Einen Prozess aufbauen

Mithilfe von Prozessdateien können Sie einen Arbeitsablauf automatisieren, indem Sie Aufgaben zuweisen und Genehmigungen einholen – alles an einem Ort. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Prozess erstellen und Aktionen hinzufügen können.

Hinweis: Um einen Prozess anzulegen, benötigen Sie die Arbeitsbereichsrolle „Editor “.

Hinweis : Workiva-Kalender, kalenderbezogene Funktionen (wie z. B. die Verwendung von Werktagen in Prozessen), Prozessvorlagen, Diagramme und Auswertungen zur Prozessüberwachung sowie die Zusammenfassungskarte zum Kopieren von Prozessen sind derzeit nur in einigen unserer Lösungen für Finanzberichterstattung und Finanzdienstleistungen verfügbar.

Prozess erstellen

Bevor Sie Ihre Aufgaben zuweisen, müssen Sie eine Prozessdatei erstellen.

Hinweis: Zwar können mehrere Mitwirkende einen Prozess bearbeiten, jedoch kann jeweils nur ein Benutzer Änderungen vornehmen. Wenn mehrere Benutzer einen Prozess gleichzeitig bearbeiten, werden einige Aktualisierungen möglicherweise nicht gespeichert.

So erstellen Sie einen neuen Prozess:

Klicken Sie in der Workiva-Plattform auf „Erstellen “. Klicken Sie im Menü auf „Verarbeiten“ und wählen Sie „Verarbeiten“ aus.
In den Prozesseinstellungen auf der Registerkarte „Allgemein “:
- Geben Sie den Prozessnamen ein.
- Wählen Sie die Startreihenfolge aus:
  - „Alle auf einmal “ startet alle Aktionen, sobald Sie Ihren Prozess starten
  - Jede einzelne wartet, bis der erste Schritt des Prozesses abgeschlossen ist, bevor der nächste gestartet wird.
  - Mit der manuellen Option können Sie jede Aktion manuell starten, sobald Sie Ihren Prozess gestartet haben.
- Wählen Sie aus, wie Sie Ihren Vorgang abschließen möchten (abgeschlossene Vorgänge können bei Bedarf wieder geöffnet werden). Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden, während ein Prozess noch läuft.
  - Wählen Sie „Automatisch“ , um den Vorgang automatisch zu beenden, sobald alle Aktionen abgeschlossen oder abgebrochen wurden.
  - Wählen Sie „Manuell“ , damit der Prozess offen und bearbeitbar bleibt, bis ein Prozessverantwortlicher ihn manuell schließt.
- Bearbeiten Sie die Berechtigungen für die Prozessdatei, um festzulegen, wem der Prozess gehört und wer ihn bearbeiten oder anzeigen darf.
In den Prozesseinstellungen auf der Registerkarte „Kalender “:
- Fügen Sie vorhandene Kalender (z. B. einen Kalender mit Feiertagen) hinzu , um deren Termine im Kalender des Prozesses anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie die Fälligkeitsdaten von Aufgaben leichter mit den entsprechenden Kalenderereignissen abgleichen.
- Wenn Sie die Fälligkeitstermine Ihrer Aufgaben in der Regel anhand eines bestimmten Zeitplans festlegen (z. B. wenn eine Aufgabe bis zum 5. Werktag eines zweiwöchigen Zyklus erledigt sein muss), sollten Sie die Werktage konfigurieren , damit Sie diese Fälligkeitstermine leichter anpassen können, falls sich der Zeitplan ändert oder Sie diesen Prozess in Zukunft erneut verwenden möchten.
- Legen Sie den ersten und den letzten Werktag fest.
- Legen Sie die typischen Arbeitstage fest.
- Fügen Sie Ausnahmen über die Schaltfläche „Ausnahme hinzufügen“ oder durch Anpassen der Daten im Kalender auf der rechten Seite hinzu. Wenn Ihre typischen Arbeitstage zum Beispiel von Montag bis Freitag sind, Ihr Unternehmen aber an einem Freitag einen freien Tag hat, fügen Sie dieses Datum als Ausnahme hinzu.
- Überprüfen Sie den Kalender auf der rechten Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Konfigurationen richtig aussehen. Unschattierte Daten kennzeichnen Geschäftstage, während schattierte Daten freie Tage kennzeichnen. Die eingekreisten Zahlen geben den n-ten Arbeitstag Ihres Zeitplans an.
Wenn Sie Ihrem Prozess Zertifizierungsmaßnahmen hinzufügen möchten, überprüfen Sie bitte die Zertifizierungseinstellungen auf der Registerkarte „Zertifizierungen “.
Klicken Sie auf Speichern. Jetzt können Sie mit der Erstellung Ihres Prozesses beginnen.

