Ein Projekt umfasst einen oder mehrere Berichte, wobei jeder Bericht eine einzelne Berichtspflicht für eine einzelne Einheit und für einen einzelnen Berichtszeitraum darstellt. Mithilfe von Berechtigungen können Sie sowohl auf Projektebene als auch auf Berichtsebene festlegen, wer Zugriff hat und welche Zugriffsrechte diese Personen besitzen.
Wenn einem Benutzer Berechtigungen auf Projektebene erteilt werden, erhält er gleichzeitig Berechtigungen auf Berichtsebene für die Berichte innerhalb dieses Projekts. Ebenso erhält ein Benutzer, dem Berechtigungen auf Berichtsebene erteilt werden, gleichzeitig Dateiberechtigungen für die mit diesem Bericht verbundenen Dateien.
Hinweis : Benutzern, die nicht zum Projekt oder zu den Berichten des Projekts gehören, können Sie dennoch wie gewohnt über die Dateiberechtigungsfunktion von Workiva Zugriffsrechte auf einzelne Dateien innerhalb eines Berichts gewähren.
Anforderungen
- In Ihrem Arbeitsbereich muss die Lösung „Multi-Entity Reporting (MER) Advanced“, „Fund Reporting Suite“ oder „Insurance Suite“ aktiviert sein.
- Sie müssen über die Berechtigungen „Projektmanager“ oder „Eigene Projekte und Berichte“ für ein Projekt verfügen, um Berechtigungen auf Projektebene zu verwalten und zuzuweisen.
- Sie benötigen die Berechtigungen „Berichtsmanager“ oder „Eigene Berichte und Dateien “ für einen Bericht, um Berechtigungen auf Berichtsebene zu verwalten und zuzuweisen.
Berechtigungen auf Projektebene
Projektmanager
Der Benutzer, der das Projekt anlegt , wird standardmäßig zum Projektleiter ernannt. Der Projektleiter :
- Ist der Hauptansprechpartner für das Projekt
- Kann die Einstellungen und Berechtigungen des Projekts verwalten
- Ruft den eigenen Bericht ab und erteilt Zugriffsrechte für alle Berichte im Projekt
Da der Projektmanager die Berechtigung „Eigener Bericht“ sowie die Berechtigung zum Zugriff auf alle Berichte im Projekt erhält, kann er die Einstellungen all dieser Berichte verwalten und erhält zudem die Eigentümerberechtigungen für alle mit diesen Berichten verbundenen Dateien. Weitere Informationen finden Sie unter „Berechtigungen auf Berichtsebene “.
Projekt und Berichte besitzen
Benutzer mit Berechtigungen für „Eigene Projekte“ und „Berichte “:
- Kann die Einstellungen und Berechtigungen des Projekts verwalten
- Berechtigung „Eigene Berichte und Dateien“ für alle Berichte im Projekt erhalten
Hinweis : Der einzige Unterschied zwischen Benutzern mit den Berechtigungen „Eigenes Projekt“ und „Berichte“ und Benutzern mit den Berechtigungen „Projektmanager“ besteht darin, dass der Projektmanager der primäre Ansprechpartner für das Projekt ist.
Da Benutzer mit den Berechtigungen „Eigenes Projekt“ und „Berichte“ auch die Berechtigungen „Eigene Berichte“ und „Dateien“ für alle Berichte im Projekt erhalten, können sie die Einstellungen all dieser Berichte verwalten und erhalten zudem die Berechtigungen eines Eigentümers für alle mit diesen Berichten verbundenen Dateien. Weitere Informationen finden Sie unter „Berechtigungen auf Berichtsebene “.
Berechtigungen auf Projektebene verwalten
Klicken Sie im Projekt-Dashboard auf „Einstellungen“ , um das Fenster „Projekteinstellungen“ zu öffnen.
Anschließend können Sie im Abschnitt „Berechtigungen“ die Berechtigungen auf Projektebene verwalten:
- Um neuen Benutzern Zugriff auf das Projekt zu gewähren und ihnen Berechtigungen auf Projektebene zuzuweisen, wählen Sie zunächst einen Benutzer oder eine Gruppe aus, wählen Sie dann die Berechtigung aus, die Sie ihnen gewähren möchten, und klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen “.
- Um die Berechtigungen eines bestehenden Benutzers zu ändern, öffnen Sie das Dropdown-Menü neben diesem Benutzer und wählen Sie eine andere Berechtigung aus. Sie können diesen Benutzer auch aus dem Projekt entfernen, indem Sie auf „Aus Projekt entfernen“ klicken.
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Um zu ändern, wer über Projektleiter-Berechtigungen verfügt, öffnen Sie das Dropdown-Menü neben dem neuen Benutzer und wählen Sie „Projektleiter“ aus. Sobald Sie den neuen Projektleiter zugewiesen haben, können Sie die Berechtigungen des bisherigen Projektleiters ändern oder ihn aus dem Projekt entfernen.
