Erstellen eines Berechtigungsberichts

Die Funktion Berechtigungsbericht befindet sich derzeit in der Betaphase und wird in Zukunft vollständig veröffentlicht werden. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Customer Success Manager.

Mit Hilfe von Berechtigungsberichten können Arbeitsbereichsbesitzer und Content Manager sehen, welche Zugriffsrechte einzelne Benutzer und Benutzer in ausgewählten Gruppen auf die ausgewählten Dateien und Ordner in Ihrem Arbeitsbereich haben. Sie können anpassen, welche Benutzer und Gruppen sowie welche Dateien und Ordner in den Bericht aufgenommen werden.

Hinweis: Berechtigungsberichte zeichnen den Status der Berechtigungen zu dem Zeitpunkt auf, zu dem Sie den Bericht erstellen. Wir empfehlen daher, einen Bericht zu erstellen, wenn andere Benutzer nicht aktiv Berechtigungen ändern.

So erstellen Sie einen Berechtigungsbericht:

Klicken Sie oben rechts auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie Einstellungen, um die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu öffnen.
Wechseln Sie zum Tab „ Berechtigungen “ .
Stellen Sie sicher, dass die Seite Bericht erstellen ausgewählt ist.
Benennen Sie Ihren Berechtigungsbericht.
Wählen Sie im Abschnitt Benutzer oder Gruppen eine der folgenden Optionen aus:
- Alle Benutzer und Gruppen um jeden Benutzer und jede Gruppe im Arbeitsbereich einzuschließen
- Ausgewählte Benutzer oder Gruppen um den Bericht nach ausgewählten Benutzern, Gruppen oder beidem zu filtern
Hinweis: Wenn Sie einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe auswählen, enthält der Bericht nur deren Berechtigungen für die ausgewählten Dateien oder Ordner. Um alle Benutzer oder Gruppen mit Zugriff auf eine Datei anzuzeigen, wählen Sie Alle Benutzer und Gruppen.
Wählen Sie aus, ob Sie Alle Dateien und Ordner oder Ausgewählte Dateien und Ordner in Ihren Bericht aufnehmen möchten.
Klicken Sie zum Abschluss auf Bericht erstellen. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Bericht erstellt wurde, sowie eine Benachrichtigung in Workiva.

Tipp: Auf der Seite „ Vergangene Berichte “ können Sie den
Fortschritt des Berichts einsehen.

Nutzen Sie den Berechtigungsbericht.

Nachdem der Bericht generiert wurde, öffnen Sie ihn, um die Berechtigungen für Benutzer, Gruppen, Dateien und Ordner zu überprüfen.

Sie können den Bericht auf der Seite Berechtigungen in den Arbeitsbereichseinstellungenaufrufen und herunterladen. Die Berichte werden als CSV-Dateien generiert, die Sie in einer Tabellenkalkulationsanwendung öffnen können, um die Daten zu überprüfen und zu filtern. Sie erhalten außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Bericht fertig ist.

Wenn Sie Workiva Spreadsheets verwenden, können Sie die CSV-Datei importieren, um den Bericht innerhalb von Workiva zu analysieren.

Die Berichte bleiben bis zu 6 Monate lang auf der Seite Berechtigungen verfügbar. Um mehr zu erfahren, lesen Sie Anzeigen und Verwalten vergangener Berechtigungsberichte.

Den Bericht verstehen

Der Bericht ist tabellarisch aufgebaut und enthält folgende Spalten:

Dateityp: Der Typ des Elements (z. B. Ordner, Dokument oder Abschnitt).
Dateipfad: Der Speicherort des Elements innerhalb des Arbeitsbereichs.
Datei- oder Abschnittsname: Der Name der Datei, des Ordners oder des Abschnitts.
Benutzer (für Benutzerberechtigungen) oder Gruppe (für Gruppenberechtigungen): Der Benutzer oder die Benutzergruppe, dem/der die Berechtigungen zugewiesen wurden.
Berechtigung: Die Zugriffsebene (Besitzer, Bearbeiter, Betrachter oder Verweigert).

Hinweis: Berechtigungen für Gruppen werden auf Gruppenebene angezeigt und schließen einzelne Benutzer nicht ein. Wenn Sie einen Bericht sowohl für Benutzer als auch für Gruppen generieren, erstellt Workiva zwei separate Berichte. Eine ist für Benutzer und die andere für Gruppen, beide haben die gleiche Struktur.

Sie können den Bericht für Folgendes verwenden:

Zugriffsrechte nach Benutzer oder Gruppe überprüfen
- Filtern Sie nach einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe, um alle Dateien anzuzeigen, auf die diese zugreifen können.
Zugriff nach Datei oder Ordner prüfen
- Identifizieren Sie alle Benutzer und Gruppen, die Zugriff auf eine ausgewählte Datei oder einen Ordner haben.
Berechtigungsstufen analysieren
- Filtern Sie nach Zugriffsebene (Besitzer, Bearbeiter, Betrachter, Verweigert), um Berechtigungen zu überprüfen.
Unterstützung von Audits und Compliance
- Stellen Sie sicher, dass nur die berechtigten Benutzer oder Gruppen Zugriff auf sensible Inhalte haben.

Vergangene Berechtigungsberichte anzeigen und verwalten

Wenn Sie zuvor erstellte Berechtigungsberichte herunterladen möchten, können Sie alle Berechtigungsberichte, die Sie in den letzten 6 Monaten erstellt haben, unter Frühere Berichteeinsehen.
Past Report.jpg

Wenn Sie mehrere Berichte über vergangene Berechtigungen herunterladen möchten, wählen Sie die gewünschten Berichte aus und klicken Sie auf Ausgewählte herunterladen. Auf dieser Seite können Sie auch frühere Berichte löschen, indem Sie diese auswählen und auf Ausgewählte löschenklicken.

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