Tipp: Möglicherweise können Sie Prozessvorlagen verwenden, um den Aufbau zu beschleunigen! Klicken Sie auf „Vorlagen durchsuchen“ , wählen Sie die für Ihre Anforderungen geeignete Vorlage aus und klicken Sie auf „Vorlage anwenden“ , um vorgefertigte Aktionen schnell hinzuzufügen. Von dort aus können Sie die Aktionen bearbeiten.

Eine Aktion oder Gruppe hinzufügen

Nachdem Sie Ihren Prozess erstellt haben, können Sie über die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“ in der Symbolleiste Ihre erste Aktion hinzufügen. Es gibt vier Arten von Aktionen:

Aufgaben benachrichtigen Benutzer über eine zu erledigende Aufgabe
Inhaltsanfragen sind Aufgaben, die einem bestimmten Abschnitt einer Datei zugeordnet sind und dem ausgewählten Benutzer automatisch die Berechtigung erteilen, dort Inhalte hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Inhaltsanforderungen zu Prozessen.
Zertifizierungen sind Aufgaben, die speziell dem Versand von Briefen zur Unterschrift dienen. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Zertifizierungsaktionen zu Prozessen.
Massenzertifizierungen dienen dazu, Kopien eines einzigen Schreibens gleichzeitig an mehrere Personen zu versenden. Der Prozess wird um eine separate Zertifizierungsaktion für jeden Beauftragten erweitert.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, füllen Sie die Felder im rechten Bereich „Aktionsdetails“ aus. Jede Aktion muss die folgenden Informationen einschließen:

Titel: Der Name der Aktion
Zugewiesen an: Den Bearbeiter, der die Aufgabe erledigen muss

Sie können auch hinzufügen:

Fälligkeitsdatum (optional): Dies ist der Zeitpunkt, bis zu dem der Beauftragte die Aufgabe erledigen muss. Wenn in den Prozesseinstellungen Werktage konfiguriert wurden , können Sie das Fälligkeitsdatum auch festlegen, indem Sie die Nummer des Werktags eingeben (Beispiel: Sie können das Fälligkeitsdatum auf den 10. Werktag des Unternehmenskalenders festlegen).
Erinnerungen für Beauftragte : Sie können die Systemvoreinstellung verwenden, den Versand von Erinnerungen ganz deaktivieren oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erinnerungen versenden“ im Abschnitt „Prozesse “.
Genehmigung durch (optional): Der Genehmigende, der den Inhalt des Bearbeiters genehmigt oder zur Überarbeitung zurücksendet
Genehmigungsfrist ( optional): Dies ist der Zeitpunkt, bis zu dem der Genehmigende die Aufgabe genehmigen muss. Wenn in den Prozesseinstellungen Werktage konfiguriert wurden , können Sie das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung auch festlegen, indem Sie die Nummer des Werktags eingeben (Beispiel: Sie können das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung auf den 5. Werktag gemäß dem Zeitplan des Unternehmens festlegen).
Erinnerungen für Genehmiger : Wenn Sie einen Genehmiger hinzufügen, können Sie die Erinnerungen für diesen Genehmiger individuell anpassen. Sie können die Systemvoreinstellung verwenden, festlegen, dass überhaupt keine Erinnerungen versendet werden sollen, oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erinnerungen versenden“ im Abschnitt „Prozesse “.
Datei (optional für eine Aufgabe ): Die Datei, in der der Inhalt benötigt wird
Abschnitt (optional für eine Aufgabe ): Der konkrete Abschnitt in der Datei, in dem Inhalt benötigt wird
Anweisungen (optional): Alle weiteren Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind
Tags (optional): Angaben zur Maßnahme anhand einer Kategorie und eines Werts (z. B.: Priorität: Niedrig)