Hinweis : In einem Projekt kann es zu jedem Zeitpunkt nur einen Projektleiter geben.
Berechtigungen auf Berichtsebene
Berichtsmanager
Der Berichtsmanager :
- Ist der Hauptansprechpartner für den Bericht
- Kann die Einstellungen und Berechtigungen des Berichts verwalten
- Erteilt dem Eigentümer die Berechtigung [link to file permissions article]„ “ für alle mit dem Bericht verbundenen Dateien
Hinweis : Pro Bericht darf es nur einen Berichtsverantwortlichen (d. h. einen primären Ansprechpartner) geben. Andere Benutzer können denselben Bericht über die Berechtigung „Eigene Berichte und Dateien“ verwalten – sie können alles tun, was auch der Berichtsmanager tun kann, sind jedoch nicht der primäre Ansprechpartner.
Hinweis : Um sicherzustellen, dass Berichtsmanager und Benutzer mit der Berechtigung „Eigene Berichte und Dateien“ nur Zugriff auf die für sie relevanten Dateien haben, sollten Sie darauf achten, jedem Bericht nur die erforderlichen Dateien hinzuzufügen.
Bericht und Dateien besitzen
Benutzer mit Berechtigungen für „Eigene Berichte und Dateien “:
- Kann die Einstellungen und Berechtigungen des Berichts verwalten
- Besitzerrechte für alle mit dem Bericht verbundenen Dateien einholen
Dateien bearbeiten
Benutzer mit der Berechtigung „Dateien bearbeiten “:
Dateien anzeigen
Benutzer mit der Berechtigung „Dateien anzeigen “:
- Legen Sie „Leserechte“ für alle mit dem Bericht verbundenen Dateien fest
Berechtigungen auf Berichtsebene verwalten
Bei der Projekterstellung können Sie optional jedem Bericht im Projekt Benutzer hinzufügen und diesen Berechtigungen auf Berichtsebene zuweisen.
Nach der Projekterstellung können Sie die Berechtigungen auf Berichtsebene verwalten, indem Sie zunächst zum Berichts-Dashboard wechseln und dann auf „Einstellungen“ klicken, um das Fenster „Berichtseinstellungen“ zu öffnen.
Anschließend können Sie im Abschnitt „Berechtigungen“ die Berechtigungen auf Berichtsebene verwalten:
- Um neuen Benutzern Zugriff auf den Bericht zu gewähren und ihnen Berechtigungen auf Berichtsebene zuzuweisen, wählen Sie zunächst einen Benutzer oder eine Gruppe aus, wählen Sie dann die Berechtigung aus, die Sie ihnen gewähren möchten, und klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen “.
- Um die Berechtigungen eines bestehenden Benutzers zu ändern, öffnen Sie das Dropdown-Menü neben diesem Benutzer und wählen Sie eine andere Berechtigung aus. Sie können diesen Benutzer auch aus dem Bericht entfernen, indem Sie auf „Aus Bericht entfernen“ klicken.
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Um zu ändern, wer über die Berechtigungen eines Berichtsmanagers verfügt, öffnen Sie das Dropdown-Menü neben dem neuen Benutzer und wählen Sie „Berichtsmanager“ aus. Sobald Sie den neuen Berichtsmanager zugewiesen haben, können Sie die Berechtigungen des bisherigen Berichtsmanagers ändern oder ihn aus dem Bericht entfernen. Wenn Sie den bisherigen Berichtsmanager nicht aus dem Bericht entfernen, behält dieser die Berechtigungen für „Eigene Berichte und Dateien “ bei.
Hinweis : In einem Bericht kann es zu jedem Zeitpunkt nur einen Berichtsmanager geben.
Häufige Szenarien im Zusammenhang mit Berechtigungen
Wie kann ich jemandem uneingeschränkten Zugriff auf einen Bericht gewähren?
Weisen Sie diesem Benutzer für diesen Bericht die Berechtigung „Eigener Bericht und Dateien “ auf Berichtsebene zu. Der Benutzer kann dann die Einstellungen und Berechtigungen des Berichts verwalten und erhält Eigentümerrechte für alle mit diesem Bericht verbundenen Dateien (dadurch kann der Benutzer in allen Dateien des Berichts arbeiten). Der einzige Unterschied zwischen diesem Benutzer und dem Berichtsmanager besteht darin, dass dieser Benutzer nicht als Ansprechpartner fungiert.
Wie kann ich jemandem Lesezugriff gewähren?
