Wenn Sie mit einem Word-Dokument oder DOCX-Format arbeiten, können Sie vor dem Import einige Dinge tun, die das Aussehen Ihres Dokuments nach dem Import verbessern. Dazu gehört, dass den automatischen Text in reinen Text umwandelt und nicht benötigte Abschnittswechsel entfernt.
Automatischen Text in einfachen Text umwandeln
Automatischer Text besteht oft aus Elementen wie nummerierten Listen und kann z. B. für den Import von Rechtsdokumenten hilfreich sein. Um den automatischen Text zu konvertieren, müssen Sie das Tool Visual Basic Editor verwenden.
- Öffnen Sie das Dokument in Word, das Sie konvertieren möchten.
- Um den Visual Basic Editor zu öffnen, haben Sie 3 Möglichkeiten:
- Option 1: Drücken Sie ALT+F11 um den Visual Basic Editor anzuzeigen.
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Option 2: Gehen Sie auf die Registerkarte Entwickler und wählen Sie "Visual Basic".
Hinweis: Wenn die Registerkarte "Entwickler" nicht verfügbar ist, gehen Sie zu Optionen > Multifunktionsleiste anpassen > Markieren Sie das Feld Entwickler > OK
- Option 3: Finden Sie den Visual Basic Editor indem Sie ihn in der untenstehenden Suchleiste suchen
- Wählen Sie im Menü Ansicht die Option Sofortiges Fenster und geben Sie Folgendes ein: ActiveDocument.ConvertNumbersToText und drücken Sie Enter.
- Schließen Sie das Sofortige Fenster.
- Speichern Sie das Word-Dokument.
Unnötige Abschnittswechsel entfernen
Wenn Sie ein Word-Dokument in Workiva importieren, wird für jeden Abschnittswechsel, der in Ihrer Word-Datei gefunden wird, ein Abschnitt im Workiva-Dokument erstellt. Dies könnte zu unnötigen Abschnittswechseln in Ihrem importierten Dokument führen.
Um zu verhindern, dass beim Importieren automatisch unerwünschte Abschnitte erstellt werden, können Sie die Abschnittswechsel in Word vor dem Importieren entfernen:
- Gehen Sie in der Word-Datei auf die Registerkarte Home und wählen Sie Ersetzen.
- Erweitern Sie das Dropdown-Menü Special und wählen Sie Section Break.
- Für das Feld Ersetzen durch lassen Sie es leer.
- Ersetzen Sie sie einzeln oder Alle ersetzen.
- Speichern Sie das Word-Dokument.
Nach der Konvertierung von automatischem Text und dem Entfernen von unnötigen Abschnittswechseln können Sie das Word-Dokument nun einfach in Workiva importieren.