Workiva Support Center

<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->

Mithilfe von Prozessdateien können Sie einen Arbeitsablauf automatisieren, indem Sie Aufgaben zuweisen und Genehmigungen einholen – alles an einem Ort. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Prozess erstellen und Aktionen hinzufügen können. 

Hinweis: Sie benötigen die Editor-Arbeitsbereichsrolle, um einen Prozess zu erstellen.

Hinweis: Workiva Kalender, kalenderbezogene Funktionen (wie z.B. die Verwendung von Geschäftstagen in Prozessen), Prozessvorlagen, Prozessüberwachungsdiagramme und -einblicke sowie die Prozesskopie-Zusammenfassungskarte sind derzeit nur in einigen unserer Lösungen für Financial Reporting und Financial Services verfügbar.

 

Prozess erstellen

<!--hyperlinked in app, do not move-->

Bevor Sie Ihre Aufgaben zuweisen, müssen Sie eine Prozessdatei erstellen.

Hinweis: Während mehrere Projektmitarbeiter einen Prozess bearbeiten können, kann immer nur ein Benutzer Bearbeitungen vornehmen. Wenn mehrere Benutzer einen Prozess gleichzeitig bearbeiten, werden einige Aktualisierungen möglicherweise nicht gespeichert.

So erstellen Sie einen neuen Prozess:

1. Klicken Sie in der Workiva-Plattform auf Erstellen. Klicken Sie im Menü auf Prozess und wählen Sie Prozess.

2. In den Prozesseinstellungen, unter der Registerkarte Allgemein:

   • Geben Sie den Prozessnamen ein.
   • Wählen Sie den Startauftrag:
     • Alles auf einmal startet alle Aktionen, sobald Sie Ihren Prozess starten
     • Nacheinander wartet, bis die erste Aktion des Prozesses beendet ist, bevor die nächste gestartet wird
     • Manuell ermöglicht es Ihnen, jede Aktion manuell zu starten, sobald Sie Ihren Prozess beginnen
   • Wählen Sie, wie Sie Ihren Prozess schließen wollen (geschlossene Prozesse können bei Bedarf wieder geöffnet werden). Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden, während ein Prozess noch läuft.
     • Wählen Sie Automatisch, um den Prozess automatisch zu schließen, sobald alle Aktionen abgeschlossen oder abgebrochen wurden.
     • Wählen Sie Manuell, um den Prozess offen und bearbeitbar zu halten, bis ein Prozesseigentümer den Prozess manuell schließt.
   • Bearbeiten Sie die Prozessdatei Berechtigungen, um zu steuern, wer den Prozess besitzt oder bearbeiten oder anzeigen kann.

   

3. In den Prozesseinstellungen unter der Registerkarte Kalender:

   • Fügen Sie vorhandene Kalender hinzu (z. B. einen Kalender mit Geschäftsfeiertagen), um deren Ereignisse im Kalender des Prozesses zu sehen. Auf diese Weise können Sie die Fälligkeitsdaten von Aufgaben leichter mit den entsprechenden Kalenderereignissen abgleichen.
   • Wenn Sie die Fälligkeitstermine für Ihre Aufgaben in der Regel in Bezug auf einen bestimmten Zeitplan festlegen (z. B.: Sie haben eine Aufgabe, die bis zum 5. Arbeitstag eines zweiwöchigen Zyklus abgeschlossen sein muss), konfigurieren Sie Arbeitstage, um die Aktualisierung dieser Fälligkeitstermine zu erleichtern, wenn sich der Zeitplan ändert oder Sie diesen Prozess in Zukunft erneut verwenden müssen.
   • Legen Sie die Erster Geschäftstag und Letzter Geschäftstag fest.
   • Legen Sie die typischen Arbeitstage fest.
   • Fügen Sie weitere Ausnahmen hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Ausnahme hinzufügen klicken oder indem Sie die Daten im Kalender nach rechts schieben. Wenn Ihre typischen Arbeitstage zum Beispiel von Montag bis Freitag sind, Ihr Unternehmen aber an einem Freitag einen freien Tag hat, fügen Sie dieses Datum als Ausnahme hinzu.
   • Überprüfen Sie den Kalender auf der rechten Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Konfigurationen richtig aussehen. Unschattierte Daten kennzeichnen Geschäftstage, während schattierte Daten freie Tage kennzeichnen. Die eingekreisten Zahlen geben den n-ten Arbeitstag Ihres Zeitplans an.

