Sobald ein Beauftragter Ihnen eine Aufgabe zur Genehmigung vorlegt, wird diese in Ihrer Aufgabenliste auf der Startseite angezeigt und Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
Nachdem Sie die Aufgabenerledigung des Beauftragten überprüft haben, können Sie sie entweder genehmigen oder an den Beauftragten zurückschicken, um Änderungen vorzunehmen.
Hinweis: Möglicherweise sehen Sie Dateizugriffsaufgaben, bei denen ein Benutzer den Zugriff auf eine Datei, die Ihnen gehört, anfordert. Klicken Sie auf Genehmigen, um den Zugriff zu gewähren, oder klicken Sie auf Ablehnen, um den Zugriff zu verweigern. Erfahren Sie mehr über Dateizugriffsrechte.
Eine Aufgabe in einer Datei genehmigen oder zurückgeben
Um eine Aufgabe in einer Datei zu genehmigen oder zurückzugeben:
- Klicken Sie bei geöffneter Datei auf das Symbol Aufgabe, um das rechte Bedienfeld Aufgaben zu öffnen.
- Wählen Sie die Aufgabe aus, die genehmigt werden muss.
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Wenn Sie zustimmen, klicken Sie auf Genehmigen, und die Aufgabe ist nun abgeschlossen. Andernfalls klicken Sie auf Zurück.
Wenn Sie die Aufgabe zurückgegeben haben, geht die Aufgabe an den Empfänger zurück, um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Wenn es mehrere Empfänger für die Aufgabe gibt, werden alle Empfänger benachrichtigt und die Aufgabe erscheint wieder in ihrer Liste der zu erledigenden Aufgaben. Sobald der Beauftragte seine Änderungen vorgenommen hat, wird er die Aufgabe erneut zur Genehmigung vorlegen.
Mehrere Aufgaben in einer Datei auf einmal genehmigen
Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, muss sie in Ihren Arbeitsbereichseinstellungen auf der Registerkarte Konfiguration aktiviert sein.
Wenn Sie mehrere Aufgaben in einer Datei haben, die auf die Genehmigung warten, können Sie sie alle auf einmal überprüfen und genehmigen:
- Klicken Sie bei geöffneter Datei auf das Symbol Aufgabe, um das Fenster Aufgaben zu öffnen.
- Klicken Sie in der Gruppe der Aufgaben, die zur Genehmigung anstehen, auf Aufgaben überprüfen.
- Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie genehmigen möchten, und klicken Sie auf Aufgaben genehmigen. Sie können die Sortieroptionen oder das Suchfeld verwenden, um die gewünschten Aufgaben leichter zu finden.
- Bestätigen Sie, dass Sie die ausgewählten Aufgaben überprüft haben, und klicken Sie auf Genehmigen.
- Die ausgewählten Aufgaben sind nun abgeschlossen.
Tipp: Um die Details einer bestimmten Aufgabe zu sehen oder die Aufgabe zurückzugeben, öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten neben der Aufgabe und verwenden Sie die Menüoptionen.
Eine Aufgabe in Home genehmigen oder zurückgeben
Je nach Art der Aufgabe und/oder wenn die Aufgabe einen Dateispeicherort hat, können Sie die Aufgabe direkt von der Registerkarte Aufgaben in Home aus genehmigen oder zurückgeben oder Sie werden zu der entsprechenden Stelle geführt, um die Aufgabe zu genehmigen oder zurückzugeben.
Um eine Aufgabe in Home zu genehmigen oder zurückzugeben:
- Suchen Sie die Aufgabe in der Aufgabenliste. Sie können auf die Links Meine Aufgaben anzeigen klicken, Filter anwenden und/oder die Suchleiste verwenden, um die gewünschte Aufgabe leichter zu finden.
- Klicken Sie in die Zeile der Aufgabe, um das Detailfenster zu öffnen.
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Je nach Art der Aufgabe und/oder wenn die Aufgabe einen Dateispeicherort hat, klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen oder Zurückgeben oder den Hyperlink, um an die entsprechende Stelle zu gelangen, um die Aufgabe zu genehmigen oder zurückzugeben.