Arbeitsbereiche, in denen die Multi-Entity Reporting (MER)-Lösung zum Einsatz kommt, verfügen zusätzlich zu den bestehenden Arbeitsbereichsrollen über eine Reihe von MER-spezifischen Rollen. Jede MER-Rolle bündelt die Funktionen mehrerer bestehender Workspace-Rollen zu einer einzigen Rolle, die auf einen typischen MER-Benutzer zugeschnitten ist. Dies ermöglicht eine einfachere Einrichtung für den Benutzer und verringert das Risiko, ihm unnötige Rollen zuzuweisen.
Best Practices
- Verwenden Sie die MER-Rollen für neue Benutzer und neue Arbeitsbereiche.
- Weisen Sie jedem Benutzer in einem Arbeitsbereich eine MER-Rolle zu.
- Vermeiden Sie nach Möglichkeit, MER-Rollen mit bestehenden Workspace-Rollen zu kombinieren. Durch die Zusammenlegung von Rollen wird es schwieriger zu überprüfen, welche Benutzer über welche Zugriffsrechte verfügen.
- Verwenden Sie die Rolle „Mitarbeiter (MER)“ für die Kernmitglieder des Berichtserstellungsteams. Diese Rolle ähnelt der Rolle „Editor“ im Arbeitsbereich, da Benutzer die Rolle „Mitarbeiter (MER)“ besitzen müssen, um Lese- oder Bearbeitungsrechte für Dateien zu erhalten, die einem Projekt oder Bericht zugeordnet sind. Weitere Informationen zum Unterschied zwischen Rollen und Berechtigungen finden Sie unter „Rollen verstehen “.
- Bestehende Benutzer sollten zunächst ihre aktuellen Rollenzuweisungen sorgfältig prüfen, bevor sie Änderungen vornehmen. Die MER-Rollen sind lediglich Zusammensetzungen bestehender Rollen und stellen keine perfekte 1:1-Migration dar, sodass die MER-Rollen geringfügig von den bestehenden Rollenzuweisungen abweichen können.
Administrative Rollen
Arbeitsbereichsbesitzer
Die Rolle „Arbeitsbereichsinhaber“ dient weiterhin der Verwaltung von Benutzern und Arbeitsbereichseinstellungen. Was MER konkret betrifft, verfügt ein Workspace-Besitzer über dieselben Berechtigungen wie eine Person mit der Rolle „Manager (MER)“ , mit der Ausnahme, dass Workspace-Besitzer in Entity 360 auf Workspace-Ebene Entitäten zu Workspaces hinzufügen können.
Administrator (MER)
Die Rolle „Administrator (MER) “ ist für IT- und Benutzerverwaltungsmitarbeiter vorgesehen – diese Benutzer sind für die Verwaltung aller Konfigurationen im Bereich der unternehmensübergreifenden Berichterstattung zuständig. Administratoren haben die volle Kontrolle über die Erstellung, Änderung und Löschung von MER-Daten, Benutzergruppen und Berechtigungen, Projekt- und Berichtseinstellungen, Vorlagen sowie Dateien innerhalb des Arbeitsbereichs. Administratoren können außerdem Berichte erstellen und Projekte sowie Berichte in den nächsten Zeitraum übertragen.
Die Rolle „Administrator (MER) “ fasst diese bestehenden Rollen und Befugnisse zusammen:
- Berechtigungen des Workspace-Besitzers (mit Ausnahme der Berechtigungen, Benutzer zu einem Workspace hinzuzufügen oder daraus zu entfernen sowie Benutzern Workspace-Rollen zuzuweisen oder diese wieder zu entziehen)
- Funktionen des Data Sharing Managers
- Ketten-Sicherheitsadministrator
Die Rolle „Administrator (MER) “ umfasst die folgenden Funktionen nicht:
- Einen Support-Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzufügen
- Arbeitsbereichsmitgliedschaften verwalten
- Arbeitsbereichsrollen verwalten
- Ändern Sie Ihre eigenen Rollen innerhalb eines Arbeitsbereichs
- Arbeitsbereichsmitgliedschaften entfernen
- Arbeitsbereichsmitgliedschaften aktualisieren
- Arbeitsbereichsrollen aktualisieren
Support-Benutzer
Die Rolle „Support-Benutzer“ bleibt unverändert und ist weiterhin für Workiva-Mitarbeiter vorgesehen, beispielsweise für Customer Success Manager. Benutzern der Support-Gruppe kann auch eine nicht-administrative MER-Rolle zugewiesen werden. Siehe „Support-Benutzer in Arbeitsbereichen verwalten “.
Nicht administrative Rollen
Manager (MER)
Die Rolle „Manager (MER) “ ist für Personen vorgesehen, die eine leitende Funktion im Bereich der Berichterstattung innehaben – diese Benutzer sind für die Überwachung bestimmter Bereiche der MER-Arbeit verantwortlich. MER-Manager können Benutzergruppen und Berechtigungen, Projekt- und Berichtseinstellungen, Vorlagen sowie Dateien innerhalb des Arbeitsbereichs verwalten. Außerdem können sie Berichte erstellen und Projekte sowie Berichte in den nächsten Zeitraum übertragen. MER-Manager können die Konfiguration von Entity 360 nicht verwalten (es sei denn, ihnen wurde zusätzlich eine Organisationsrolle zugewiesen, wie beispielsweise die Rolle „Org Data Manager“, die ihnen diese Berechtigung gewährt).