Weisen Sie diesem Benutzer für die gewünschten Berichte die Berechtigung „Dateien auf Berichtsebene anzeigen “ zu. Wenn Sie möchten, dass der Benutzer alle Berichte innerhalb eines Projekts anzeigen kann, müssen Sie die Einstellungen jedes einzelnen Berichts aufrufen und diesem Benutzer für jeden Bericht die Berechtigung „Dateien anzeigen“ zuweisen. Dieser Benutzer kann in den Projekt- und Berichts-Dashboards nur die Daten der Berichte einsehen, auf die er Zugriff hat, und kann keine Änderungen vornehmen. Dies ist oft ideal für Führungskräfte.
Wie kann ich einen Berichtsmanager neu zuweisen?
Um zu ändern, wer über „Berichtsmanager“-Berechtigungen verfügt, rufen Sie zunächst die Einstellungen des gewünschten Berichts auf. Öffnen Sie anschließend im Abschnitt „Berechtigungen“ das Dropdown-Menü neben dem neuen Benutzer und wählen Sie „Berichtsmanager“ aus. Der bisherige Berichtsmanager behält die Berechtigungen für „Eigene Berichte und Dateien“ bei; bei Bedarf können Sie den bisherigen Berichtsmanager jedoch aus dem Bericht entfernen.
Was passiert mit den Berechtigungen eines Benutzers für eine Datei, wenn diese Datei aus einem Bericht entfernt wird?
Wenn eine Datei aus einem Bericht entfernt wird, bleibt sie an ihrem üblichen Speicherort im Arbeitsbereich erhalten und ist weiterhin über die gewohnte Workiva-Dateiverwaltung zugänglich. Alle Dateiberechtigungen, die über die übliche Workiva-Funktion für Dateiberechtigungen zugewiesen wurden, bleiben erhalten. Allerdings verlieren diejenigen Benutzer, die Zugriff auf diese Datei erhielten, nur weil ihnen Berechtigungen für das Projekt oder den Bericht erteilt wurden, in dem sich diese Datei befand, den Zugriff auf diese Datei.
Was passiert, wenn die Berechtigungen eines Benutzers auf Dateiebene von seinen Berechtigungen auf Projektebene oder Berichtsebene abweichen?
Wenn sich die Berechtigungen eines Benutzers auf Dateiebene von seinen Berechtigungen auf Projektebene oder Berichtsebene unterscheiden, gelten die weiterreichenden Berechtigungen.
Wenn ein Benutzer über die üblichen Berechtigungen auf Dateiebene „Anzeige“-Zugriff auf eine Datei hat und dieser Benutzer:
- Entweder „Projektmanager“ oder „Eigenes Projekt“ sowie Berichtsberechtigungen für ein Projekt, das einen Bericht enthält, der mit dieser Datei verknüpft ist
- Oder die Berechtigungen „Berichtsmanager“ oder „Eigener Bericht und eigene Dateien“ für einen Bericht, der mit dieser Datei verknüpft ist
Dann erhält dieser Benutzer Eigentümerrechte für diese Datei. Wird diese Datei aus dem Bericht im Projekt entfernt oder der Benutzer aus dem Projekt entfernt, erhält der Benutzer wieder nur „Viewer“-Zugriff auf die Datei.
Wenn ein Benutzer über die üblichen Berechtigungen auf Dateiebene Eigentümer- oder Bearbeiterrechte für eine Datei besitzt und dieser Benutzer über die Berechtigung „Dateien anzeigen“ für einen Bericht verfügt, der mit dieser Datei verknüpft ist, behält dieser Benutzer weiterhin die üblichen Eigentümer- oder Bearbeiterrechte für diese Datei.
Was sind die bewährten Vorgehensweisen bei der Vergabe von Berechtigungen an Auditoren?
Wenn die Prüfer lediglich den Status und den Fortschritt eines Projekts sowie die dazugehörigen Berichte einsehen müssen und keine der Berichtsdateien bearbeiten oder darin arbeiten müssen, weisen Sie ihnen für jeden Bericht im Projekt die Berechtigung „Dateien anzeigen“ zu. Auf diese Weise können sie alle mit den Berichten verbundenen Dateien sowie die zugehörigen Projekt- und Berichts-Dashboard-Daten einsehen.
Was darf ein Benutzer mit den jeweiligen Berechtigungen auf Projekt- und Berichtsebene innerhalb einer Datei in diesem Projekt bzw. Bericht tun?
Erhält ein Benutzer über eine Berechtigung auf Projekt- oder Berichtsebene die Berechtigungen „Eigentümer“ oder „Leser“ für eine Datei, kann er dieselben Dateifunktionen ausführen, wie sie hier beschrieben sind . Wenn ein Benutzer beispielsweise über Eigentümerrechte für eine Datei verfügt, weil er über die Berechtigung „Bericht und Dateien besitzen“ für einen Bericht verfügt, der diese Datei enthält, kann er für diese Datei die Funktionen eines Eigentümers ausführen (Dokumenteneigenschaften bearbeiten, Kommentare hinzufügen, die Datei exportieren usw.).