   

4. Wenn Sie Ihrem Prozess Zertifizierungsaktionen hinzufügen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die Zertifizierungseinstellungen unter der Registerkarte Zertifizierungen überprüfen.
5. Klicken Sie auf Speichern. Jetzt können Sie mit dem Aufbau Ihres Prozesses beginnen.

Tipp: Möglicherweise können Sie Prozessvorlagen für eine schnellere Erstellung verwenden! Klicken Sie auf Vorlagen erkunden, wählen Sie die passende Vorlage für Ihre Bedürfnisse aus und klicken Sie auf Vorlage anwenden, um schnell vorgefertigte Aktionen hinzuzufügen. Sie können die Aktionen dann von dort aus bearbeiten.

 

Hinzufügen einer Aktion oder Gruppe

Nachdem Sie Ihren Prozess erstellt haben, können Sie Ihre erste Aktion über die Schaltfläche Aktion hinzufügen in der Symbolleiste hinzufügen. Es gibt vier Arten von Aktionen:

• Aufgaben benachrichtigen Benutzer über eine zu erledigende Aufgabe
• Inhaltsanfragen sind Aufgaben, die an einen bestimmten Abschnitt einer Datei angehängt sind und dem ausgewählten Benutzer automatisch die Erlaubnis erteilen, seinen Inhalt hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Inhaltsanforderungen zu Prozessen.
• Bescheinigungen sind Aufgaben, die speziell für den Versand von zu unterzeichnenden Briefen vorgesehen sind. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Zertifizierungsaktionen zu Prozessen.
• Sammelzertifizierungen sind für den Versand von Kopien eines einzigen Schreibens an mehrere Personen gleichzeitig gedacht. Der Prozess wird um eine separate Zertifizierungsaktion für jeden Beauftragten erweitert.

Füllen Sie nach dem Hinzufügen einer Aktion die Felder in der rechten Leiste Aktionsdetails aus. Jede Aktion muss die folgenden Informationen einschließen:

• Titel: Der Name der Aktion
• Zugewiesen an: Der Beauftragte, der die Aufgabe erledigen muss

Sie können auch hinzufügen:

• Fälligkeitsdatum (optional): Dies ist das Datum, bis zu dem der Beauftragte die Aufgabe erledigen muss. Wenn in den Prozesseinstellungen Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum auf den zehnten Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
• Erinnerungen für Empfänger: Sie können die Standardeinstellungen des Systems verwenden, keine Erinnerungen senden oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
• Genehmigung durch (optional): Der Genehmigende, der den Inhalt des Beauftragten genehmigt oder zur weiteren Überarbeitung zurückgibt
• Fälligkeit der Genehmigung (optional): Dies ist der Zeitpunkt, bis zu dem der Genehmigende die Aufgabe genehmigen muss. Wenn in den Prozesseinstellungen Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
• Erinnerungen für Genehmigende: Wenn Sie einen Genehmiger hinzufügen, können Sie die Erinnerungen für den Genehmiger anpassen. Sie können die Standardeinstellungen des Systems verwenden, keine Erinnerungen senden oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
• Datei (optional für eine Aufgabe): Die Datei, in der der Inhalt benötigt wird
• Abschnitt (optional für eine Aufgabe): Der spezifische Abschnitt in der Datei, in dem der Inhalt benötigt wird
• Anweisungen (optional): Alle zusätzlichen Informationen, die zur Erfüllung der Aufgabe benötigt werden
• Tags (optional): Identifizierende Informationen über die Aktion unter Verwendung einer Kategorie und eines Wertes (z. B.: Priorität: Niedrig)

Sie können auch Gruppen über die Schaltfläche Hinzufügen hinzufügen, um die Startreihenfolge der Aktionen innerhalb der Gruppe zu steuern:

