nivel de acceso concedido a cada miembro del personal.

Aquí se explica cómo asignar permisos:

1. En Generador de cadenas, haz clic en Configuración en la parte superior izquierda.
2. Desde la barra de navegación de la parte superior, selecciona Usuarios y permisos.
3. En la pestaña Permisos, selecciona el grupo Propietarios de Cadenas.
4. Debajo de Permisos, en el lado derecho, coloca una marca de verificación en Creadores. Tus cambios se guardarán automáticamente.

En este punto, has terminado de aplicar permisos al grupo Propietarios de Cadenas. Si creaste los grupos opcionales de LECTORES o de CORREDORES DE CADENAS, repite este paso y elige los permisos adecuados para ese grupo.

Paso 4: Quitar permisos desde el Grupo de usuarios predeterminado.

Todos los nuevos usuarios de Cadenas se colocan automáticamente en el grupo de usuarios Predeterminado. Este Grupo de usuarios solo es visible en Cadenas y no aparecerá en el resto de Workiva. No se puede eliminar ni quitar.

Como este grupo incluye a todos los de tu espacio de trabajo, te recomendamos que elimines la mayoría de sus permisos.

Nota: Antes de proceder con esta etapa, asegúrate de que todos los usuarios están asignados a otros grupos con los permisos adecuados. Si se quitan los permisos del grupo Predeterminado, se quitan a todos los usuarios que estén asignados sólo a este grupo.

1. En Generador de cadenas, haz clic en Configuración en la parte superior izquierda.
2. Desde la barra de navegación de la parte superior, selecciona Usuarios y permisos.
3. Desde la pestaña Permisos, selecciona el grupo de usuarios Por defecto.
4. A la derecha, desmarca las casillas para eliminar todos los permisos. Tus cambios se guardarán automáticamente.

Nociones básicas de los niveles de permisos

Los niveles de permisos en Cadenas están nivelados y correlacionados, lo que significa que algunos permisos se activan automáticamente cuando se activa un permiso de nivel superior. Por ejemplo, el permiso de Creadores concederá automáticamente el permiso de Ejecutor y Editor.

Ten en cuenta que no se pueden seleccionar todas las casillas dentro de un espacio de trabajo.

Nota: Los permisos de Lector y Administrador no pueden asignarse en el nivel del espacio de trabajo. El permiso de Observador es un permiso por defecto que se concede a todos los miembros del espacio de trabajo, y el permiso de Administrador se concede según el rol del usuario.

P+F|Preguntas más frecuentes|Preguntas frecuentes|Preguntas frecuentes

¿Puedo asignar permisos a cadenas individuales?

Sí, pero para ello se necesitan derechos de Administrador de Seguridad del Entorno en el entorno padre de la cadena.

Más información sobre la asignación de permisos a cadenas individuales.