Sie können über die Schaltfläche „Hinzufügen“ auch Gruppen hinzufügen, um die Startreihenfolge der Aktionen innerhalb der Gruppe zu steuern:

Geben Sie den Titel der Gruppe ein.
Wählen Sie die Startreihenfolge aus:
- „Alle auf einmal “ startet alle Aktionen in der Gruppe, sobald die Gruppe beginnt
- „Nacheinander“ startet die Aktionen in der Gruppe nacheinander, sobald die Gruppe beginnt
- Mit der Option „Manuell“ können Sie jede Aktion in der Gruppe manuell starten, sobald die Gruppe gestartet ist.

Wenn Sie beispielsweise einen Prozess haben, dessen Aktionen standardmäßig alle gleichzeitig gestartet werden, Sie aber eine Reihe von Aktionen manuell starten möchten, können Sie diese Aktionen einer Gruppe hinzufügen und die Startreihenfolge der Gruppe auf „Manuell“ setzen.

Prozess über Datei erstellen

Sie können einen Prozess auch erstellen, indem Sie eine Datei (CSV, TSV, TXT, XLS oder XLSX) hochladen, die die Details der Aktionen enthält:

Klicken Sie in der Workiva-Plattform auf „Erstellen “. Klicken Sie im Menü auf „Verarbeiten“ und wählen Sie „Aus Datei verarbeiten“ aus .
Laden Sie eine Datei (CSV, TSV, TXT, XLS oder XLSX) hoch, die die Details Ihrer Prozessschritte enthält. Sie können auf „Vorlage herunterladen“ klicken, die folgenden Spalten mit den entsprechenden Werten für jede Prozessaktion ausfüllen und die Datei anschließend hochladen.
- Typ ( erforderlich): In dieser Spalte sind nur die Werte „Aufgabe“, „Inhaltsanfrage“ oder „Zertifizierung“ zulässig.
- Titel ( erforderlich): Der Titel der Prozessaktion
- Zugewiesen an ( erforderlich): Name oder E-Mail-Adresse des Empfängers
- Fälligkeitsdatum : Das Fälligkeitsdatum der Maßnahme für den Beauftragten im Format JJJJMMTT (Beispiel: Für den 21. März 2026 geben Sie „20260321“ ein)
- Genehmigt von : Name oder E-Mail-Adresse des Genehmigers
- Genehmigungsfrist : Die Frist für die Genehmigung der Maßnahme durch den Genehmiger im Format JJJJMMTT (Beispiel: Für den 21. März 2026 geben Sie „20260321“ ein)
- Datei ( erforderlich für Inhaltsanfragen): Der Name der Workiva-Datei, in der die Aktion ausgeführt werden soll
- Abschnitt ( erforderlich für Inhaltsanfragen): Der Name des Abschnitts in der Workiva-Datei, in dem die Aktion ausgeführt werden soll
- Anleitung : Alle weiteren Informationen, die zur Durchführung der Aktion erforderlich sind
Eine Datei, die dieser Vorlage entspricht, sieht wie folgt aus:
Wenn Sie eine eigene Datei verwenden, kann es sein, dass diese andere Spaltennamen enthält als die Vorlage. Beispielsweise könnte Ihre Datei für Aktionsnamen den Begriff „Name“ verwenden, während in der Vorlage „Titel“ verwendet wird. Markieren Sie die Zeile in Ihrer Datei, die die Spaltennamen enthält, und klicken Sie auf „Auswahl bestätigen und fortfahren “. Wenn Ihre Datei keine Spaltennamen enthält, klicken Sie auf „Die Datei enthält keine Spaltennamen “.
Überprüfen Sie die Spaltenzuordnung. Wenn in Ihrer Datei beispielsweise „Name“ als Bezeichnung für Aktionen verwendet wird, wird diese Spalte „Name“ unserer Spalte „Titel“ zugeordnet. Das bedeutet, dass die Werte unter „Name“ als Werte unter „Titel“ in die Workiva-Prozessdatei importiert werden, um den Anforderungen unseres Systems gerecht zu werden und Fehler zu vermeiden. Nachdem Sie die Spaltenzuordnung überprüft haben, klicken Sie auf „Zuordnung bestätigen“ und fahren Sie fort .
Überprüfen Sie die von der KI vorgeschlagenen Änderungen zur Bereinigung der Daten in Ihrer Datei und klicken Sie auf „Weiter “.
Überprüfen Sie die aktualisierte Datei und alle gefundenen Fehler.
Klicken Sie auf „Fertig stellen “. Klicken Sie anschließend auf „Prozess erstellen“ , um anhand der Informationen in der Datei mit der Erstellung eines Prozesses zu beginnen.