• Geben Sie den Titel der Gruppe ein.
• Wählen Sie den Startauftrag:
  • Alle auf einmal startet alle Aktionen in der Gruppe, sobald die Gruppe startet
  • Einer nach dem anderen startet Aktionen in der Gruppe eine nach der anderen, sobald die Gruppe startet
  • Manuell ermöglicht es Ihnen, jede Aktion in der Gruppe manuell zu starten, sobald die Gruppe beginnt

Wenn Sie beispielsweise einen Prozess haben, dessen Aktionen standardmäßig alle auf einmal starten, Sie aber eine Reihe von Aktionen haben, die Sie manuell starten möchten, können Sie diese Aktionen zu einer Gruppe hinzufügen und die Startreihenfolge der Gruppe auf Manual setzen.

 

Einen Prozess über eine Datei erstellen

Sie können auch einen Prozess erstellen, indem Sie eine Datei (CSV, TSV, TXT, XLS oder XLSX) mit den Details der Aktionen hochladen:

1. Klicken Sie in der Workiva-Plattform auf Erstellen. Klicken Sie im Menü auf Process und wählen Sie Process from file.

2. Laden Sie eine Datei (CSV, TSV, TXT, XLS oder XLSX) hoch, die die Details Ihrer Prozessaktionen enthält. Sie können auf Vorlage herunterladen klicken, die folgenden Spalten mit den entsprechenden Werten für jede Prozessaktion ausfüllen und dann die Datei hochladen.

   • Typ (erforderlich): In dieser Spalte können nur die Werte "Aufgabe", "Inhaltsanfrage" oder "Zertifizierung" eingegeben werden.
   • Titel (erforderlich): Der Titel der Prozessaktion
   • Zugewiesen an (erforderlich): Name oder E-Mail des Empfängers
   • Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum der Aktion für den Zessionar im Format JJJJMMTT (Beispiel: Für den 21. März 2026 geben Sie "20260321" ein)
   • Genehmigung durch: Name oder E-Mail des Genehmigers
   • Fälligkeitsdatum der Genehmigung: Fälligkeitsdatum der Maßnahme für den Genehmigenden im Format JJJJMMTT (Beispiel: Für den 21. März 2026 ist "20260321" einzugeben)
   • Datei (erforderlich für Inhaltsanfragen): Der Name der Workiva-Datei, in der die Aktion ausgeführt werden soll
   • Abschnitt (erforderlich für Inhaltsanfragen): Der Name des Abschnitts in der Workiva-Datei, in dem die Aktion ausgeführt werden muss
   • Anweisungen: Alle zusätzlichen Informationen, die für die Durchführung der Aktion erforderlich sind

   Eine Datei nach dieser Vorlage sieht folgendermaßen aus:

3. Wenn Sie Ihre eigene Datei verwenden, kann es sein, dass Ihre Datei andere Spaltennamen hat als die in der Vorlage. Ihre Datei kann zum Beispiel "Name" für Aktionsnamen verwenden, während die Vorlage "Titel" verwendet. Markieren Sie die Zeile in Ihrer Datei, die die Spaltennamen enthält, und klicken Sie auf . Bestätigen Sie die Auswahl und fahren Sie fort. Wenn Ihre Datei keine Spaltennamen hat, klicken Sie auf . Die Datei hat keine Spaltennamen.
4. Überprüfen Sie die Spaltenzuordnung. Wenn Ihre Datei zum Beispiel "Name" für Aktionsnamen verwendet, wird diese Spalte "Name" mit unserer Spalte "Titel" abgeglichen. Das bedeutet, dass die Werte unter "Name" als Werte unter "Titel" in die Workiva-Prozessdatei importiert werden, um den Anforderungen unseres Systems zu entsprechen und Fehler zu vermeiden. Nachdem Sie den Spaltenabgleich überprüft haben, klicken Sie auf . Bestätigen Sie den Abgleich und fahren Sie mit fort.
   
