Als Benutzeradministrator der Organisation können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für Ihre Organisation verwalten. Diese Einstellungen gelten zwar für die gesamte Organisation, können aber auf Arbeitsbereichsebene außer Kraft gesetzt werden.
Um auf die Benachrichtigungseinstellungen zuzugreifen, wählen Sie in Administrator der Organisation Übersicht und navigieren Sie zum Tab Konfiguration.
Einstellungen der E-Mail-Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert und können auf Organisationsebene nicht abgeschaltet werden. Sie können jedoch bestimmte Einstellungen für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen wählen.
Absendernamen anzeigen
Sie können wählen, ob der Name des Absenders in der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt werden soll oder nicht. Wenn Sie diese Option wählen, wird der Name der Person, welche die Aktivität in Workiva durchgeführt hat, als Absender in der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden die E-Mails von „Workiva Benachrichtigungen“ versendet.
Diese Einstellung gilt nicht für gebündelte E-Mails. Der Absender für gebündelte E-Mails ist „Workiva Benachrichtigungen“
E-Mail-Benachrichtigungen bündeln
Die Bündelung ist eine Möglichkeit, Benachrichtigungen in einer E-Mail zusammenzufassen, anstatt jedes Mal eine einzelne E-Mail zu erhalten, wenn es in Workiva eine Aktivität gibt.
Hinweis: E-Mail-Benachrichtigungen können nur für die Aktivitäten Kommentar und Aufgabe in Workiva gebündelt werden.
Wenn Sie die Bündelung aktivieren möchten, müssen Sie die minimale und maximale Verzögerung für die Benachrichtigungen festlegen.
- Minimale Verzögerung: Legen Sie die Mindestzeit fest, die das System warten soll, bevor es gebündelte Benachrichtigungen sendet. Das heißt, wenn dieser Zeitraum ohne eine neue Benachrichtigungsaktivität vergeht, wird das Benachrichtigungspaket versendet. Dieser Wert kann nicht größer als 1440 Minuten sein.
- Maximale Verzögerung: Legen Sie fest, wie lange das System maximal warten soll, bevor es gebündelte Benachrichtigungen sendet. Das bedeutet, dass dies die längste Zeitspanne ist, die zwischen dem Auftreten einer Aktivität und der Benachrichtigung der Benutzer liegt. Dieser Wert kann nicht größer als 1440 Minuten sein.
Nehmen wir an, das Minimum ist auf fünf Minuten festgelegt. Wenn ein Benutzer in Minute zwei in einem Kommentar erwähnt wird und in Minute sechs erneut, wird er in Minute 11 über beide Kommentare benachrichtigt, wenn keine anderen Aktivitäten stattgefunden haben.
Nehmen wir an, das Maximum ist auf 20 Minuten eingestellt. Wenn ein Benutzer alle zwei bis drei Minuten in einem Kommentar erwähnt wird, wird er 20 Minuten nach der ersten Kommentaraktivität über alle Kommentare benachrichtigt.
Einstellungen der Slack-Benachrichtigungen
Slack-Benachrichtigungen für Workiva sind derzeit eine Beta Funktion und müssen manuell installiert und konfiguriert werden.
Sie können Slack-Benachrichtigungen für Ihre Organisation aktivieren und beginnen, Benachrichtigungen für Workiva-Inhalte zu erhalten, wie z. B. gezielte Kommentare, Aufgaben, Erinnerungen, Anfragen und mehr. Einzelne Nutzer können den Erhalt dieser Benachrichtigungen abbestellen, wenn sie dies wünschen, indem sie ihr Workiva Benutzerprofil aufrufen.
Weitere Informationen zu den Details und Anweisungen zur Einrichtung finden Sie unter Workiva Benachrichtigungen zu Slack hinzufügen.
Sobald Sie Ihre Auswahl für die Benachrichtigungseinstellungen getroffen haben, klicken Sie auf Änderungen speichern. Die Einstellungen werden für die Organisation aktualisiert und können auf Arbeitsbereichsebene außer Kraft gesetzt werden.