Arbeitsbereiche mit der Multi-Entity Reporting (MER)-Lösung erhalten zusätzlich zu den bestehenden Arbeitsbereichsrollen eine Reihe von MER-funktionsspezifischen Rollen. Jede MER-Rolle bündelt die Fähigkeiten mehrerer bestehender Workspace-Rollen zu einer einzigen Rolle, die für einen typischen MER-Benutzer konzipiert ist. Dies ermöglicht eine einfachere Benutzereinrichtung und verringert das Risiko, dem Benutzer unnötige Rollen zuzuweisen.
Best Practices
- Verwenden Sie die MER-Rollen für neue Benutzer und neue Arbeitsbereiche.
- Weisen Sie jedem Benutzer in einem Arbeitsbereich genau eine MER-Rolle zu.
- Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Kombination von MER-Rollen mit bestehenden Workspace-Rollen. Durch die Zusammenlegung von Rollen wird es schwieriger zu überprüfen, welche Benutzer welche Zugriffsrechte haben.
- Verwenden Sie die Rolle „Mitarbeiter“ (MER) für die wichtigsten Mitglieder des Berichtsteams. Diese Rolle ähnelt der Rolle „Editor“ im Arbeitsbereich, da Benutzer die Rolle „Mitarbeiter“ (MER) benötigen, um Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigungen für beliebige Dateien zu erhalten, die mit einem Projekt oder Bericht verknüpft sind. Weitere Informationen zum Unterschied zwischen Rollen und Berechtigungen finden Sie unter „Rollen verstehen“ .
- Bestehende Benutzer sollten vor jeglichen Änderungen unbedingt ihre bestehenden Rollenzuweisungen gründlich überprüfen. Die MER-Rollen sind lediglich Zusammenfassungen bestehender Rollen und stellen keine perfekte 1:1-Migration dar, daher können die MER-Rollen geringfügig von den bestehenden Rollenzuweisungen abweichen.
Administrative Rollen
Arbeitsbereichsbesitzer
Die Rolle des Workspace-Inhabers besteht weiterhin in der Verwaltung von Benutzern und Workspace-Einstellungen. Im Hinblick auf MER hat ein Workspace Owner die gleichen Fähigkeiten wie jemand mit der Managerrolle (MER) , mit der Ausnahme, dass Workspace Owner in Entity 360 auf Workspace-Ebene Entitäten zu Workspaces hinzufügen können.
Verwaltungsmitarbeiter (MER)
Die Administratorrolle (MER) ist für IT- und Benutzerverwaltungsmitarbeiter vorgesehen – diese Benutzer sind für die Verwaltung der gesamten Multi-Entity-Berichtskonfiguration verantwortlich. Administratoren haben die volle Kontrolle über die Erstellung, Änderung und Löschung von MER-Daten, Benutzergruppen und Berechtigungen, Projekt- und Berichtseinstellungen, Vorlagen und Dateien innerhalb des Arbeitsbereichs. Administratoren können außerdem Berichte einreichen und Projekte sowie Berichte weiterführen.
Die Administratorrolle (MER) fasst diese bestehenden Rollen und Fähigkeiten zusammen:
- Berechtigungen des Arbeitsbereichsinhabers (ausgenommen die Berechtigung, Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzuzufügen oder daraus zu entfernen sowie Benutzern Arbeitsbereichsrollen zuzuweisen oder zu entfernen)
- Fähigkeiten des Datenfreigabemanagers
- Ketten-Sicherheitsadministrator
Die Administratorrolle (MER) umfasst nicht die folgenden Fähigkeiten:
- Fügen Sie einem Arbeitsbereich einen Supportbenutzer hinzu.
- Workspace-Mitgliedschaften verwalten
- Arbeitsbereichsrollen verwalten
- Ändern Sie Ihre eigenen Rollen innerhalb eines Arbeitsbereichs.
- Arbeitsbereichsmitgliedschaften entfernen
- Workspace-Mitgliedschaften aktualisieren
- Arbeitsbereichsrollen aktualisieren
Support-Benutzer
Die Rolle des Support-Benutzers bleibt unverändert und ist weiterhin für Workiva-Mitarbeiter wie z. B. Customer Success Manager vorgesehen. Supportbenutzern kann auch eine nicht-administrative MER-Rolle zugewiesen werden. Siehe Verwalten von Supportbenutzern in Arbeitsbereichen .
Nicht administrative Rollen
Manager (MER)
Die Rolle des Managers (MER) ist für jemanden wie einen leitenden Vorgesetzten vorgesehen – diese Mitarbeiter sind für die Überwachung bestimmter Bereiche der MER-Arbeit verantwortlich. MER-Manager können Benutzergruppen und Berechtigungen, Projekt- und Berichtseinstellungen, Vorlagen und Dateien innerhalb des Arbeitsbereichs verwalten. Sie können außerdem Berichte einreichen und Projekte und Berichte weiterführen. MER-Manager können die Entity 360-Konfiguration nicht verwalten (es sei denn, ihnen wurde auch eine Organisationsrolle zugewiesen, wie z. B. die Rolle des Organisationsdatenmanagers, die ihnen diese Möglichkeit einräumt).
