Nachdem Sie Ihren Prozess gestartet haben, können Sie den Status jeder Aktion verfolgen, Änderungen vornehmen, einzelne Aktionen abbrechen oder den gesamten Prozess nach Bedarf schließen oder wieder öffnen.
Hinweis: Sie benötigen die Editor-Arbeitsbereichsrolle, um einen Prozess zu bearbeiten.
Wenn Ihr Prozess Inhaltsanforderungen hat, erfahren Sie mehr über die Überwachung von Inhaltsanforderungen in einem Prozess.
Wenn Ihr Prozess Zertifizierungsaktionen hat, erfahren Sie mehr über die Überwachung von Zertifizierungsaktionen in einem Prozess.
Hinweis: Workiva Kalender, kalenderbezogene Funktionen (wie z.B. die Verwendung von Geschäftstagen in Prozessen), Prozessvorlagen, Prozessüberwachungsdiagramme und -einblicke sowie die Prozesskopie-Zusammenfassungskarte sind derzeit nur in einigen unserer Lösungen für Financial Reporting und Financial Services verfügbar.
Einen Prozess überwachen
Auf der Registerkarte Process können Sie sehen:
- Eine Übersicht zeigt die Details des Prozesses und andere Einblicke
- Diagramme, die den Fortschritt des Prozesses auf einen Blick zeigen
- Eine Liste der Aktionen des Prozesses mit verschiedenen Details, wie Status und Fälligkeitsdatum
Sie können Ihre Ansicht der Aktionsliste anpassen, indem Sie Filter hinzufügen oder die konfigurierbaren Spalten verwenden. Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben einer Spaltenüberschrift, um die Optionen für die Spaltenkonfiguration anzuzeigen.
Auf der Registerkarte Kalender können Sie leicht sehen, wann die Aktionen des Prozesses fällig sind und diese Fälligkeitstermine mit anderen Kalenderereignissen abgleichen, die über in den Prozesseinstellungen hinzugefügt wurden.
Hinweis: Wenn der Prozessmanager (der Prozesseigentümer, der den Prozess zuerst startet) aus dem Arbeitsbereich entfernt wird, bevor der Prozess abgeschlossen ist, muss ein Arbeitsbereichsadministrator einen neuen Prozessmanager auswählen und ihm Eigentümerrechte für alle Dateien im Prozess gewähren, damit der Prozess fortgesetzt werden kann.
Ein Arbeitsbereich-Admin kann den Prozessmanager eines laufenden Prozesses jederzeit in den Prozesseinstellungen ändern.
Zusätzliche Aktionen oder Gruppen hinzufügen
Sie können auch nach dem Start Ihres Prozesses noch weitere Aktionen oder Gruppen hinzufügen.
Um eine Aktion oder Gruppe aus dieser Ansicht hinzuzufügen:
- Klicken Sie auf Hinzufügen in der Symbolleiste.
- Wählen Sie eine Aktionsart oder eine Gruppe aus.
- Geben Sie die Informationen zu Ihrer Aktion oder Gruppe ein.
- Klicken Sie auf Aktion hinzufügen oder Gruppe hinzufügen, und die neue Aktion oder Gruppe wird entsprechend der Startreihenfolge des Prozesses (diese finden Sie in den Prozesseinstellungen) gestartet.
Eine Aktion oder Gruppe bearbeiten
Wenn Ihr Prozess Inhaltsanforderungen hat, erfahren Sie unter mehr über die Bearbeitung von Inhaltsanforderungen, die bereits begonnen haben.
Wenn Ihr Prozess über Zertifizierungsaktionen verfügt, erfahren Sie unter mehr über die Bearbeitung von Zertifizierungsaktionen, die bereits begonnen haben.
<!--tagged in app, do not move-->
Auch wenn ein Prozess gerade läuft, können Sie Änderungen an Aktionen oder Gruppen vornehmen, indem Sie das Drei-Punkte-Menü neben der jeweiligen Aktion oder Gruppe verwenden.
Um eine Aktion oder Gruppe zu bearbeiten:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion oder Gruppe.
- Wählen Sie Aktion bearbeiten oder Gruppe bearbeiten aus dem Menü.
Wenn Sie eine Aktion bearbeiten, erhalten der Beauftragte und der Genehmigende (falls zutreffend) E-Mail-Benachrichtigungen, sobald Sie Ihre Änderungen gespeichert haben.
Um Tags zu bearbeiten, siehe Aktionen mit Tags kategorisieren.
Hinweis: Durch die Bearbeitung des Empfängers oder des Ortes wird automatisch das Kontrollkästchen Aktion beim Speichern neu starten aktiviert. Dieser Neustart ist für die Bearbeitung des Empfängers oder des Ortes erforderlich, für alle anderen Bearbeitungen jedoch optional.
Eine Aktion neu starten
In einem bereits gestarteten Prozess können Sie Aktionen neu starten, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion klicken und Restart wählen. Dadurch werden die Beauftragten der Aktion benachrichtigt, dass ihre Aufgaben neu gestartet worden sind.
