Ein Projekt erstellen

Um ein Projekt anzulegen, müssen Sie den Umfang festlegen, jedem Bericht im Projekt die entsprechenden Hauptdateien zuweisen, Termine festlegen und Benutzer hinzufügen, die an den Berichten arbeiten sollen. Nachdem das Projekt angelegt wurde, können Sie mithilfe der Projekt- und Berichts-Dashboards den Status und den Fortschritt an einem einzigen Ort auf der Workiva-Plattform einsehen.

Anforderungen

In Ihrem Arbeitsbereich muss die Lösung „Multi-Entity Reporting (MER) Advanced“, „Fund Reporting Suite“ oder „Insurance Suite“ aktiviert sein.
Um ein Projekt zu erstellen, müssen Sie entweder Workspace-Besitzer oder Content-Manager sein oder über die entsprechende MER-funktionsspezifische Rolle verfügen, die die Berechtigungen eines Workspace-Besitzers oder Content-Managers vereint (empfohlen).
Die Einheiten und ihre Berichtspflichten müssen bereits in „Business Data“ auf Organisationsebene vorhanden sein.
Unternehmen müssen aktiviert , Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt , einer Meldepflicht zugeordnet und in den Unternehmensdaten mit dem Betriebsstatus „In Betrieb “ versehen sein.

Erstellen Sie ein Projekt

Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf „Projekte “. Wenn Sie noch keine Projekte haben, gelangen Sie direkt zum Begrüßungsbildschirm. Andernfalls wird eine Liste der vorhandenen Projekte angezeigt, und Sie können dann oben rechts die Option „Projekt erstellen“ auswählen. Von dort aus können Sie den Projektumfang auf zwei Arten festlegen: Entweder gehen Sie von einem vorgeschlagenen Projekt aus oder Sie legen den Umfang selbst fest, indem Sie ein benutzerdefiniertes Projekt erstellen.

Hinweis: Bei der Festlegung des Projektumfangs stehen nur diejenigen Einheiten zur Auswahl, die aktiviert, Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt , einer Meldepflicht zugeordnet wurden und in den Unternehmensdaten auf Organisationsebene den Betriebsstatus „In Betrieb“ aufweisen.

Beginnen Sie mit einem vorgeschlagenen Projekt

Auf der Registerkarte „Vorgeschlagene Projekte “ schlagen wir Projekte vor, indem wir verwandte Entitäten anhand von Merkmalen, die aus den Geschäftsdaten auf Organisationsebene stammen, zu Gruppen zusammenfassen.

Wählen Sie ein vorgeschlagenes Projekt aus. Jede davon zeigt den vorgeschlagenen Projektnamen und die Anzahl der darin enthaltenen Entitäten an. Im nächsten Schritt können Sie die Auswahl der Entitäten überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Ein individuelles Projekt erstellen

Falls keines der vorgeschlagenen Projekte Ihren Anforderungen entspricht oder die vorgeschlagenen Projekte für Ihren Arbeitsbereich nicht verfügbar sind, können Sie den Projektumfang auf der Registerkarte „Benutzerdefiniertes Projekt “ selbst festlegen.

Wählen Sie die Meldepflicht aus, die dieses Projekt abdeckt. Hier werden nur die Meldepflichten angezeigt, die in den Geschäftsdaten auf Organisationsebene bereits mindestens einem Unternehmen zugeordnet sind.

Hinweis: Ein Projekt kann nur diejenigen Einheiten zusammenfassen, die derselben Meldepflicht und demselben Berichtszeitraum unterliegen.
Sie können die Liste der Meldepflichten auch eingrenzen, indem Sie eine Rechtsordnung oder Kategorie auswählen.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Projektumfang festlegen

Überprüfen Sie den vorgeschlagenen Projektnamen und bearbeiten Sie ihn gegebenenfalls. Projektnamen müssen innerhalb des Arbeitsbereichs eindeutig sein.
Legen Sie den Berichtszeitraum „Jahr“ fest. Je nach Häufigkeit der Verpflichtung werden möglicherweise auch die Auswahlmöglichkeiten „Halb“ , „Viertel“ oder „Monat“ angezeigt.
Sehen Sie sich die Liste der von dieser Verpflichtung betroffenen Einrichtungen an. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um einzelne Entitäten in das Projekt einzubeziehen oder daraus auszuschließen.

