Hinweis: Workiva Kalender, kalenderbezogene Funktionen (wie z.B. die Verwendung von Geschäftstagen in Prozessen), Prozessvorlagen, Prozessüberwachungsdiagramme und -einblicke sowie die Prozesskopie-Zusammenfassungskarte sind derzeit nur in einigen unserer Lösungen für Financial Reporting und Financial Services verfügbar.
In den Einstellungen des Prozesses können Sie auf der Registerkarte Kalender die Geschäftstage für den Prozess konfigurieren. Diese Konfiguration ist nützlich, wenn Sie die Fälligkeitstermine Ihrer Prozessaufgaben in der Regel relativ zu einem bestimmten Geschäftsplan festlegen, so dass es einfacher ist, diese Fälligkeitstermine zu aktualisieren, wenn sich Ihr Geschäftsplan ändert oder wenn Sie den Prozess für zukünftige Termine wiederverwenden müssen.
Geschäftstage konfigurieren
Wenn Sie beispielsweise eine Prozessaufgabe haben, die am 5. Arbeitstag eines zweiwöchigen Zyklus von Donnerstag, 1. Januar, bis Mittwoch, 14. Januar, fällig ist, können Sie die Arbeitstage wie folgt konfigurieren:
- Klicken Sie in Ihrem Prozess auf Einstellungen in der Symbolleiste und gehen Sie auf die Registerkarte Kalender. Schalten Sie um auf Geschäftstage.
- Setzen Sie Erster Geschäftstag auf den ersten Tag des zweiwöchigen Zyklus, also auf Donnerstag, den 1. Januar. Setzen Sie Letzter Arbeitstag auf den letzten Tag des zweiwöchigen Zyklus, also auf Mittwoch, den 14. Januar.
- Setzen Sie die typischen Arbeitstage auf Mo, Di, Mi, Do und Fr.
- Für unser Unternehmen ist Donnerstag, der 1. Januar, der Neujahrstag und ein Feiertag. Fügen Sie dieses Datum als Ausnahme hinzu, indem Sie die Schaltfläche Ausnahme hinzufügen verwenden oder auf dieses Datum im Kalender rechts daneben klicken.
- Überprüfen Sie den Kalender auf der rechten Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Konfigurationen korrekt sind. Unschattierte Daten kennzeichnen Geschäftstage, während schattierte Daten freie Tage kennzeichnen. Die eingekreisten Zahlen geben den n-ten Arbeitstag Ihres Zeitplans an.
- In unserem Beispiel sollten die nicht schattierten Daten lauten: 2. Januar, 5. Januar bis 9. Januar und 12. Januar bis 14. Januar.
- In unserem Beispiel sollten die schattierten Daten sein: 1. Januar, 3. Januar, 4. Januar, 10. Januar und 11. Januar, sowie die Daten außerhalb des Konjunkturzyklus.
Fälligkeitsdaten für Prozessaufgaben auf Werktage festlegen
Nachdem Sie Ihre Geschäftstage konfiguriert haben, können Sie beim Erstellen Ihrer Prozessaufgabe das Fälligkeitsdatum der Aufgabe auf den 5. Dadurch wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf Donnerstag, den 8. Januar gesetzt, da dies der 5. Arbeitstag Ihres konfigurierten Zwei-Wochen-Zyklus ist.
Wenn sich die Daten Ihres zweiwöchigen Zyklus auf Montag, den 5. Januar, bis Sonntag, den 18. Januar, ändern, können Sie Erster Geschäftstag und Letzter Geschäftstag entsprechend aktualisieren und die Ausnahme am Donnerstag, den 1. Januar, entfernen. Sobald diese neue Konfiguration gespeichert ist, wird das Fälligkeitsdatum Ihrer Aufgabe automatisch auf Freitag, den 9. Januar, aktualisiert, da dies der 5.
In solchen Fällen erleichtern Ihnen Geschäftstage die Aktualisierung der Fälligkeitsdaten von Aufgaben, wenn sich Ihr Geschäftsplan ändert.
Wiederverwendung des Prozesses für einen zukünftigen Geschäftsplan
Sie können Prozesse kopieren, um sie für wiederkehrende Ereignisse, wie z. B. Quartalsberichte, wiederzuverwenden. Wenn Sie in unserem Beispiel den Prozess und die Aufgabe für einen zweiwöchigen Zyklus von Sonntag, dem 1. Februar, bis Samstag, dem 14. Februar, wiederverwenden möchten:
- Kopieren Sie den Prozess, den Sie für den zweiwöchigen Zyklus im Januar verwendet haben.
- Klicken Sie im neuen kopierten Prozess in der Symbolleiste auf Einstellungen und gehen Sie auf die Registerkarte Kalender.
- Setzen Sie Erster Geschäftstag auf den ersten Tag des neuen zweiwöchigen Zyklus, also auf Sonntag, den 1. Februar. Setzen Sie Letzter Geschäftstag auf den letzten Tag des zweiwöchigen Zyklus, also auf Samstag, den 14. Februar.
- Behalten Sie die typischen Arbeitstage wie Mo, Di, Mi, Do und Fr bei.
- Für unser Unternehmen gibt es zwischen Sonntag, dem 1. Februar, und Samstag, dem 14. Februar, keine zusätzlichen freien Tage, also fügen Sie keine Ausnahmen hinzu.
- Überprüfen Sie den Kalender auf der rechten Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Konfigurationen korrekt aussehen. Unschattierte Daten kennzeichnen Geschäftstage, während schattierte Daten freie Tage kennzeichnen. Die eingekreisten Zahlen geben den n-ten Arbeitstag Ihres Zeitplans an.
- In unserem Beispiel sollten die nicht schattierten Daten lauten: 2. Februar bis 6. Februar und 9. Februar bis 13. Februar.
- In unserem Beispiel sollten die schattierten Daten sein: 1. Februar, 7. Februar, 8. Februar und 14. Februar, sowie die Daten außerhalb des Konjunkturzyklus.
- Sichern Sie Ihre neue Konfiguration.
Da Sie im ursprünglichen Prozess für Januar Geschäftstage konfiguriert und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe auf den 5. Geschäftstag gesetzt haben, wird das Fälligkeitsdatum der Aufgabe im kopierten Prozess für Februar nun automatisch auf Freitag, den 6. Februar, aktualisiert, da dies der 5.
In solchen Fällen erleichtern Geschäftstage die Aktualisierung der Fälligkeitsdaten von Aufgaben bei der Wiederverwendung von Prozessen in der Zukunft.