Die Rolle des Managers (MER) bündelt diese bestehenden Rollen und Fähigkeiten:
- Bearbeiter
- Inhaltsmanager*in
- Aufgabenadministrator*in
- Einreichung, Einreichung beim Companies House, KVK-Einreichung
- Kommentaradministrator
- XBRL-Manager
- Ketten-Sicherheitsadministrator, Ketteninhaber
- Skripteditor, Skriptausführer
- Verbindungsparameterreferenzen anzeigen, Verbindungsparameterreferenzen verwalten
- Geschäftsdatenbeschränkungen verwalten
- Entitätsbezogene Funktionen beschränkt auf: Entitäten im Arbeitsbereich verwalten, zuweisbare Entitäten anzeigen, Entitätszuweisungen anzeigen
Mitarbeiter (MER) (Standard)
Die Rolle des Mitarbeiters (MER) ist für den Ersteller vorgesehen – diese Benutzer sind Kernmitglieder des Finanzberichtsteams und primär für die Erstellung von Finanzberichten verantwortlich. Diese Rolle eignet sich auch für andere Benutzer, die mehr Zugriff benötigen als diejenigen, die ausschließlich aufgabenbezogene Beiträge leisten.
Hinweis : Die Rolle „Mitarbeiter (MER)“ ist die Standardrolle für Arbeitsbereiche mit der MER-Lösung.
Die Rolle des Kollaborateurs (MER) bündelt diese bestehenden Rollen und Fähigkeiten:
- Bearbeiter
- Chain-Generator
- XBRL-Manager
- Script Runner
- Referenzen der Verbindungsparameter anzeigen
- Leseberechtigungen für Entitäten (z. B.: Zuweisbare Entitäten anzeigen)
Viewer (MER)
Die Rolle des Betrachters (MER) ist für den Beitragenden der Entität sowie für den Prüfer oder externen Stakeholder vorgesehen, der nur eingeschränkten, aufgabenbezogenen oder Lesezugriff benötigt – diese Benutzer beteiligen sich in der Regel nur nach Bedarf während des gesamten Berichtsprozesses. Die Rolle des Betrachters (MER) bündelt diese bestehenden Rollen und Fähigkeiten:
- Viewer (für Live-Dokumente und Aufgaben)
Hinweis: Für reine Prüfanforderungen (z. B. für externe Prüfer) sollten Sie die Viewer-Rolle (MER) mit Dokumentenprüfungen und Berechtigungen oder Richtlinien auf Ressourcenebene kombinieren, um den Zugriff auf bestimmte Dateien zu bestimmten Zeitpunkten einzuschränken.
Häufig gestellte Fragen
Ist es erforderlich, nur eine MER-Rolle zu verwenden?
Wir empfehlen, jedem Benutzer in einem Arbeitsbereich nur eine MER-Rolle zuzuweisen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Dies kann sich jedoch im Zuge unserer weiteren Verbesserungen ändern.
Wie wirkt sich dies auf die Rolle des Workspace-Inhabers aus?
Die Rolle des Workspace-Inhabers besteht weiterhin in der Verwaltung von Benutzern und Workspace-Einstellungen. Im Hinblick auf MER hat ein Workspace Owner die gleichen Fähigkeiten wie jemand mit der Managerrolle (MER) , mit der Ausnahme, dass Workspace Owner in Entity 360 auf Workspace-Ebene Entitäten zu Workspaces hinzufügen können.
Wie wirkt sich dies auf die Rollen innerhalb der Organisation aus?
Die Rollenverteilung innerhalb der Organisation bleibt vorerst unverändert.
Was ist, wenn die aktuellen MER-Rollen nicht meinen Bedürfnissen entsprechen?
Weisen Sie zunächst die MER-Rolle zu, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und vergeben Sie anschließend Berechtigungen auf Ressourcenebene zur Feinabstimmung. Teilen Sie dem Workiva-Support Ihr Feedback mit, damit wir uns bei der Weiterentwicklung unserer Systeme unterstützen können.
Was soll ich tun, wenn ein Benutzer bereits mehrere Rollen besitzt?
Die MER-Rollen entsprechen keiner perfekten 1:1-Kombination bestehender Rollen. Überprüfen Sie daher unbedingt den aktuellen Zugriff des Benutzers, bevor Sie Änderungen an seinen Rollen vornehmen.
Welche Rolle wird neuen MER-Benutzern standardmäßig zugewiesen?
Collaborator (MER) ist die Standardrolle für Arbeitsbereiche mit der MER-Lösung. Weisen Sie Mitwirkenden und Prüfern die Rolle „Betrachter (MER)“ zu, die neben der Möglichkeit, Aufgaben zu erledigen, auch Lesezugriff auf Projekte haben sollen. Die Rollen Administrator (MER) und Manager (MER) sollten für Benutzer reserviert werden, die vollen administrativen Zugriff benötigen.
Welche Rolle sollte ich externen Wirtschaftsprüfern zuweisen?
Weisen Sie externen Prüfern die Rolle des Betrachters (MER) zu. Den Zugriff darauf kann durch die Verwendung von Dateiberechtigungen weiter eingeschränkt werden.
Worin unterscheidet sich dies von GRC-Rollen?
MER folgt dem gleichen allgemeinen Modell (Administrator, Manager, Mitarbeiter, Betrachter) wie GRC, aber die MER-Rollendefinitionen sind spezifisch für MER. Weitere Informationen zu GRC-Rollen finden Sie unter „Was sind GRC-Rollen?“ .