Hinweis: Sie können keine Aktionen in einem abgeschlossenen Prozess neu starten.
Eine Aktion abbrechen
Wenn Sie eine Aktion in Ihrem aktuellen Prozess nicht mehr benötigen und sie noch nicht abgeschlossen ist, können Sie sie abbrechen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion klicken und Cancel wählen. Damit wird die Aktion annulliert und die Rechtsnachfolger werden benachrichtigt. Die abgebrochene Aktion bleibt in den Prozessstatusberichten sichtbar.
Eine Aktion löschen
Wenn Sie eine Aktion oder eine Gruppe von Aktionen vollständig aus den Prozess- und Statusberichten entfernen möchten, auch wenn die Aktion bereits abgeschlossen ist, können Sie sie löschen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion oder Gruppe klicken und Aktion löschen oder Gruppe löschen wählen. Wenn die Aktionen bereits laufen, werden sie abgebrochen und alle Empfänger benachrichtigt. Unabhängig von ihrem Status werden die Aktionen aus den Prozessstatusberichten entfernt. Die Aktivitäten, die mit den gelöschten Aktionen verbunden sind, bleiben weiterhin im Prozessaktivitätsbericht enthalten.
Einen Prozess schließen
Sie können auswählen, wie Sie den Prozess schließen möchten, indem Sie auf Einstellungen in der Symbolleiste klicken, um die Prozesseinstellungen zu öffnen. Unter dem Feld Prozess schließen:
- Wählen Sie Automatisch, wenn Sie den Prozess automatisch schließen möchten, sobald alle Aktionen abgeschlossen oder abgebrochen sind (Standard).
- Wählen Sie Manuell, wenn Sie möchten, dass ein Prozessverantwortlicher den Prozess manuell schließt, wenn er bereit ist.
Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden, auch wenn der Prozess bereits angelaufen ist.
Unabhängig von der gewählten Option kann der Prozessverantwortliche Prozesse manuell schließen, auch wenn noch unvollständige Aktionen vorhanden sind. Dadurch werden diese unvollständigen Vorgänge abgebrochen und die Versendung neuer Aufgaben verhindert.
Nachdem ein Prozess entweder automatisch oder manuell geschlossen wurde, kann er bei Bedarf wieder geöffnet werden.
Hinweis: Wenn Sie eine Prozessdatei löschen möchten, die bereits über Home oder Files gestartet wurde, müssen Sie den Prozess zunächst schließen.
Hinweis: Durch das Schließen eines Prozesses werden die Dateiberechtigungen für bereits gesendete Aufgaben nicht zurückgesetzt. Wenn jedoch ein Mitarbeiter die Berechtigung Editor für eine bereits gesendete Inhaltsanforderung erhalten hat, wird seine Berechtigungsstufe auf Keine zurückgesetzt.
Einen Prozess wieder öffnen
Wenn Sie einen geschlossenen Prozess wieder öffnen möchten, um mit dem Hinzufügen oder Bearbeiten von Aktionen oder Gruppen fortzufahren, klicken Sie in der Symbolleiste auf Prozess wieder öffnen. Aktionen, die bereits abgebrochen oder abgeschlossen wurden, werden nicht automatisch wiederaufgenommen.
Alle Prozesse von zu Hause aus überwachen
Die Liste Processes in Home bietet eine nützliche Möglichkeit, den Status mehrerer Prozesse gleichzeitig zu überwachen. In dieser Liste werden alle Prozesse angezeigt, für die Sie mindestens die Berechtigung Viewer haben. Es werden nur Prozesse angezeigt, die gestartet wurden.
Sie können die folgenden Informationen für jeden Prozess sehen:
- Prozessname: Der Titel des Prozesses
- Erstellt von: Der Benutzer, der den Prozess gestartet hat
- Gestartet: Wann der Prozess gestartet wurde
- Fällig: Das Fälligkeitsdatum des Prozesses
- Geschlossen: Wann der Vorgang abgeschlossen wurde
- Status: Wie viel Prozent der Aktionen des Prozesses befinden sich in jeder Statuskategorie
In dieser Liste können Sie auf das Dropdown-Menü neben einem Prozess klicken:
- Zum Prozess gehen
- Erinnerungen senden
- Prozessaktivität anzeigen
- Prozesseinstellungen aktualisieren
- Berechtigungen ansehen
Sortieren und Filtern der Liste der Prozesse
Sie können die Liste der Prozesse sortieren und filtern, um leichter zu finden, was Sie suchen:
-
Sortieren
Standardmäßig wird die Liste beginnend mit dem zuletzt gestarteten Prozess sortiert. Sie können dies ändern, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken, um in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um in absteigender Reihenfolge zu sortieren. Sie können die Liste anhand der Spaltenüberschriften Prozessname, Gestartet, und Fällig sortieren.
-
Filtern
Sie können die Liste nach Prozessstatus filtern, indem Sie auf das Symbol Filter klicken und einen Status auswählen.
-
Suchen
Sie können einen Prozess leichter finden, indem Sie den Namen des Prozesses ganz oder teilweise in das Suchfeld eingeben.