Die Rolle des Managers (MER) vereint diese bestehenden Rollen und Fähigkeiten:
- Bearbeiter
- Inhaltsmanager*in
- Aufgabenadministrator*in
- Einreichung, Einreichung beim Companies House, Einreichung beim KVK
- Kommentaradministrator
- XBRL-Manager
- Chain-Sicherheitsadministrator, Chain-Eigentümer
- Drehbuchredakteur, Drehbuchausführer
- Verbindungsparameter-Referenzen anzeigen, Verbindungsparameter-Referenzen verwalten
- Einschränkungen für Geschäftsdaten verwalten
- Entitätsbezogene Berechtigungen beschränkt auf: Entitäten im Arbeitsbereich verwalten, zuweisbare Entitäten anzeigen, Entitätszuweisungen anzeigen
Mitarbeiter (MER) (Standard)
Die Rolle „Mitarbeiter (MER) “ ist für die Benutzergruppe „Ersteller“ vorgesehen – diese Benutzer sind zentrale Mitglieder des Finanzberichtsteams und in erster Linie für die Erstellung von Finanzberichten verantwortlich. Diese Rolle eignet sich auch für andere Benutzer, die mehr Zugriffsrechte benötigen als diejenigen, die ausschließlich aufgabenbasierte Beiträge leisten.
Hinweis : Die Rolle „Mitarbeiter (MER)“ ist die Standardrolle für Arbeitsbereiche mit der MER-Lösung.
Die Rolle „Mitarbeiter (MER) “ fasst diese bestehenden Rollen und Befugnisse zusammen:
- Bearbeiter
- Chain-Generator
- XBRL-Manager
- Script Runner
- Referenzen zu Verbindungsparametern anzeigen
- Nur-Lese-Funktionen für Entitäten (z. B.: Zuweisbare Entitäten anzeigen)
Viewer (MER)
Die Rolle „Viewer (MER) “ ist für den Verfasser der Entität sowie für den Prüfer oder externen Beteiligten vorgesehen, der einen eingeschränkten, aufgabenbezogenen oder schreibgeschützten Zugriff benötigt – diese Benutzer sind in der Regel nur bei Bedarf am gesamten Berichtsprozess beteiligt. Die Rolle „Viewer (MER) “ fasst diese bestehenden Rollen und Befugnisse zusammen:
- Viewer (für Live-Dokumente und Aufgaben)
Hinweis: Für reine Überprüfungszwecke (z. B. für externe Wirtschaftsprüfer) sollten Sie die Rolle „Viewer (MER) “ mit Dokumentenüberprüfungen und Berechtigungen bzw. Richtlinien auf Ressourcenebene kombinieren, um den Zugriff auf bestimmte Dateien in bestimmten Zeiträumen einzuschränken.
Häufig gestellte Fragen
Muss zwingend nur eine MER-Rolle verwendet werden?
Wir empfehlen, jedem Benutzer in einem Arbeitsbereich nur eine MER-Rolle zuzuweisen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Dies kann sich jedoch ändern, da wir weiterhin Verbesserungen vornehmen.
Wie wirkt sich das auf die Rolle des Workspace-Besitzers aus?
Die Rolle „Arbeitsbereichsinhaber“ dient weiterhin der Verwaltung von Benutzern und Arbeitsbereichseinstellungen. Was MER konkret betrifft, verfügt ein Workspace-Besitzer über dieselben Berechtigungen wie eine Person mit der Rolle „Manager (MER)“ , mit der Ausnahme, dass Workspace-Besitzer in Entity 360 auf Workspace-Ebene Entitäten zu Workspaces hinzufügen können.
Wie wirkt sich das auf die Rollen innerhalb der Organisation aus?
Die Rollen innerhalb der Organisation bleiben vorerst unverändert.
Was ist, wenn die derzeitigen MER-Rollen nicht meinen Anforderungen entsprechen?
Weisen Sie vorerst die MER-Rolle zu, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und nehmen Sie anschließend zur Feinabstimmung Berechtigungen auf Ressourcenebene zu. Teilen Sie Ihr Feedback dem Workiva-Support mit, damit wir es bei unseren weiteren Verbesserungen berücksichtigen können.
Was soll ich tun, wenn ein Benutzer bereits mehrere Rollen hat?
Da die MER-Rollen nicht für jede beliebige Kombination bestehender Rollen eine perfekte 1:1-Entsprechung darstellen, sollten Sie die aktuellen Zugriffsrechte des Benutzers sorgfältig prüfen, bevor Sie Änderungen an dessen Rollen vornehmen.
Welche Rolle wird neuen MER-Benutzern standardmäßig zugewiesen?
„Mitarbeiter (MER) “ ist die Standardrolle für Arbeitsbereiche mit der MER-Lösung. Weisen Sie den Mitwirkenden und Prüfern, die Lesezugriff auf Projekte sowie die Möglichkeit zum Erledigen von Aufgaben haben sollen, die Rolle „Viewer (MER)“ zu. Reservieren Sie die Rollen „Administrator (MER)“ und „Manager (MER) “ für die Benutzer, die uneingeschränkte Administratorrechte benötigen.
Welche Rolle sollte ich externen Wirtschaftsprüfern zuweisen?
Weisen Sie externen Prüfern die Rolle „Viewer (MER) “ zu. Schränken Sie deren Zugriff durch Dateiberechtigungen weiter ein.
Inwiefern unterscheidet sich dies von GRC-Funktionen?
MER folgt dem gleichen allgemeinen Modell (Administrator, Manager, Mitarbeiter, Betrachter) wie GRC, doch die MER-Rolldefinitionen sind MER-spezifisch. Weitere Informationen zu GRC-Rollen finden Sie unter „Was sind GRC-Rollen? “.