5. Überprüfen Sie die von AI vorgeschlagenen Änderungen, um die Daten in Ihrer Datei zu bereinigen, und klicken Sie auf Continue.
6. Überprüfen Sie die aktualisierte Datei und alle gefundenen Fehler.
7. Klicken Sie auf Fertigstellen. Klicken Sie dann auf Prozess erstellen, um mit der Erstellung eines Prozesses anhand der Informationen in der Datei zu beginnen.

Sobald Ihr Prozess erstellt ist, vergewissern Sie sich, dass Ihre Aktionen korrekt eingerichtet sind und dass die Prozesseinstellungen korrekt sind bevor Sie den Prozess starten.

 

Verschieben einer Aktion oder Gruppe

Um die Reihenfolge Ihrer Aktionen oder Gruppen zu ändern, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben einer Aktion oder Gruppe, und verwenden Sie die Aktionen Nach oben oder Nach unten. Sie können eine Aktion auch in eine Gruppe verschieben, indem Sie die Aktion In Gruppe verschieben verwenden.

Um mehrere Aktionen und/oder Gruppen auf einmal zu verschieben, wählen Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Gruppen aus und verwenden Sie die Dropdown-Liste Verschieben.

 

Duplizieren einer Aktion oder Gruppe

Um Aktionen oder Gruppen zu duplizieren, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben der Aktion oder Gruppe und wählen Sie Aktion duplizieren bzw. Gruppe duplizieren. Die duplizierte Aktion oder Gruppe wird direkt unter der ursprünglichen Aktion oder Gruppe platziert.

 

Massenbearbeitungsaktionen

Sie können verschiedene Felder für mehrere Aktionen auf einmal bearbeiten. Wählen Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Aktionsgruppen aus, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf die Dropdown-Liste Aktionen bearbeiten und wählen Sie das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.

Erfahren Sie mehr über die Massenbearbeitung von Aktionen in einem Prozess.

Wenn Ihr Prozess Zertifizierungsaktionen hat, erfahren Sie mehr über die Massenbearbeitung von Zertifizierungsaktionen in einem Prozess.

 

Eine Aktion oder Gruppe löschen

Um eine Aktion oder Gruppe aus dem Prozess zu löschen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion oder Gruppe und wählen Sie Aktion löschen bzw. Gruppe löschen.

Um mehrere Aktionen und/oder Gruppen auf einmal zu löschen, markieren Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Gruppen und klicken Sie auf Löschen.

 

Überprüfen Sie Ihren Prozess, bevor Sie ihn starten

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, vor Beginn des Prozesses Folgendes zu tun:

• Überprüfen Sie Ihre Prozesseinstellungen. Sobald Sie Ihren Vorgang gestartet haben, können Sie die folgenden Einstellungen nicht mehr ändern: Auftrag starten, Ihre Geschäftstage Konfiguration (Sie können nur Letzter Geschäftstag ändern), und die Zertifizierungen Einstellung Automatische Genehmigung.
• Überprüfen Sie den Zustand Ihres Prozesses, indem Sie im linken Bereich auf Check for issues klicken. Dadurch werden Sie auf Probleme aufmerksam gemacht, z. B. Aufgaben, bei denen erforderliche Informationen fehlen oder deren Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, so dass Sie diese schneller lösen können.
  
• Überprüfen Sie, ob alle Aktionen und ihre Details korrekt sind, indem Sie alle Prozessaktionen als CSV-Datei exportieren.

 

Starten Sie Ihren Prozess

Nachdem Sie Ihren Prozess erstellt haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf Prozess starten. Wenn Sie einen Prozess starten, werden Ihre Aktionen entsprechend der Startreihenfolge des Prozesses gestartet, und jeder Beauftragte erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er seine Aufgabe einsehen kann.

Hinweis: Nur ein Prozessverantwortlicher kann den Prozess starten (dieser Prozessverantwortliche wird der Prozessmanager). Wenn eine Prozessaktion zugewiesene Dateien enthält, muss der Prozesseigentümer außerdem über Eigentümerrechte für diese Dateien verfügen, um den Prozess zu starten.

 

Ähnliche Artikel

Prozesseinstellungen überprüfen

Einen Prozess überwachen