Die Funktion Berechtigungsbericht befindet sich derzeit in der Betaphase und wird in Zukunft vollständig veröffentlicht werden. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Customer Success Manager.
Mit Hilfe von Berechtigungsberichten können Arbeitsbereichsbesitzer und Content Manager sehen, welche Zugriffsrechte einzelne Benutzer und Benutzer in ausgewählten Gruppen auf die ausgewählten Dateien und Ordner in Ihrem Arbeitsbereich haben. Sie können anpassen, welche Benutzer und Gruppen sowie welche Dateien und Ordner in den Bericht aufgenommen werden.
Erstellen eines Berechtigungsberichts
Hinweis: Berechtigungsberichte zeichnen den Status der Berechtigungen zu dem Zeitpunkt auf, zu dem Sie den Bericht erstellen. Wir empfehlen daher, einen Bericht zu erstellen, wenn andere Benutzer nicht aktiv Berechtigungen ändern.
So erstellen Sie einen Berechtigungsbericht:
- Klicken Sie oben rechts auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie Einstellungen, um die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu öffnen.
- Gehen Sie zur Registerkarte Berechtigungen.
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Stellen Sie sicher, dass die Seite Bericht erstellen ausgewählt ist.
- Benennen Sie Ihren Berechtigungsbericht.
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Wählen Sie im Abschnitt Benutzer oder Gruppen eine der folgenden Optionen aus:
- Alle Benutzer und Gruppen, um jeden Benutzer und jede Gruppe im Arbeitsbereich einzubeziehen
- Ausgewählte Benutzer oder Gruppen, um den Bericht nach ausgewählten Benutzern, Gruppen oder beidem zu filtern
Hinweis: Wenn Sie einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe auswählen, enthält der Bericht nur deren Berechtigungen für die ausgewählten Dateien oder Ordner. Um alle Benutzer oder Gruppen mit Zugriff auf eine Datei zu sehen, wählen Sie Alle Benutzer und Gruppen.
- Wählen Sie aus, ob Alle Dateien und Ordner oder Ausgewählte Dateien und Ordner in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen.
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Klicken Sie zum Abschluss auf Bericht erstellen. Sobald der Bericht erstellt ist, erhalten Sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Workiva.
Tipp: Sie können die Seite Vergangene Berichte prüfen, um den Fortschritt des Berichts einzusehen.
Den Berechtigungsbericht verwenden
Öffnen Sie nach der Generierung den Bericht, um die Berechtigungen für Benutzer, Gruppen, Dateien und Ordner zu überprüfen.
Sie können auf der Seite Berechtigungen in den Arbeitsbereich-Einstellungen auf den Bericht zugreifen und diesen herunterladen. Berichte werden als CSV-Dateien generiert, die Sie in einer Tabellenkalkulation öffnen können, um die Daten zu überprüfen und zu filtern. Sie erhalten außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Bericht fertig ist.
Wenn Sie Workiva Spreadsheets verwenden, können Sie die CSV-Datei importieren, um den Bericht innerhalb von Workiva zu analysieren.
Berichte bleiben auf der Seite Berechtigungen für bis zu 6 Monate verfügbar. Um mehr zu erfahren, lesen Sie Vergangene Berechtigungsberichte anzeigen und verwalten.
Den Bericht verstehen
Der Bericht ist tabellarisch aufgebaut und enthält die folgenden Spalten:
- Dateityp: Der Typ des Elements (z. B. Ordner, Dokument oder Abschnitt).
- Dateipfad: Der Speicherort des Elements innerhalb des Arbeitsbereichs.
- Datei- oder Abschnittsname: Der Name der Datei, des Ordners oder des Abschnitts.
- Benutzer (für Benutzerberechtigungen) oder Gruppe (für Gruppenberechtigungen): Der Benutzer oder die Benutzergruppe, dem/der die Berechtigungen zugewiesen wurden.
- Berechtigung: Die Zugriffsebene (Eigentümer, Bearbeiter, Betrachter oder Abgelehnt).
Hinweis: Berechtigungen für Gruppen werden auf Gruppenebene angezeigt und enthalten keine einzelnen Benutzer. Wenn Sie einen Bericht sowohl für Benutzer als auch für Gruppen erstellen, generiert Workiva zwei separate Berichte. Einer ist für Benutzer und der andere für Gruppen, jeweils mit derselben Struktur.
Sie können den Bericht verwenden, um:
- Zugriff nach Benutzer oder Gruppe überprüfen
- Filtern Sie nach einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Gruppe, um alle Dateien anzuzeigen, auf die diese zugreifen können.
- Zugriff nach Datei oder Ordner überprüfen
- Identifizieren Sie alle Benutzer und Gruppen mit Zugriff auf eine ausgewählte Datei oder einen ausgewählten Ordner.
- Berechtigungsstufen analysieren
- Filtern Sie nach Zugriffsebene (Eigentümer, Bearbeiter, Betrachter, Abgelehnt), um die Berechtigungen zu validieren.
- Audits und Compliance unterstützen
- Bestätigen Sie, dass nur die richtigen Benutzer oder Gruppen Zugriff auf sensible Inhalte haben.
Vergangene Berechtigungsberichte anzeigen und verwalten
Wenn Sie zuvor erstellte Berechtigungsberichte herunterladen möchten, können Sie unter Vergangene Berichte alle Berechtigungsberichte sehen, die Sie innerhalb der letzten 6 Monate erstellt haben.
Wenn Sie mehrere vergangene Berechtigungsberichte herunterladen möchten, wählen Sie die gewünschten Berichte aus und klicken Sie auf Ausgewählte herunterladen. Auf dieser Seite können Sie auch vergangene Berichte, die Sie erstellt haben, löschen, indem Sie diese auswählen und auf Ausgewählte löschen klicken.
Nächste Schritte
- Arbeitsbereich Datei- und Inhaltsaktionen anzeigen
- Benachrichtigungseinstellungen für den Arbeitsbereich verwalten
- E-Mail-Link-Authentifizierung zulassen
- Erstellen und Verwalten von API-Zuweisungen in den Arbeitsbereichseinstellungen
- Einreichungsstandardwerte festlegen und Offene Investmentfonds verwalten