Hinweis: Wir erstellen für jede von Ihnen angegebene Entität einen Bericht.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Hinweis: Ein Unternehmen kann für eine bestimmte Meldepflicht und einen bestimmten Berichtszeitraum nur in einem Projekt erfasst werden. Ein Unternehmen kann nur dann an mehreren Projekten beteiligt sein, wenn jedes dieser Projekte einer anderen Berichtspflicht unterliegt oder wenn jedes dieser Projekte zwar derselben Berichtspflicht unterliegt, sich jedoch auf unterschiedliche Berichtszeiträume bezieht.

Primärdateien zuweisen

Es wird empfohlen, jedem Unternehmensbericht eine Hauptdatei zuzuordnen – das wichtigste Ergebnis im Rahmen der Berichtspflicht des Unternehmens. Falls Sie die Originaldateien noch nicht haben, können Sie diesen Schritt überspringen und sie später zuweisen.

Wählen Sie für jede aufgeführte Entität deren Hauptdatei aus.

Hinweis: Eine Datei kann in allen Projekten des Arbeitsbereichs nur für einen Bericht als Primärdatei dienen – Sie können keine Dateien auswählen, die bereits an anderer Stelle als Primärdatei verwendet werden. Eine Datei kann zudem nicht gleichzeitig sowohl die Hauptdatei als auch eine Zusatzdatei für denselben Bericht sein.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Weitere Dateien hinzufügen

Fügen Sie jedem Entitätsbericht begleitende Dateien hinzu, beispielsweise eine Datentabelle oder einen Prozess. Dieser Schritt ist optional und kann später aktualisiert werden.

Durch die Auswahl eines Ordners in der Dateiauswahl werden die darin enthaltenen Dateien zu diesem Zeitpunkt zugeordnet. Der Ordner selbst ist nicht an den Bericht angehängt, sodass Dateien, die später in den Ordner hinzugefügt oder daraus entfernt werden, nicht automatisch berücksichtigt werden.

Klicken Sie neben einem Objekt auf „Hinzufügen“ , um die Dateiauswahl zu öffnen. Sie können Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Prozesse als zusätzliche Dateien hinzufügen.
Um die von Ihnen hinzugefügten Dateien anzuzeigen oder zu entfernen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit der Dateianzahl neben der Entität (z. B. „3 Dateien“ ), um die Liste der weiteren Dateien zu erweitern. Klicken Sie auf das „X“ neben einer Datei, um diese zu entfernen.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Hinweis: Wenn Sie im Dateiauswahlfenster einen Ordner auswählen, werden nur die Dateien, die sich derzeit in diesem Ordner befinden, dem Entitätsbericht zugeordnet – der Ordner selbst wird dem Bericht nicht zugeordnet. Das bedeutet, dass Dateien, die später dem Ordner hinzugefügt oder daraus entfernt werden, keinen Einfluss darauf haben, was mit dem Bericht verknüpft ist.

Berichterstattungs-Zeitplan festlegen

Legen Sie den Berichtszeitraum und die Einreichungsfrist für die Unternehmensberichte in Ihrem Projekt fest. Wir schlagen Standarddaten vor, die auf den in den Geschäftsdaten enthaltenen Informationen basieren, aber Sie können diese bei Bedarf überprüfen und anpassen.

Eine Zeitachse auf alle Berichte anwenden

Wenn im Umschaltfeld oben im Schritt „Alle Berichte“ ausgewählt ist, können Sie einen Datumsbereich auf alle Berichte im Projekt anwenden. Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Entitäten denselben Arbeitsplan und dieselben Fristen haben.

Wählen Sie im Umschaltfeld oben in diesem Schritt die Option „Alle Berichte “ aus.
Legen Sie das Startdatum und das Enddatum für den Arbeitszeitraum fest.
Legen Sie die Einreichungsfrist fest – die gesetzliche Frist für die Einreichung der Berichte.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Zeitpläne pro Bericht festlegen

Wenn im Umschaltfeld oben in diesem Schritt die Option „Pro Bericht“ ausgewählt ist, können Sie für jeden Bericht im Projekt unterschiedliche Datumsbereiche festlegen. Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Entitäten unterschiedliche Arbeitspläne und Fristen haben.