Sobald Ihr Prozess erstellt ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Aktionen korrekt eingerichtet sind und die Prozesseinstellungen stimmen , bevor Sie den Prozess starten.

Eine Aktion oder Gruppe verschieben

Um die Reihenfolge Ihrer Aktionen oder Gruppen zu ändern, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben einer Aktion oder Gruppe und verwenden Sie die Funktionen „Nach oben verschieben “ oder „Nach unten verschieben “. Sie können eine Aktion auch mithilfe der Aktion „In Gruppe verschieben“ in eine Gruppe verschieben.

Um mehrere Aktionen und/oder Gruppen gleichzeitig zu verschieben, wählen Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Gruppen aus und verwenden Sie das Dropdown-Menü „Verschieben “.

Eine Aktion oder Gruppe duplizieren

Um Aktionen oder Gruppen zu duplizieren, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion bzw. der Gruppe und wählen Sie dort „Aktion duplizieren“ bzw. „Gruppe duplizieren“ aus. Die duplizierte Aktion oder Gruppe wird direkt unterhalb der ursprünglichen Aktion oder Gruppe platziert.

Massenbearbeitungsaktionen

Sie können verschiedene Felder für mehrere Aktionen auf einmal bearbeiten. Wählen Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Aktionsgruppen aus, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen bearbeiten“ und wählen Sie das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.

Erfahren Sie mehr über Massenbearbeitungsaktionen in einem Prozess .

Wenn Ihr Prozess Zertifizierungsmaßnahmen umfasst, erfahren Sie hier mehr über die Massenbearbeitung von Zertifizierungsmaßnahmen in einem Prozess .

Eine Aktion oder Gruppe löschen

Um eine Aktion oder eine Gruppe aus dem Prozess zu löschen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion bzw. der Gruppe und wählen Sie „Aktion löschen“ bzw. „Gruppe löschen“ aus.

Um mehrere Aktionen und/oder Gruppen auf einmal zu löschen, wählen Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Gruppen aus und klicken Sie auf „Löschen “.

Überprüfen Sie Ihren Prozess, bevor Sie mit der Ausführung beginnen.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, vor Beginn des Vorgangs folgende Schritte durchzuführen:

Überprüfen Sie Ihre Prozesseinstellungen . Sobald Sie den Vorgang gestartet haben, können Sie die folgenden Einstellungen nicht mehr ändern: die Startreihenfolge , Ihre Konfiguration der Werktage (Sie können nur den „Letzten Geschäftstag“ ändern) und Die Zertifizierungen – Einstellung für automatische Genehmigung .
Überprüfen Sie den Zustand Ihres Prozesses, indem Sie im linken Bereich auf „Auf Probleme prüfen“ klicken. Dadurch werden Probleme wie Aufgaben, bei denen erforderliche Informationen fehlen, oder Aufgaben, deren Fälligkeitstermin bereits abgelaufen ist, angezeigt, damit Sie diese schneller lösen können.
Überprüfen Sie, ob alle Aktionen und deren Details korrekt sind, indem Sie alle Prozessaktionen als CSV-Datei exportieren .

Starten Sie Ihren Prozess

Nachdem Sie Ihren Prozess erstellt haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf „Prozess starten “. Durch das Starten eines Prozesses werden Ihre Maßnahmen gemäß der Startreihenfolge Ihres Prozesses eingeleitet, und jeder Zuständige erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er seine Aufgabe einsehen kann.

Hinweis: Nur ein Prozessverantwortlicher kann den Prozess starten (dieser Prozessverantwortliche wird zum Prozessmanager). Sollten Prozessaktionen zugewiesene Dateien enthalten, muss der Prozessinhaber zudem über Eigentümerrechte für diese Dateien verfügen, um den Prozess starten zu können.

Workiva Support Center