Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Diese Beta-Funktion wird Ihnen bis zum 28. Oktober 2026 ausschließlich zu technischen Test- und Bewertungszwecken zur Verfügung gestellt. Workiva kann den Testzeitraum nach eigenem Ermessen anpassen. Um diese Funktion Ihrem Arbeitsbereich hinzuzufügen, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
Benutzerdefinierte Rollen ermöglichen es Ihrem Arbeitsbereich, Rollenkonfigurationen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind. Anstatt nur vordefinierte Systemrollen zuzuweisen, können Sie benutzerdefinierte Rollen mit spezifischen Aktionen und Zugriffsebenen erstellen und diese Rollen dann den Workspace-Benutzern zuweisen.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Rollen, um Berechtigungen teamübergreifend zu standardisieren, die Benutzerverwaltung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Benutzer nur Zugriff auf die Aktionen haben, die sie ausführen müssen. Um mehr über Rollen zu erfahren, lesen Sie Rollen verstehen.
Anforderungen
Bevor Sie benutzerdefinierte Rollen erstellen oder verwalten:
- Sie benötigen die Berechtigung zur Verwaltung von Arbeitsbereichsrollen.
- Sie müssen Mitglied des Arbeitsbereichs sein.
Benutzerdefinierte Rollen verwalten
Um die verfügbaren Stellen anzuzeigen:
- Öffnen Sie die Arbeitsbereichseinstellungen, indem Sie auf den Arbeitsbereichsnamen klicken und anschließend dieEinstellungen auswählen.
- Wählen Sie die Registerkarte Rollen aus.
Die Liste Rollen zeigt Folgendes an:
- Rolle: Der Rollenname.
- Quelle: Gibt an, ob die Rolle vom System bereitgestellt oder im Arbeitsbereich erstellt wurde.
- Anzahl der Benutzer: Die Anzahl der Benutzer, denen die Rolle aktuell zugewiesen ist.
Verwenden Sie Filter, um die Liste der Rollen einzugrenzen, oder verwenden Sie Suche, um eine Rolle anhand ihres Namens zu finden.
Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle
Rolle duplizieren
Workiva bietet eine Reihe von systemdefinierten Rollen, die den Großteil der Kundenbedürfnisse abdecken. Diese Rollen haben in der Spalte „Quelle“ die Bezeichnung „ System “ . Sie können diese Rollen duplizieren und Änderungen daran vornehmen. Sie können auch beliebige Rollen mit einer Workspace Quelle duplizieren.
Eine Rolle duplizieren:
- Öffnen Sie die Arbeitsbereichseinstellungen und wählen Sie die Registerkarte Rollen aus.
- Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Rolle duplizierenaus.
- Wählen Sie die Rolle aus, die Sie kopieren möchten.
- Klicken Sie auf Duplizieren.
- Geben Sie einen Rollennamen und eine Beschreibung ein. Klicken Sie auf Speichern.
- Wählen Sie alle Aktionen und Zugriffsebenen aus, die die Rolle haben soll.
- Klicken Sie auf Überprüfen.
- Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Bestätigen und speichern.
Neue Rolle erstellen
Anstatt eine Rolle zu duplizieren, können Sie eine völlig neue erstellen.
So erstellen Sie eine neue Rolle:
- Öffnen Sie die Arbeitsbereichseinstellungen und wählen Sie die Registerkarte Rollen aus.
- Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Neue Rolleaus.
- Geben Sie einen Rollennamen und eine Beschreibung ein. Klicken Sie auf Speichern.
- Wählen Sie alle Aktionen und Zugriffsebenen aus, die die Rolle haben soll.
- Klicken Sie auf Überprüfen.
- Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Bestätigen und speichern.
Handlungen verstehen
Aktionen legen fest, was Benutzer, denen eine Rolle zugewiesen ist, in Workiva tun können. Wenn Sie eine Aktion in einer Rolle deaktivieren, verhindert Workiva, dass Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, diese Aktion verwenden können. Wenn Sie eine Aktion aktivieren, können Sie möglicherweise eine Zugriffsebene auswählen, die festlegt, ob Ressourcenberechtigungen den Benutzerzugriff bestimmen können.
Um Aktionen leichter auffindbar und verwaltbar zu machen, werden sie in Kategorien eingeteilt, basierend auf dem Produktbereich oder der Erfahrung, die sie betreffen. Beispielsweise werden Aktionen im Zusammenhang mit Kommentaren unter Kommentaregruppiert, während Aktionen im Zusammenhang mit Dateien unter Dateiengruppiert werden.
Wählen Sie im linken Bereich eine Kategorie aus, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen. Verwenden Sie Suchaktionen, um eine bestimmte Aktion über alle Kategorien hinweg zu finden. Jede Kategorie enthält eine oder mehrere Aktionen, die für die Rolle aktiviert oder deaktiviert werden können.
Zugriffsebenen verstehen
Wenn Sie Aktionen für eine Rolle aktivieren oder deaktivieren, können Sie die Zugriffsebene der Rolle anpassen.
- Immer: Benutzer können die Aktion für alle anwendbaren Ressourcen im Arbeitsbereich durchführen, einschließlich Ressourcen, die in Zukunft erstellt werden.
- Nur gemeinsam genutzte Ressourcen: Benutzer können die Aktion nur für Ressourcen ausführen, für die sie die Berechtigung zum Zugriff haben.
Bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte Rolle
Sie können Änderungen an Ihrer benutzerdefinierten Rolle vornehmen.
Hinweis: Änderungen an Rollen können nur mit einer Workspace-Quelle vorgenommen werden. Systemrollen können nicht bearbeitet werden.
So bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte Rolle:
- Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
- Klicken Sie auf die Rolle, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Um den Rollennamen und die Rollenbeschreibung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Rollennamen.
- Bearbeiten Sie Aktionen oder Zugriffsebenen innerhalb des Aktionsbereichs.
- Klicken Sie auf Überprüfen.
- Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Bestätigen und speichern.
Hinweis: Die Änderungen gelten für Benutzer, denen diese Rolle aktuell zugewiesen ist.
Standardrollen festlegen
Sie können Standardrollen festlegen, die neuen Workspace-Benutzern automatisch zugewiesen werden. Klicken Sie unter Rollenauf Standard(s) festlegen und speichern Sie alle vorgenommenen Änderungen.
Rollen deaktivieren
Eine benutzerdefinierte Rolle kann deaktiviert werden, wenn sie nicht mehr benötigt wird; sie kann aber in Zukunft problemlos wieder aktiviert werden.
So deaktivieren Sie eine Rolle:
- Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
- Wählen Sie die Rolle aus, die Sie deaktivieren möchten.
- Klicken Sie auf Deaktivieren Sie.
- Bestätigen Sie die Aktion.
Hinweis: Deaktivierte Rollen können Benutzern nicht mehr zugewiesen werden.
Archivieren einer benutzerdefinierten Rolle
Archivieren Sie eine benutzerdefinierte Rolle, wenn sie nicht mehr benötigt wird, Sie sie aber zu Referenzzwecken aufbewahren möchten.
So archivieren Sie eine Rolle:
- Öffnen Sie die Registerkarte Rollen.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Rolle, die Sie archivieren möchten.
- Wählen Sie „ -Archiv“.
- Bestätigen Sie die Aktion.