Wählen Sie im Umschaltfeld oben in diesem Schritt die Option „Pro Bericht “ aus.
Legen Sie für jeden Bericht die Einreichungsfrist , das Startdatum und das Enddatum individuell fest.
Klicken Sie auf „Weiter “.

Benutzer hinzufügen

Weisen Sie jedem Unternehmensbericht einen Berichtsverantwortlichen und Benutzer zu. Für jeden Bericht muss ein Berichtsmanager hinzugefügt werden, Sie können jedoch später weitere Benutzer zuweisen.

Hinweis: Weitere Informationen zu den verschiedenen Berechtigungen auf Berichtsebene finden Sie unter „Projekt- und Berichtsberechtigungen verstehen “.

Weisen Sie für jeden Bericht dem Benutzer, der für diesen Bericht verantwortlich sein wird, die Rolle „Berichtsmanager“ zu. Der Berichtsmanager ist der Hauptansprechpartner für diesen Bericht und erhält uneingeschränkten Zugriff auf den Bericht und die dazugehörigen Dateien.
Wählen Sie neben einem Bericht die Option „Benutzer hinzufügen“ aus, um weitere Benutzer und deren Berechtigungen zuzuweisen.
Um denselben Berichtsmanager oder dieselben Benutzer mehreren Berichten gleichzeitig zuzuweisen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den entsprechenden Berichten. Es erscheint eine Leiste für Massenaktionen mit Optionen, um den Berichtsmanager zu ändern oder Benutzern zu allen ausgewählten Berichten auf einmal hinzuzufügen.
Klicken Sie auf „Projekt erstellen “.

Sobald das Projekt erstellt ist, gelangen Sie zum Projekt-Dashboard , wo Sie einen Überblick über alle Berichte und deren Status erhalten.

Wissenswertes

Speichern Sie Ihr Projekt als Entwurf

Wir speichern Ihren Fortschritt automatisch, während Sie die Projekteinrichtung vornehmen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, schließen Sie die Projektregisterkarte und wählen Sie im Modalfenster entweder „Als Entwurf speichern“ oder „Entwurf verwerfen “ aus.

Um einen gespeicherten Entwurf fortzusetzen oder zu löschen, wählen Sie auf dem Hauptbildschirm „Projekte“ die Option „Projektentwürfe“ aus. Wählen Sie einen Entwurf aus und klicken Sie auf „Weiter“ , um dort fortzufahren, wo Sie aufgehört haben, oder wählen Sie „Löschen“ , um ihn endgültig zu entfernen.

Was Sie nach der Erstellung eines Projekts bearbeiten können

Nachdem ein Projekt angelegt wurde, können einige Felder aktualisiert werden, andere hingegen nicht.

Projektebene:

Nur Benutzer mit den Berechtigungen „Projektmanager“ oder „Eigenes Projekt und Berichte“ für ein Projekt können den Namen dieses Projekts und die Benutzerberechtigungen bearbeiten.
Die aus den Geschäftsdaten stammenden verbundenen Unternehmen, die Meldepflicht und die Einzelheiten zur Meldepflicht können nicht geändert werden. (Angaben zur Meldepflicht, die aus „Business Data“ stammen, können nur in „Business Data“ auf Organisationsebene geändert werden. Diese aktuellen Werte werden dann abgerufen, wenn Sie ein neues Projekt erstellen.)

Berichtsebene:

Nur Benutzer, die über die Berechtigungen „Berichtsmanager“ oder „Eigener Bericht und eigene Dateien“ für einen Bericht verfügen, können den Namen des Berichts, die Daten (Startdatum, Enddatum und Einreichungsfrist), die Hauptdatei, zusätzliche Dateien sowie die zugewiesenen Benutzer und deren Berechtigungen bearbeiten.
Die aus „Business Data“ stammenden Angaben zu verbundenen Unternehmen, Meldepflichten und Unternehmensdetails können nicht geändert werden. (Unternehmensdaten aus „Business Data“ können nur in „Business Data“ auf Organisationsebene geändert werden. Diese aktuellen Werte werden dann abgerufen, wenn Sie ein neues Projekt erstellen.)

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